Tapu kimlik eşleşmesi İş Akışı Rehberi
Tapu kimlik eşleştirme iş akışı güncel kayıtlı malik bilgisi ile işlemde kullanılacak kimlikten başlar; ad, T.C./yabancı kimlik-pasaport bilgisi ve tam taşınmaz tanımları TKGM’nin kişi ile kaydı bağlayabileceği şekilde tutarlı olmalıdır.
Temsilci varsa vekâlet ve temsilcinin kimliği ayrı bir yetki zinciri olarak kontrol edilir; malik adı doğru olsa bile süresi/yetkisi eksik vekâlet amaçlanan taşınmaz işlemini karşılamaz.
Transliterasyon, yenilenen pasaport, ad değişikliği veya şirket imza yetkilisi farkı destekleyici belgeyle açıklanmalıdır; önemli uyuşmazlığı randevu/ödeme öncesi çözmeden kapanışta kabul edilir varsaymayın.
Satış dosyasındaki isimden değil, kayıtlı hak sahibinden başlayın
Tapuda kimlik eşleştirmesi iki ismin yazılışını karşılaştırmaktan ibaret değildir. Dosya iki ayrı soruya cevap vermelidir: güncel kayıtta hak sahibi kimdir ve işlem günü kim imza atacak veya onu hukuken temsil edecektir? Web Tapu veya uygun TKGM kanalı üzerinden güncel kayıt alın; ad-soyad, T.C. kimlik numarası ya da yabancı kimlik/pasaport bilgisi ve kayıtlı hakkın niteliğini karşılaştırın. Satıcı şirket, miras ortaklığı veya birden fazla paydaş ise ispat zinciri değişir; tek kişinin kimliği yeterli olmaz.
Yabancı pasaport, Türkçe tercüme ve eski kayıtta isim farklı yazılmışsa farkı dosyada elle “düzeltmeyin”. Yazılışları birbirine bağlayan kanıtı toplayın: eski ve yeni pasaport, resmî isim değişikliği belgesi, nüfus kaydı, onaylı tercüme veya başka bir resmî bağlantı. Amaç bağımsız incelemecinin takip edebileceği bir köprü kurmaktır. Mülkiyet sahibinin kimliği tartışmalıysa ses benzerliği veya doğum tarihinin tutması tek başına yeterli değildir.
Malik kimliği ile temsil yetkisini birbirinden ayırın
Vekil işlem yapacaksa önce tapudaki vekâlet veren, sonra vekilin kimliği, ardından vekâlet kapsamı doğrulanır. Doğru kişi tarafından verilmiş gerçek bir vekâletname yine de bu taşınmazın satışına veya bedelin tahsiline yetki vermeyebilir. Taşınmaz tanımı, verilen yetkiler, belge tarihi ve sınırlamalar okunmalıdır. Yurt dışı vekâletnamelerde aracının gönderdiği tercüme tarama yerine TKGM'nin kabul ettiği tasdik ve Türkçe tercüme koşulları kontrol edilmelidir.
Tapu şirket adına ise müdürün kimlik kartı, şirket malını devretme yetkisini ispatlamaz. Ticaret sicili ve ilgili tarihte şirketi kimin temsil ve ilzam edebildiğini gösteren imza/yetki belgeleri incelenmelidir. Paylı mülkiyette her payın sahibi ve oranı belirlenmeli; işlemi kimlerin bizzat yapacağı veya geçerli temsil yetkisinin nasıl verildiği kayda alınmalıdır.
Kişiyi doğru taşınmaz kaydıyla eşleştirin
Kişi doğrulandıktan sonra kimlik kesin taşınmazla bağlanır: il, ilçe, mahalle, ada/parsel, bağımsız bölüm ve gerektiğinde arsa payı. Malik adının bir tapu belgesinde bulunması, aynı kişinin sahip olduğu başka bir dairenin belgesinin yanlışlıkla kullanılmasını engellemez. Bu nedenle çalışma kağıdı taraf kimliği ve taşınmaz kimliğini birlikte taşımalı ve ikisi de devir başvurusuyla karşılaştırılmalıdır.
Şerh ve takyidat ayrıca incelenir. İsim eşleşmesi taşınmazın ipotek, haciz veya üçüncü kişi hakkından ari olduğu anlamına gelmez. Kimlik eşleştirmesi, takyidat kontrolünün, temsil yetkisinin veya işlem için gerekli vergi ve banka belgelerinin yerine geçen bir kontrol değildir.
İmzanın verildiği gün kontrolü tekrarlayın
İlk kontrolden sonra zaman geçtiyse kapanışta asıl kimlik belgesi veya kabul edilen doğrulama yöntemi dosyayla yeniden karşılaştırılır. Yenilenen pasaport ya da değişen belge numarası kaydedilir ve eski kanıtla bağlantısı saklanır. Farklı temsilci gelirse, yeni vekâletname sunulursa veya kimlik numarası artık uzlaştırılamıyorsa randevu var diye sorun atlanmaz; dosya doğrulama aşamasına döner.
Sağlam bir kayıt yalnızca “uygun” yazmaz. Hangi alanların karşılaştırıldığını, her değerin kaynağını, kaydın alınma tarihini ve kontrolü yapan kişiyi belirtir. Kabul edilen bir fark varsa gerekçesi ve destekleyici belge kayda girer. Böylece kimlik eşleştirmesi kişisel kanaatten çıkar, denetlenebilir bir kontrole dönüşür.