Kat İrtifakı Durumu: Kayıt ve Belge Saklama Rehberi
Kat irtifakı kayıtlı bir taşınmaz için iyi tutulan dosya, yıllar sonra dosyayı açan kişinin üç soruyu hafızaya veya satıcının anlatımına ihtiyaç duymadan cevaplamasını sağlamalıdır: Hangi bağımsız bölüm kayıtlıydı? Onaylı proje ve yapının resmî aşaması neydi? Kat mülkiyetine geçiş tamamlanmış mıydı, bekliyor muydu, yoksa şartları henüz oluşmamış mıydı? Kayıt tutmak satıcının gönderdiği her belgeyi bir klasöre atmak değil, hukuki kimliği ve statüyü kanıtlayan belgeleri düzenli biçimde korumaktır.
Karara esas güncel tapu kaydını saklayın
İncelemede kullanılan güncel sicil/tapu çıktısını ve alınma tarihini saklayın. Dosyada parsel, gerekiyorsa blok, bağımsız bölüm numarası, kayıtlı kullanım niteliği, arsa payı ve mevcut mülkiyet statüsü görülebilmelidir. Daha sonra yeni bir kayıt alındığında eski görüntüyü sessizce silmeyin. Her iki sürümü de tutun ve hangi bilginin ne zaman değiştiğini not edin.
Onaylı proje ile bağı koruyun
Kat irtifakının hangi gelecekteki veya tamamlanmamış bağımsız bölüme ilişkin olduğunu anlamada onaylı mimari proje temel kaynaktır. Bağımsız bölümü gösteren proje sayfalarını veya resmî çıktıları saklayın. Projede kullanılan satış numarası tapu numarasından farklıysa ikisi arasındaki bağlantıyı açıklayan güvenilir belgeyi dosyaya ekleyin. Otopark, depo veya eklenti satışın parçasıysa bunların bağımsız bölümle hukuki ilişkisini gösteren belge de aynı dosyada bulunmalıdır.
Yapının aşamasını gösteren belgeleri ayrı tutun
İlgili yapı ruhsatını, onaylı tadilatları ve düzenlenmişse Yapı Kullanma İzin Belgesini saklayın. Bunları “belediye evrakı” başlığı altında karışık bırakmayın. Hangi belgenin ruhsat, hangisinin iskân olduğu, düzenleyen idare ve tarih açık olmalıdır. Kat irtifakı ile kat mülkiyeti farklı hukuki kayıt aşamalarını ifade ettiği için dosya yapının hangi aşamaya gerçekten ulaştığını gösterebilmelidir.
Kat mülkiyetine geçiş geçmişini belgeleyin
Taşınmaz daha sonra kat mülkiyetine geçtiğinde kat irtifakı geçmişini yok etmeyin. Yeni tapu kaydını, geçişe ilişkin resmî işlem veya iletim bilgisini ve statünün değiştiği tarihi saklayın. Geçiş vaat edilmiş fakat tamamlanmamışsa satıcının yazılı taahhüdünü, dayandığı resmî başvuru veya yazışmayı ve açık kalan şartı koruyun. Böylece gerçek bir bekleyen işlem ile belgesiz satış sözü birbirinden ayrılır.
Uyuşmazlıkları dosyadan çıkarmayın
Tapudaki bağımsız bölüm numarası sözleşme veya projedeki numaradan farklıysa, farkı açıklayan ve çözen belgeleri birlikte saklayın. Fiilî dairede projede görünmeyen bir değişiklik varsa uyuşmazlığı ve yetkili kurumun ya da başvurulan uzmanın cevabını kayıt altına alın. Dosyayı yalnızca satışı destekleyen belgeyi bırakarak “temizlemek” doğru değildir. Sağlıklı inceleme dosyası önemli bir çelişkinin iki tarafını ve nasıl kapatıldığını gösterir.
Sözleşme ve ödeme koşullarını statüyle ilişkilendirin
Nihai sözleşme mevcut kat irtifakı statüsünü doğru tanımlamalıdır. Bedelin, taksitin veya teslimin iskân ya da kat mülkiyetine geçiş şartına bağlandığı durumlarda ilgili sözleşme maddesini ve şartın yerine geldiğini gösteren kanıtı saklayın. Bir tutar bloke veya alıkonmuşsa serbest bırakma belgesi ve serbest bırakmayı sağlayan kanıt da dosyada olmalıdır. Böylece alıcının mevcut statüyü bilerek kabul edip etmediği sonradan tartışmalı hâle gelmez.
Tarih ve sürüm kontrolü uygulayın
Önemli her belgenin düzenlenme veya temin tarihi kayıtlı olmalıdır. Elektronik belgede mümkünse yalnız ekran görüntüsü değil orijinal dosya ve doğrulama bilgisi saklanmalıdır. Çeviri kullanılıyorsa kaynak dildeki belgeyle birlikte tutulmalıdır. Yeni proje, ruhsat veya sicil sürümü geldiğinde eski ve yeni belge açıkça etiketlenmeli, eski sürüm iz bırakmadan silinmemelidir.
Hangi belgeler tek başına ispat değildir?
Broşür, satış sunumu, mesajlaşma uygulamasındaki açıklama veya geliştiricinin iç daire listesi ticari geçmişi gösterebilir, fakat tapu kaydının, onaylı projenin veya yetkili idare belgesinin yerine geçmez. Sözleşmesel bir vaat içeriyorsa saklanabilir, ancak hukuki statüyü kanıtlayan belgelerden ayrı sınıflandırılmalıdır.
Satın alma sonrasında saklama
Ana statü dosyası mülkiyet, finansman, yeniden satış veya ilerideki dönüşüm açısından anlamlı olduğu sürece korunmalıdır. Kat mülkiyetine geçildikten sonra bile önceki belgeler hak zincirini veya eski bir sözleşme yükümlülüğünü açıklayabilir. Düzenli dosya, yıllar sonra satıcıya veya aracıya bağımlılığı azaltır ve gelecekteki satış incelemesini kolaylaştırır.
Birincil resmî kaynaklar
- TKGM — Kat İrtifakı ve Kat Mülkiyeti Genelgesi ve güncel değişiklikleri.
- 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu.