دليل حفظ سجلات حالة الارتفاق الإنشائي

حفظ سجلات حالة الارتفاق الإنشائي «Kat İrtifakı»

الملف الجيد للعقار المسجل Kat İrtifakı يجب أن يسمح لأي مراجع لاحق بإعادة بناء ثلاث نقاط دون الاعتماد على ذاكرة البائع أو الوسيط: ما هي الوحدة المستقلة المسجلة، وما هو المشروع المعتمد ووضع المبنى في التاريخ محل القرار، وهل الانتقال إلى Kat Mülkiyeti اكتمل أم كان قيد الإجراء أم لم تتوافر شروطه بعد. حفظ السجلات لا يعني جمع كل ورقة يستطيع البائع إرسالها، بل حفظ المستندات التي تثبت هوية الوحدة وحالتها القانونية بطريقة منظمة.

الاحتفاظ بالقيد العقاري الذي استُخدم في القرار

احفظ نسخة القيد أو مخرجات السجل التي اعتمد عليها الفحص مع تاريخ الحصول عليها. يجب أن يظهر في الملف رقم القطعة والبلوك عند انطباقه ورقم الوحدة المستقلة والاستعمال المسجل وحصة الأرض والحالة الحالية للملكية. إذا حصلت لاحقًا على نسخة أحدث فلا تمحُ النسخة السابقة بصمت؛ احتفظ بالنسختين وسجل ما الذي تغير ومتى.

حفظ الرابط مع المشروع المعتمد

المشروع المعماري المعتمد عنصر أساسي لفهم الوحدة التي يتعلق بها حق Kat İrtifakı، خصوصًا عندما يكون البناء لم يكتمل. احتفظ بالصفحات أو المخرجات الرسمية التي تحدد الوحدة، وأي مستند موثوق يربط رقم الشقة التجاري لدى المطور برقم الوحدة المستقلة الرسمي. وإذا كان البيع يشمل موقف سيارة أو مخزنًا أو ملحقًا آخر، فاحتفظ بالدليل الذي يشرح علاقته القانونية بالوحدة.

فصل مستندات مرحلة البناء

احتفظ برخصة البناء والتعديلات المعتمدة ذات الصلة، ثم بإذن الاستخدام Yapı Kullanma İzin Belgesi إذا صدر. لا تضع الجميع تحت عنوان مبهم مثل «أوراق البلدية». يجب أن يعرف المراجع أي مستند هو رخصة بناء وأيها إذن استخدام، ومن هي الجهة التي أصدرته ومتى. هذا التفريق مهم لأن Kat İrtifakı وKat Mülkiyeti حالتان مختلفتان، والملف يجب أن يبين المرحلة التي وصل إليها المبنى بالفعل.

توثيق تاريخ التحويل

إذا تحولت الوحدة لاحقًا إلى Kat Mülkiyeti فلا تتخلص من تاريخ Kat İrtifakı. احتفظ بالقيد الجديد وأي مستند رسمي مرتبط بالتحويل وتاريخ تغير الحالة. وإذا كان التحويل موعودًا لكنه لم يكتمل، فاحفظ التزام البائع المكتوب والطلب أو المراسلة الرسمية التي يستند إليها، وما المتطلب الذي بقي مفتوحًا. بهذه الطريقة يمكن التمييز لاحقًا بين إجراء رسمي حقيقي وبين وعد تسويقي غير مدعوم.

تسجيل التعارضات بدل إخفائها

إذا كان رقم الوحدة في الطابو يختلف عن العقد أو المشروع، احتفظ بالمستند الذي يفسر العلاقة ويحسم الفرق. وإذا كانت الشقة الفعلية تحتوي تعديلًا لا يظهر في المشروع، سجل التعارض ورد الجهة المختصة أو المختص الذي راجعه. لا «تنظف» الملف بالاحتفاظ بالنسخة التي تخدم البيع فقط؛ ملف العناية الواجبة القوي يحفظ جانبي التعارض المادي والدليل الذي أدى إلى إغلاقه.

ربط وثائق الصفقة بالحالة القانونية

يجب أن يصف العقد النهائي Kat İrtifakı كما هي. وإذا كان جزء من الثمن أو التسليم مشروطًا بإذن الاستخدام أو بالتحويل إلى Kat Mülkiyeti، فاحتفظ بالبند نفسه وبالمستند الذي يثبت تحقق الشرط أو التنازل عنه كتابة بعد فهم أثره. وعند استخدام مبلغ محتجز، احفظ وثيقة تحرير المبلغ والدليل الذي سمح بذلك. هذا يمنع نزاعًا لاحقًا حول ما إذا كان المشتري قبل استمرار Kat İrtifakı عن علم أم كان قد وُعد بوضع مختلف.

التواريخ والتحكم في النسخ

كل مستند مهم يجب أن يحمل تاريخ إصدار أو تاريخ الحصول عليه. عند التعامل مع مستند إلكتروني، احتفظ بالملف الأصلي وببيانات التحقق المتاحة من الجهة المصدرة بدل الاكتفاء بصورة شاشة. وفي المستند المترجم احفظ الأصل مع الترجمة. إذا ظهرت نسخة جديدة من مشروع أو رخصة أو قيد، ميّز النسختين بوضوح ولا تستبدل القديمة دون سجل.

ما الذي لا يعد إثباتًا للحالة؟

الكتيبات الإعلانية والعروض ورسائل التطبيقات وقائمة أرقام الوحدات الداخلية لدى المطور قد تفسر الخلفية التجارية، لكنها لا تستبدل السجل العقاري أو المشروع المعتمد أو وثيقة الجهة المختصة. يمكن الاحتفاظ بها إذا كانت تحتوي وعدًا تعاقديًا مهمًا، لكن يجب فصلها عن المستندات التي تُستخدم لإثبات الحالة القانونية.

الاحتفاظ بعد الشراء

يُفضّل الاحتفاظ بملف الحالة الأساسي طوال مدة تأثيره في الملكية أو التمويل أو إعادة البيع أو التحويل اللاحق. وحتى بعد تسجيل Kat Mülkiyeti قد تبقى مستندات المرحلة السابقة مهمة لشرح تسلسل الحقوق أو التزام تعاقدي قديم. الملف المنظم يقلل اعتماد المالك على البائع أو الوسيط بعد سنوات ويسهل مراجعة العقار عند البيع التالي.

المصادر الرسمية الأساسية

• TKGM — تعميم Kat İrtifakı وKat Mülkiyeti وتعديلاته الحالية.
• قانون الملكية الطابقية رقم 634.