Kaynak Güncelliği İncelemesi — Vekâletname Yetkisi
Düzenlendiği tarihte geçerli olan bir vekâletname, taşınmaz satışının yapıldığı gün kendiliğinden yeterli kanıt sayılmaz. Kaynak güncelliği incelemesi, fiilen kullanılacak belgenin halen geçerli olup olmadığını, yapılacak işleme açıkça yetki verip vermediğini, vekâlet veren ile vekilin tapu sicilindeki kimliklerle uyuşup uyuşmadığını ve sonradan yetkiyi sona erdiren bir olay bulunup bulunmadığını araştırır. Tapu Sicili Tüzüğü, istemin hak sahibi veya yetkili temsilci tarafından yapılıp yapılmadığının belirlenmesini ve vekâleten işlemde istem konusu işleri yapmaya yetki veren vekâletnamenin aranmasını öngörür.
Fiilen ibraz edilecek nüshadan başlayın
E-postada duran eski tarama, aslıyla bağlantısı kurulamayan tercüme veya kaynağı belirsiz kopya güncel belge kabul edilmemelidir. Düzenleme tarihi ve numarası, düzenleyen makam, vekâlet veren, vekil ve belge türü kayda alınmalıdır. Belgenin asıl, onaylı örnek veya daha önce TAKBİS sistemine e-imzalı ve zaman damgalı olarak yüklenmiş nüsha olup olmadığı belirlenmelidir. TKGM, başka bir tapu müdürlüğünde dayanak olarak kullanılan ve usulüne uygun sisteme yüklenen vekâletnamenin sistem üzerinden doğrulanması halinde tekrar fiziksel olarak sunulmadan kullanılabilmesine ilişkin uygulamayı açıklamaktadır. Bu kolaylık yetki kapsamı kontrolünü ortadan kaldırmaz.
Yetki metnini işlem bazında okuyun
Vekâletname istenen hukuki işlemi kapsamalıdır. Genel yönetim ifadesinin her tasarruf yetkisini içerdiği varsayılmamalıdır. Satış dosyasında satma, tapuda devretme, resmi senet ve gerekli beyanları imzalama ve gerekiyorsa bedeli alma veya tahsil beyanında bulunma yetkileri ayrı ayrı değerlendirilmelidir. Vekil, tevkil yetkisine dayanarak başka bir vekil tayin etmişse Tüzük dayanak vekâletnamenin de aranmasını öngörür. Yazılı yetki ile planlanan işlem arasındaki fark açık bir kapanış sorunudur.
Yetkinin devam edip etmediğini araştırın
TKGM SSS, yalnızca vekâletnamenin üzerinden on yıl geçmiş olmasının belgeyi kendiliğinden geçersiz kılmadığını belirtir. Buna karşılık azil, istifa, ölüm, gaiplik, ehliyet kaybı, iflas veya belirli sürenin dolması gibi olaylar vekâlet ilişkisini sona erdirebilir. Bu nedenle güncellik yalnız belge yaşına göre ölçülmez. İnceleme, daha sonra meydana gelen bir olayın önceki yetkiyi kaldırıp kaldırmadığını cevaplamalıdır. Risk önemliyse azil ve güncel durum kontrolü kapanışa yakın yenilenmelidir.
Yurt dışında düzenlenen vekâletnameleri ayrı değerlendirin
Yabancı ülkede düzenlenen belgelerde düzenleme şekli, tasdik veya apostil/konolosluk süreci, tercüme ve güncel TKGM kuralları ayrıca incelenir. TKGM bu vekâletnameler için özel Genelge ve kılavuz yayımlar. 8 Aralık 2025 tarihli talimatta da yabancı ülkede düzenlenen vekâletnamelerin Türkiye Noterler Birliği sistemlerinden aynı şekilde doğrulanamaması nedeniyle asıllarının tapu arşivlerinde saklanmaya devam edileceği belirtilmiştir. Bu nedenle eski bir ülke listesi tek başına güncel işlem kuralı değildir.
Kimlikleri tapu siciliyle eşleştirin
Vekâlet vereni tapudaki hak sahibiyle, vekili de işlemde bulunan kişiyle eşleştirin. İsim sırası, vatandaşlık, kimlik veya pasaport numarası, transliterasyon, doğum bilgisi veya belge numarası farkı varsa güvenilir belgeyle açıklanmadan dosyayı kapatmayın. Aranan sonuç benzer isimli bir kişi bulmak değil, vekâlet verenin sicildeki hak sahibi ve işlem yapan kişinin yetkili vekil olduğunun gösterilmesidir.
Yenileme tetikleyicilerini belirleyin
Vekille yürütülen işlemde iadesiz kapora öncesinde, vekâlet veren veya vekil değiştiğinde, ehliyet veya vekâlet metniyle ilgili yeni bilgi çıktığında ve ilk kontrol ile tapu devri arasında uzun süre varsa incelemeyi yenileyin. Yeni vekâlet, azil veya çelişkili nüsha gelirse eski ve yeni belgeleri birleştirmeyin; hangi belgenin geçerli olduğunu yeniden belirleyin.
Kapanış standardı
Doğrulanabilir güncel belge, satışı kapsayan açık yetki, tutarlı kimlikler, çözülmemiş azil veya sona erme sorunu bulunmaması ve yabancı belge şartlarının karşılanması birlikte sağlandığında kaynak yeterince günceldir. Kontrol tarihi, resmi kaynak ve kullanılan nüsha dosyada tutulmalıdır.
Resmi kaynaklar
- TKGM — Tapu Sicili Tüzüğü m.18-19.
- TKGM — Vekâletin sona ermesi ve azil SSS.
- TKGM — Yurtdışında Düzenlenen Vekâletnameler Kılavuzu.
- TKGM — 08.12.2025 yabancı vekâletname talimatı.