Kaynak Güncelliği İncelemesi — Şirket Satıcı Yetkisi
Bir şirketin taşınmaz satıcısı olarak yetkili olduğunu yalnızca kaşe, kartvizit veya sözleşmedeki imza ile kabul etmek doğru değildir. Karar tarihinde üç ayrı olgu doğrulanmalıdır: satıcı tüzel kişinin doğru şekilde tanımlandığı ve ilgili sicil durumunun güncel olduğu, onun adına işlem yapan gerçek kişinin somut işlem için geçerli temsil yetkisine sahip olduğu ve satılan taşınmazın gerçekten bu tüzel kişi adına kayıtlı bulunduğu. Kaynak güncelliği önemlidir; çünkü düzenlendiğinde gerçek olan bir belge yönetici, temsilci, imza şekli, şirket kararı, birleşme, tasfiye veya sicil kaydı değiştikten sonra güncel kararı desteklemeyebilir.
Her olgu için doğru resmî kaynağı kullanın
Şirketin ticari kimliği ve sicil değişiklikleri için Ticaret Bakanlığı MERSİS, ticaret sicili ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ilanları esas alınır. MERSİS şirket kuruluşu, değişiklik ve terkin gibi tescil süreçlerinin merkezi bilgi sistemidir. İlanlar, temsil yetkisini etkileyebilecek zaman çizelgesini kurmaya yardımcı olur. Ancak bu kaynaklar bağımsız bölümün şirket adına kayıtlı olduğunu tek başına kanıtlamaz. Malik, bağımsız bölüm ve tescilli kısıtlamalar TKGM tapu kayıtlarıyla ayrıca eşleştirilmelidir.
Güncellik tek bir gün sayısı değildir
Her belge için aynı geçerlilik süresini uygulamak yerine, dayandığınız bilginin ne kadar hızlı değişebileceğini ve sıradaki adımın ne kadar geri döndürülemez olduğunu değerlendirin. Aylar önce alınmış bir kayıt tarihsel bilgi sağlayabilir; fakat büyük ödeme öncesinde daha güncel sicil bilgisine erişilebiliyorsa yalnız o eski kayda dayanmak yeterli değildir. Bağlayıcı sözleşme, önemli ödeme ve tapu devrine yakın tarihte yeniden kontrol yapın. Yönetim kurulu veya ortaklar kararı, vekâletname, imza sirküleri ya da başka bir yetki belgesi kullanılıyorsa düzenleme tarihi, kapsam, varsa süre, münferit veya müşterek temsil şekli ve sonradan kaldırılıp kaldırılmadığı kaydedilmelidir.
Üç sonucu birbirinden ayırın
Şirketin varlığı, temsilcinin yetkisi ve taşınmaz mülkiyeti aynı şey değildir. Şirket faal olabilir fakat görüşmeyi yürüten kişinin yetkisi sona ermiş olabilir. Temsilci atanmış olabilir fakat taşınmaz satışı, belirli bedeli kabul etme, teminat kurma veya satış bedelini alma yetkisi bulunmayabilir. Temsil zinciri kusursuz olsa bile tapu başka bir tüzel kişi adına kayıtlı olabilir. Bu nedenle dosyada şirket unvanı, MERSİS veya sicil numarası, temsilci kimliği ve taşınmaz bilgileriyle bağlantılı üç ayrı sonuç bulunmalıdır.
Ödeme talimatı ayrıca doğrulanır
Temsil yetkisi banka hesabı doğrulamasının yerine geçmez. Görüşmeler başladıktan sonra IBAN, lehtar veya banka değişirse değişikliği daha önce doğrulanmış bağımsız bir kanaldan teyit edin ve eski ile yeni talimatı birlikte saklayın. Gerçek bir sözleşme sonradan gelen her ödeme mesajını gerçek yapmaz. Büyük ödeme öncesinde kimin, hangi tarihte, hangi kanaldan lehtarı doğruladığı ve hesabın sözleşmedeki şirketle neden uyumlu olduğu dosyada görünmelidir.
Yeniden kontrolü tetikleyen olaylar
- Yönetici, müdür, temsilci veya imza düzeni değişikliği.
- Yeni ticaret sicili ilanı veya şirket kararı.
- Kapanışın son doğrulamadan sonra önemli ölçüde ertelenmesi.
- Taşınmaz, bedel, ödeme yolu veya lehtar hesabının değişmesi.
- Sözleşme, sicil ve tapu verileri arasında yeni çelişki çıkması.
SSS
Eski imza sirküleri tek başına yeterli midir?
Hayır. Yetki geçmişini destekleyebilir ancak güncel sicil ve sonraki değişiklikler kontrol edilmeden geri dönüşü zor bir işlem için tek dayanak yapılmamalıdır.
MERSİS taşınmaz mülkiyetini ispatlar mı?
Hayır. MERSİS tüzel kişi ve ticari sicil olaylarını gösterir; malik ve takyidat için tapu kaydı gerekir.
Müşterek temsil varsa ne yapılır?
Sicildeki temsil şekli aynen uygulanır. İki imza veya ek onay gerekiyorsa tek imza, kişinin unvanı yüksek olsa dahi yeterli kabul edilmez.
Birincil ve resmî kaynaklar
- Ticaret Bakanlığı — MERSİS: https://ticaret.gov.tr/ic-ticaret/ticaret-sicili/merkezi-sicil-kayit-sistemi-mersis
- Ticaret Bakanlığı — Ticaret Sicili: https://ticaret.gov.tr/ic-ticaret/ticaret-sicili
- TKGM — Tapu İşlemleri: https://www.tkgm.gov.tr/tapu-db/tapu-islemleri
- TKGM — Satış işlem belgeleri: https://www.tkgm.gov.tr/en/node/206