Denetim İzi Yeniden Kurulması — Şirket Satıcı Yetkisi
Kurumsal satıcı dosyası, belgeler çok olsa bile güvenilir bir sıralama yoksa denetlenemez hâle gelir: eski sicil çıktısı, yönetim kurulu kararı, imza belgesi, e-postalar, değiştirilmiş sözleşme, yeni banka hesabı ve son olarak tapu devri. Denetim izini yeniden kurmak bu belgeleri tekrar toplamaktan ibaret değildir. Belgeleri zamana göre sıralamak ve her kararı o anda mevcut olan kanıta bağlamak gerekir. İşleme hiç katılmamış bir kişi kimlerin yetkili olduğunu, yetkinin ne zaman değiştiğini, alıcının hangi sürüme dayandığını ve değişikliklerin imza, ödeme ve kapanışı nasıl etkilediğini görebilmelidir.
Önce tüzel kişi zaman çizelgesini kurun
Tam ticaret unvanı, MERSİS veya ticaret sicili numarası ve merkez adresi başlangıç noktasıdır. MERSİS ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi üzerinden kuruluş, unvan değişikliği, adres değişikliği, müdür atanması veya azli, temsil şekli değişikliği, birleşme, tasfiye ve yetkiyi etkileyebilecek diğer olayları çıkarın. Geçmişi yalnızca şirket faaldir cümlesine indirgemeyin. Her önemli olayın tarihini, kaynağını ve ilan veya kayıt referansını koruyun.
Temsil zincirini yeniden oluşturun
Şirket adına hareket eden her kişi için yetkinin başlangıç tarihini, kaynağını ve kapsamını kaydedin. Yetki esas sözleşme, ortaklar kararı, yönetim kurulu kararı veya vekâletname ile oluşuyorsa hangi belge ve sürümün hüküm doğurduğunu belirtin. Müşterek temsil varsa kimlerin birlikte imzalaması gerektiğini açıkça yazın. Yetki bir müdürden diğerine geçince eski belgeyi silmeyin; tarihsel kanıt olarak saklayın ve ne zaman hükmünü kaybettiğini işaretleyin. Böylece sonradan düzenlenen bir belge, daha eski tarihte atılan imzayı geriye dönük meşrulaştırmak için kullanılmaz.
Yetkiyi taşınmaza bağlayın
İlgili tarihte taşınmazın satıcı şirket adına kayıtlı olduğunu gösteren ayrı bir tapu kontrol noktası ekleyin. Parsel veya bağımsız bölüm numarası, arsa payı ve önemli takyidatı kaydedin; kapanışa kadar ortaya çıkan değişiklikleri koruyun. Pazarlama sözleşmesinde bir şirket, tapuda proje şirketi veya başka bir grup şirketi görünüyorsa bunu açık istisna olarak kaydedin ve nasıl çözüldüğünü gösterin. Aynı şirketler grubunda olmak mülkiyet veya temsil kanıtı değildir.
Sözleşme ve ödeme geçmişini yeniden kurun
Her taslak ve imzalı sözleşme için tarih, imzacılar, taşınmaz, bedel ve ödeme planını kaydedin. IBAN veya lehtar değiştiğinde değişikliği isteyen mesajı, bağımsız teyit kaydını ve önceki talimatı birlikte saklayın. Her transferde tarih, tutar, para birimi, gönderen, lehtar, banka referansı ve sözleşmesel amaç yazılmalıdır. Amaç kapanışta çok sayıda dekont toplamak değil, her finansal talimat verildiğinde hangi yetki belgesinin geçerli olduğunu gösterebilmektir.
Belgeler kadar kararları da kaydedin
Denetim izi kısa karar notları içermelidir. Belirli tarihte sicil ile yönetim kurulu kararı uyumlu olduğu için temsilci kabul edildi; daha sonra lehtar değiştiği için ödeme durduruldu; bağımsız teyitten sonra devam edildi gibi. Kalan bir risk bilinçli kabul edildiyse kimin, hangi bilgiyle ve neden kabul ettiği yazılır. Böylece kapanış dosyası sonradan oluşturulmuş kusursuz bir hikâyeye dönüşmez.
Kapanış paketi
Hüküm ifade eden güncel sicil kanıtı, fiilen kullanılan yetki belgesi, nihai sözleşme, devir öncesi malik kanıtı, ödeme kayıtları ve tamamlanmış tapu devri birlikte saklanır. Her unsurun doğrulama tarihi ve kaynağı olmalıdır. Önceki sürümleri silmeyin; yerine geçen belgeyi ve değişiklik nedenini işaretleyin.
SSS
Geçersiz hâle gelen eski yetki belgesi silinmeli mi?
Karar geçmişinin parçasıysa hayır. Geçersiz veya değiştirilmiş olduğu açıkça işaretlenerek saklanmalıdır.
Müdürün sözlü talimatı nasıl işlenir?
Yetki kanıtı olarak değil, teyit gerektiren talimat veya iddia olarak kaydedilir.
Yeniden kurmanın temel sonucu nedir?
Başka bir inceleyenin aynı dosyadan kim, hangi belgeyle, hangi tarihte yetkiliydi ve ne değişti sorularını cevaplayabilmesidir.
Resmî kaynaklar
- Ticaret Bakanlığı — MERSİS: https://ticaret.gov.tr/ic-ticaret/ticaret-sicili/merkezi-sicil-kayit-sistemi-mersis
- Ticaret Bakanlığı — Ticaret Sicili: https://ticaret.gov.tr/ic-ticaret/ticaret-sicili
- TKGM — Tapu İşlemleri: https://www.tkgm.gov.tr/tapu-db/tapu-islemleri