Kira Ödeme Kanıtı için Kapanış Günü Kontrolü
Kapanış günü incelemesinin amacı sınırlıdır: inceleme sırasında oluşturulan kira tablosunun mülkiyet devri anında hâlâ doğru olup olmadığını doğrulamak. Bir hafta önce doğru olan dosya, yeni bir vade gelmesi, geç ödemenin ulaşması, hesabın değişmesi, ihtar gönderilmesi veya uyuşmazlık başlamasıyla değişebilir. Bu nedenle alıcı eski tabloyu yeniden kullanmak yerine tarih ve kesim saati belli son bir mutabakat ister.
Kesim zamanını sabitleyin
Kapanış kontrolünün dayandığı tarih ve pratik saati kaydedin. Dahil edilen son kira dönemini, önceki incelemeden sonra vadesi gelen tutarı ve kapanış sabahı yapılan transferin hesaba geçip geçmediğini belirleyin. Tek bir kesim zamanı tarafların farklı dönemlerle borç hesabı yapmasını önler.
Esas kira borcunu yeniden doğrulayın
İmzalı sözleşme ve ekleri ödeme cetveliyle birlikte tutulmalıdır. Güncel kira bedeli, vade tarihi, uygulanmış artış ve ayrı giderler kontrol edilir. Banka kanıtı güncel olsa bile sözleşmesel başlangıç rakamı yanlışsa kapanış kontrolü güvenilir değildir.
En güncel kaynak kanıtı alın
Devirle bağlantılı dönemlere ilişkin son banka veya PTT kanıtını alın. İşlem tarihi, tutar, gönderen, alıcı ve referans saklanmalıdır. Bekleyen transfer yalnızca ekran görüntüsü veya talimat bulunduğu için tahsil edilmiş sayılmamalı; ödeme emri ile hesaba geçen para ayrılmalıdır.
Lehtarı ve ödeme talimatını doğrulayın
Kapanıştan önce kirayı almaya yetkili hesabı ve varsa hesap değişikliğini teyit edin. Son dakika yönlendirmesi bağımsız kanaldan doğrulanmalıdır. Alıcı, mülkiyet veya gerekli yetki oluşmadan kiracıya yeni hesaba ödeme yaptırmamalıdır.
Son kapanış öncesi dönemi mutabık hale getirin
Açık her dönem için borç, tahsilat, tarih ve bakiye yazılır. Kısmi ödeme, peşin ödeme, indirim, kredi veya yazılı mahsup açıklanır. Kiracı birkaç ay peşin ödediyse devir sonrasına ekonomik olarak ait kısım ve bunun satış hesabında nasıl mahsup edildiği belirtilmelidir.
Kira, güvence ve diğer tutarları ayırın
Kira, depozito/güvence, aidat, kullanım gideri, onarım veya tazminat tek rakamda birleştirilmemelidir. Her kategorinin ayrı kaydı bulunmalıdır. Özellikle güvence için tutulan para tahsil edilmiş kira geliri gibi gösterilemez.
Uyuşmazlığı iki taraftan teyit edin
Satıcı ve kiracının kapanış bakiyesi konusunda aynı görüşte olup olmadığı sorulur. Önceki kontrolden sonra ihtar, arabuluculuk, dava veya icra işlemi başlayıp başlamadığı incelenir. Uyuşmazlık varsa iki görüş de belgeyle kaydedilir; bir rakam seçilerek uyuşmazlık görünmez hale getirilmez.
Satıcı-alıcı dağılımını belirleyin
Kapanış mutabakatı hangi kiranın satıcıya, hangi gelecekteki kiranın yeni malike ait olduğunu ve gecikmiş veya peşin ödemelerin satış hesabında nasıl ele alındığını göstermelidir. Satıcı devir öncesi alacağı kendisinde tutuyorsa bu ayrıca belgelenmeli, kiracı iki farklı kişiden çelişen talep almamalıdır.
Devir sonrası doğrulanmış talimatı hazırlayın
Devirden sonra kiracıya gönderilecek bildirim önceden hazırlanır. Yeni malik veya yetkili alıcı, yürürlük tarihi ve doğrulanmış banka bilgisi açıkça yazılır. Bildirimin ulaştığına dair kanıt korunur; hesap değişikliği doğrulanmamış mesaj hesabından yapılmaz.
Tevsik dosyasını kontrol edin
GİB'in yürürlükteki kuralları banka veya PTT üzerinden kira tahsilat ve ödemelerinin tevsikini gerektiriyorsa eldeki uygun kanıt dosyaya alınmalıdır. Kapanış kontrolü geçmişteki belgelendirme zayıflığını kendiliğinden düzeltmez; fakat bunu görünür kılar.
Kanıt paketini teslim edin
Alıcı sözleşme ve eklerini, kira cetvelini, son kaynak ödeme kanıtlarını, güvence kaydını, önemli bildirimleri ve uyuşmazlık belgelerini almalıdır. Her belgenin sonradan kolay bulunabilmesi için teslim indeksi hazırlanması yararlıdır.
Nihai serbest bırakma testi
İşlem tamamlanmadan önce bağımsız bir kişinin kesim tarihi itibarıyla kira bakiyesini yeniden hesaplayıp her tutarın hak sahibini anlayıp anlayamayacağını sorun. Cevap hayırsa eksik konu kapanış tutanağına yazılmalı, sorumlusu belirlenmeli ve önemliyse uygun şart, bloke/mahsup veya uzman incelemesi kullanılmalıdır.