Gayrimenkul Yönetimi Devir Doğrulama Rehberi
Yönetim devir doğrulaması nedir?
Yönetim devri yalnız ofis anahtarı veya şifre almak değildir. Yeni yöneticinin kat malikleri kararlarını, parayı, sözleşmeleri, bakımı, riskleri ve borçları kesintisiz sürdürebildiğini doğrulamaktır. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununa tabi yapılarda yönetim planı ve kurul kararları kanunla birlikte okunmalıdır. Yöneticinin görevleri ile kayıt ve hesap verme yükümlülükleri belge teslimini işlemin merkezine yerleştirir.
1. Yetkiyi doğrulayın
Yönetici/yönetim kurulu seçimine ilişkin karar, görev süresi, imza yetkisi ve yönetim planıyla başlayın. İsimleri kimlik ve iletişimle eşleştirin; banka, tedarikçi ve kamu işlemlerinde kim yetkili belirleyin. Dış yönetim şirketi varsa hizmet sözleşmesi, kapsam, süre ve fesih hükümlerini inceleyin. Belgesiz “yönetim biziz” beyanı yeterli değildir.
2. Karar defteri ve belgeler
Kat malikleri karar defteri, toplantı tutanakları, bütçeler ve işletme projelerini isteyin. 634 sayılı Kanunun 36. maddesi kararların, protokollerin, tebligatların, tarihlerin ve giderlerin deftere yazılması ve defter ile belgelerin saklanmasıyla ilgilidir. Sayfa devamlılığını, gerekli tasdik/kapanış işlemlerini ve açıklanamayan boşlukları inceleyin.
3. Para ve banka mutabakatı
Yönetim banka ekstresi, devir günü bakiye, gelir-gider dökümü, malik alacakları, tedarikçi borçları, avans ve depozitoları alın. Banka bakiyesini muhasebe ve dayanak belgelerle karşılaştırın. Büyük/olağandışı ödemeler, ilişkili taraf transferleri ve belgesiz nakit kalemleri ayrıca incelensin. Farklar imzalı mutabakat notuna bağlanmalıdır.
4. Sözleşmeler ve taahhütler
Güvenlik, temizlik, asansör, ısıtma, peyzaj, teknik bakım, sigorta, muhasebe ve diğer sürekli hizmetler için sözleşme listesi çıkarın. Taraf, süre, ödeme, otomatik yenileme, teminat/sigorta, iletişim, fesih ve bakiye borç kaydedilsin. Sadece faturalar, yeni yönetimin devraldığı gelecekteki yükümlülüğü göstermez.
5. Anahtar, varlık ve dijital erişim
Ortak/teknik alan anahtarları, kartlar, kumandalar, mühürler, bilgisayar, yedekler, e-posta, tedarikçi portalları ve yetkili kamera erişimini envantere bağlayın. Devirden sonra hassas şifreler yetki çerçevesinde değiştirilsin. Eski yöneticinin kişisel e-postası veya bulut hesabı bina arşivi hâline gelmemelidir.
6. Bakım ve güvenlik açığı
Arıza listesi, planlı bakım, asansör kayıtları, yangın sistemleri, pompalar, jeneratör, depolar, çatı, sızıntılar ve açık teknik raporları isteyin. Onaylanmış ama yapılmamış işler, bütçe, garanti ve faturalar belirlenmelidir. Yeni yönetimin ihtiyacı tanıtım dosyası değil açık risk listesidir.
7. Sigorta ve hasar dosyaları
Ortak alan poliçeleri, süre, sigortalı, teminat sınırı, açık hasarlar ve şirket/acenteyi kontrol edin. Zorunlu deprem sigortasının kapsamı ile isteğe bağlı mal/mesuliyet sigortalarını karıştırmayın. Açık hasar dosyası numarası, belgeleri ve sorumlusu ile devredilmelidir.
8. Uyuşmazlık ve alacaklar
Dava, ihtar, şikâyet, takip ve uygulanmamış kurul kararlarını durum ve sorumlu danışmanla listeleyin. Aidat alacakları ve tahsilat aşamalarını da gereksiz kişisel veri yaymadan inceleyin. Yeni yönetim devirden sonra sürpriz icra veya süresi dolan sözleşmeyle karşılaşmamalıdır.
Son doğrulama tutanağı
Teslim alınan belgeleri, anahtar/varlıkları, banka mutabakatını, aktarılan hesapları, sözleşmeleri, açık dosyaları ve eksikleri son tarihle yazan tutanak düzenleyin. Eksik varken “tam teslim” yazmak yerine ek listeler kullanın ve taraflara imzalatın. Bu tutanak yeni yönetimin denetlenebilir açılış noktasıdır.
Hesap verme başlangıç noktası
Devir günü yalnız geçmişin kapanışı değil, yeni yöneticinin hesap döneminin başlangıcıdır. 634 sayılı Kanunun 39. maddesindeki hesap verme çerçevesi dikkate alınarak açılış bakiye ve borç-alacak listesi tarihli şekilde sabitlenmelidir. Yönetim planında farklı hesap dönemi veya raporlama zamanı varsa ayrıca not edilmelidir. Böylece yeni yönetimin kendi dönemine ait gelir-gideri eski dönemin açıklanamayan farklarından ayırması mümkün olur.