Gayrimenkul Yönetimi Devir Risk İncelemesi
Risk incelemesinin amacı
Yönetim devri düzenli görünüp banka açığı, otomatik yenilenen sözleşme, kayıp resmi kayıt veya binanın gerçekte kontrol etmediği hesap saklayabilir. Bu inceleme envanteri tekrarlamaz; yeni yönetimin görevini yapmasını veya yaptığını ispatlamasını neyin engelleyebileceğini, kaybı ve nihai kabulden önce neyin kapatılacağını sorgular.
Risk 1: belirsiz yetki
Seçim kararı yoksa, görev süresi bittiyse veya imza yetkisi yönetim planı/sözleşmeyle çelişiyorsa banka ve tedarikçi işlemleri durabilir ya da yetkisiz talimat uygulanabilir. Karar, plan ve sözleşmeyi alın; kimin imza, tahsilat ve ödeme yapabileceğini yazın. Sorumlusu belli olmayan geçiş dönemi yüksek risktir.
Risk 2: eksik defter ve karar
Kayıp karar defteri, önemli tutanak veya açıklanamayan sayfa boşluğu maliklerin neyi onayladığının ispatını zorlaştırır. 634 sayılı Kanun karar, protokol, tebligat ve gider kayıtlarını önemser. Eksikliği geriye dönük sahte karar üreterek gidermeyin; kaydedin, asıl/uygun nüshayı arayın ve hukuk görüşü alın.
Risk 3: mutabık olmayan para
Banka ile defter farkı, açıklamasız nakit veya dayanağı olmayan transfer doğrudan mali risktir. Kesim bakiyesini sabitleyin, her fark için mutabakat açın ve belge isteyin. Fark anlaşılmadan genel ibra imzalamayın; yeni yönetimi tahmini açılış bakiyesiyle başlatmayın.
Risk 4: gizli borç ve alacak
Pozitif banka bakiyesi varken tedarikçi faturası, hizmet borcu, onaylı iş, vergi veya yakın sözleşme ödemesi olabilir. Banka dışındaki yükümlülükleri arayın. Diğer tarafta malik aidat alacaklarını, tahsil aşamasını ve tahsil kabiliyetini inceleyin. Net pozisyon banka rakamından önemlidir.
Risk 5: anlaşılmayan sözleşme
Otomatik yenileme, uzun fesih bildirimi, fiyat artışı, kişisel garanti veya artık gereksiz hizmet yeni yönetimi bağlayabilir. Sözleşme sicili oluşturun ve son faturayı değil metni okuyun. Sözleşme eski yöneticinin kişisel adındaysa kritik hizmeti kesmeden devam/devir imkânını değerlendirin.
Risk 6: ertelenmiş bakım
Asansör, yangın sistemi, pompa, çatı veya sızıntı işinin ertelenmesi idari açığı güvenlik ve maliyet riskine çevirebilir. Servis raporu, arıza, garanti ve onaylı ama yapılmamış işleri alın. Birikimi acil güvenlik, zarar önleme, uyum, konfor veya iyileştirme diye sınıflandırın.
Risk 7: sigorta veya hasar kopukluğu
Süresi geçmiş poliçe veya numarasız/sahipsiz hasar hak kaybı veya teminat boşluğu yaratabilir. Poliçeyi, sigortalıyı, tarihleri, limitleri ve açık hasarı inceleyin. DASK ile daha geniş mal/mesuliyet teminatını aynı kabul etmeyin; ürünleri gerçek kapsamına göre ayırın.
Risk 8: açıklanmayan hukuk dosyası
Dava, icra, ihtar veya uygulanmamış kurul kararı yeni yönetime hemen süre ve maliyet yükleyebilir. Dosya numarası, sonraki adım ve danışmanı içeren hukuk sicili alın. E-postada resmi ihtar varken “sorun yok” beyanı yeterli değildir.
Risk 9: dijital erişim bir kişiye bağlı
Resmi e-posta, yedek, tedarikçi portalı, kamera veya banka kodu eski yöneticinin kişisel cihazına bağlıysa süreklilik ve güvenlik riski vardır. Kurumsal/yetkili hesaba aktarın, şifreleri değiştirin, uygun kimlik doğrulama ve erişim kaydı kullanın. Paylaşılmaması gereken kişisel şifreyi istemeyin.
Risk 10: tutanaksız sözlü devir
“Her şeyi verdik” sözü bakiye, anahtar veya dosyayı ispatlamaz. İstisna listeli ayrıntılı tutanak eski ve yeni yönetimi ve malikleri korur. Her eksik sorumlu ve tarihe bağlansın. Taraf imzalamazsa ret ve mevcut delil kaydedilip hukuki yönlendirme alınsın.
Risk sınıfı
- Düşük: yetki, defter, bakiye, sözleşme, varlık ve dosya uyumlu; yalnız kısa süreli küçük idari eksikler var.
- Orta: operasyonu durdurmayan ancak belirli belge veya mutabakat isteyen tanımlı boşluklar.
- Yüksek: mali fark, bilinmeyen önemli sözleşme, kayıp ana kayıt, ertelenmiş güvenlik işi veya kontrolsüz hukuk dosyası.
- Kritik: açık yetki yok, para/sisteme erişilemiyor, fon kaybı/kötüye kullanım şüphesi veya acil güvenlik riski var.
Müdahale planı
Her risk için delil, etki, olasılık, sorumlu, işlem, son tarih ve kapanış kanıtı yazın. Çok sayıda orta riskin “normal devir” etiketi altında görünmez olmasına izin vermeyin; birleşik etkiyi değerlendirin. Otuz gün sonra risk sicilini imzalı tutanakla yeniden karşılaştırın ve kapanmayan maddeleri maliklere görünür tutun.