Gayrimenkul Yönetimi Devir İş Akışı
Aşama 0: kesim tarihi ve sorumluluk
Kutu ve şifre tesliminden önce eski yönetimin operasyon sorumluluğunun biteceği ve yeninin başlayacağı tarihi, taraf temsilcilerini yazılı belirleyin. Kat malikleri kararı, yönetim planı ve varsa yönetim şirketi sözleşmesiyle bağlayın. Kapsam: para, hesap, sözleşme, tedarikçi, bakım, sigorta, uyuşmazlık, varlık, anahtar ve dijital sistemler.
Aşama 1: kayıtları dondurun
Mutabık kesim anında defter, dijital klasör ve banka ekstrelerinin salt okunur kopyasını alın; geçmiş kaydın izsiz değiştirilmesine izin vermeyin. Klasör ve listeleri numaralandırıp ana indeks hazırlayın. Kesim sonrası fakat tam erişim devrinden önceki hareketleri geçiş günlüğünde tutun.
Aşama 2: yönetişim paketi
Yönetim planı, kurul kararları, toplantı tutanakları, karar defteri, bütçe, işletme projeleri, imza yetkileri ve yönetim sözleşmelerini teslim edin. 634 sayılı Kanundaki yönetici görevleri ile karar, protokol, tebligat ve gider kayıtlarının saklanmasına ilişkin çerçeveyle karşılaştırın. Eksik defter veya tutanak ayrı aksiyon olsun.
Aşama 3: mali ön kapanış
Kesim tarihine kadar banka ekstresi, gelir-gider, malik alacakları, tedarikçi borçları, ödenmemiş faturalar, avans ve belirli işe ayrılmış fonları çıkarın. Bankayı defterle mutabık hâle getirin. Açıklanamayan fark varken “bakiye teslim alındı” imzalamayın; her fark için mutabakat satırı açın.
Aşama 4: sözleşme ve tedarikçiler
Her hizmet için taraf, hizmet, başlangıç/bitiş, yenileme, bedel, teminat, son fatura, açık bakiye, fesih bildirimi, iletişim ve şikâyeti içeren canlı liste oluşturun. Yetki netleşince kritik tedarikçilere yeni teması bildirin. Yetki kontrolü olmadan sözleşme iptal etmeyin veya ödeme hesabı değiştirmeyin.
Aşama 5: varlık ve bakım turu
Ortak alan ve ekipmanda ortak tur yapın: asansör, pompa, jeneratör, yangın sistemi, teknik oda, tank, çatı, otopark, depo. Her varlığı bakım geçmişi, garanti ve açık arızayla eşleştirin. Uygun ve gizliliğe saygılı biçimde durumu fotoğraflayın; taraflar listeyi veya doğrulanamayanları imzalasın.
Aşama 6: sigorta ve hukuk
Poliçeleri ve açık hasarları, ardından şikâyet, ihtar, dava, icra, danışman ve yaklaşan tarihleri teslim edin. Hassas belgeyi gereksiz kişilere yaymayın. Her açık dosyada numara, durum, sonraki adım, son tarih, sorumlu ve asılın yeri olsun.
Aşama 7: anahtar ve dijital sistem
Anahtar, kart, kumanda, mühür ve cihazları sayın. Resmi e-posta, portallar, yedekler ve tedarikçi hesaplarını yetki çerçevesinde aktarın. Kritik hizmeti kesmeden şifreleri değiştirin. Banka, e-posta veya arşiv eski yöneticinin kişisel telefonuna bağlı kalmamalıdır.
Aşama 8: devir tutanağı
Yönetişim, mali durum, sözleşmeler, varlıklar ve açık dosyaları ana tutanakta birleştirin. Her maddeyi alındı, eksik, mutabakat gerekli veya itirazlı olarak işaretleyin. Eksiklere sorumlu ve tarih atayın. Banka ve anahtar listelerini ek yaparak taraflara imzalatın.
Aşama 9: ilk 30 gün
Yeni yönetim açılış bakiyesini yeniden kontrol eder, kritik tedarikçilerle görüşür, yaklaşan vadeleri inceler, acil işleri ele alır ve yönetim planı/kanun çerçevesinde maliklere açılış raporu sunar. Sonradan çıkan gizli yükümlülük tutanakla karşılaştırılıp istisna kaydına alınmalıdır.
Sürecin kapanışı
Yetki, defterler, para, sözleşmeler, varlıklar, erişimler ve açık dosyalar devredilmiş ve her eksik için kapanış planı varsa operasyonel devir tamamdır. Bu, bütün uyuşmazlıkların bittiği değil, yeni yönetimin onları bildiği, delillere sahip olduğu ve sonraki adımı yönettiği anlamına gelir.
Devir sonrası ilk kurul gündemi
Yeni yönetim ilk kurul veya bilgilendirme gündeminde açılış bakiyesi, önemli sözleşmeler, acil bakım, tahsilat ve teslimden kalan istisnaları ayrı başlıklarla sunmalıdır. Böylece eski dönemin çözülmemiş işi yeni dönemin normal faaliyeti içinde görünmez hâle gelmez. Maliklerin onayı gereken harcamalar veya kararlar, yönetici yetkisi varsayılarak uygulanmamalı; yönetim planı ve kurul yetkisi kontrol edilmelidir.