گردشکار تحویل مدیریت ملک
مرحله ۰: تاریخ برش و مسئولیت
پیش از جابهجایی کلید و رمز، تاریخ پایان مسئولیت عملیاتی مدیریت قبلی و شروع جدید و نمایندگان طرفها را کتبی مشخص کنید. آن را به تصمیم مالکان، برنامه مدیریت و قرارداد شرکت مدیریت مرتبط کنید. دامنه شامل پول، حساب، قرارداد، تأمینکننده، نگهداری، بیمه، اختلاف، دارایی، کلید و سامانه دیجیتال باشد.
مرحله ۱: تثبیت سوابق
در تاریخ توافقشده نسخه فقطخواندنی از دفاتر، پوشه دیجیتال و صورتحساب بانک بسازید. اجازه ویرایش بیردپای تاریخچه ندهید. پوشهها و جداول شمارهگذاری و فهرست اصلی تهیه شود. حرکات بعد از برش و پیش از انتقال کامل دسترسی در دفتر انتقالی ثبت گردد.
مرحله ۲: بسته حاکمیت
برنامه مدیریت، تصمیمات مالکان، صورتجلسات، دفتر تصمیم، بودجه، برنامه عملیاتی، اختیار امضا و قرارداد مدیریت تحویل شود. آن را با وظایف مدیر و الزامات نگهداری تصمیم، پروتکل، ابلاغ و هزینه در قانون ۶۳۴ تطبیق دهید. هر دفتر یا صورتجلسه مفقود یک اقدام مستقل شود.
مرحله ۳: بسته مالی
صورتحساب بانک تا تاریخ برش، درآمد/هزینه، مطالبات از مالکان، بدهی تأمینکنندگان، فاکتور پرداختنشده، پیشپرداخت و وجوه هدفدار تهیه شود. بانک با دفتر تطبیق گردد. تا تفاوت بیتوضیح هست «موجودی تحویل شد» امضا نشود؛ برای هر تفاوت جدول تطبیق بسازید.
مرحله ۴: قرارداد و تأمینکننده
برای هر خدمت فهرست زنده با طرف، خدمت، شروع/پایان، تمدید، قیمت، تضمین، آخرین فاکتور، بدهی، مهلت فسخ، تماس و شکایت بسازید. پس از روشن شدن اختیار، تماس جدید را به تأمینکنندگان اصلی اعلام کنید. بدون اختیار حساب پرداخت یا قرارداد را تغییر ندهید.
مرحله ۵: بازدید دارایی و نگهداری
از آسانسور، پمپ، ژنراتور، سیستم آتش، اتاق فنی، مخزن، بام، پارکینگ و انبار مشترک بازدید کنید. هر دارایی به سابقه سرویس، ضمانت و خرابی باز وصل شود. در صورت مناسب بودن با رعایت حریم عکس بگیرید و طرفها فهرست یا موارد غیرقابل تأیید را امضا کنند.
مرحله ۶: بیمه و حقوق
بیمه و خسارت باز، سپس شکایت، اخطار، دعوا، اجرا، مشاور و تاریخ بعدی تحویل شود. داده حساس به افراد غیرضروری ارسال نشود. برای هر پرونده شماره، وضعیت، گام بعد، مهلت، مسئول و محل اصل ثبت گردد.
مرحله ۷: کلید و سیستم دیجیتال
کلید، کارت، کنترل، مهر و دستگاه شمارش شود. ایمیل رسمی، پورتالها، پشتیبان و حساب تأمینکننده با اختیار منتقل گردد. رمز حساس بدون قطع خدمت ضروری تغییر کند. بانک، ایمیل یا آرشیو نباید فقط به تلفن شخصی مدیر قبلی وابسته بماند.
مرحله ۸: صورتجلسه تحویل
حاکمیت، مالی، قرارداد، دارایی و پرونده باز در صورتجلسه اصلی جمع شود. هر مورد: دریافت، مفقود، نیازمند تطبیق یا مورد اعتراض. برای نقص مسئول و موعد تعیین و اسناد بانک و کلید پیوست شود. عبارت کلی رفع مسئولیت جای جزئیات را نگیرد.
مرحله ۹: ۳۰ روز نخست
مدیریت جدید موجودی افتتاحیه را دوباره کنترل، با تأمینکنندگان مهم تماس، سررسید نزدیک را بررسی، کار فوری را انجام و طبق برنامه مدیریت و قانون گزارش افتتاحیه به مالکان ارائه کند. تعهد پنهان بعدی با صورتجلسه مقایسه و بهعنوان استثنا ثبت شود.
پایان گردشکار
وقتی اختیار، دفاتر، پول، قرارداد، دارایی، دسترسی و پرونده باز منتقل و برای هر نقص برنامه بستن وجود دارد، تحویل عملیاتی کامل است. این به معنای پایان تمام اختلافها نیست؛ یعنی مدیریت جدید آنها را میشناسد، مدارک را دارد و گام بعدی را مالک است.