راهنمای راستیآزمایی تحویل مدیریت ملک
راستیآزمایی تحویل مدیریت چیست؟
تحویل مدیریت فقط گرفتن کلید دفتر یا رمز نیست. باید ثابت شود مدیر جدید میتواند تصمیمات مالکان، پول، قراردادها، نگهداری، ریسک و تعهدات را بدون خلأ ادامه دهد. در ساختمانهای مشمول قانون مالکیت طبقات شماره ۶۳۴، برنامه مدیریت و تصمیمات مجمع همراه قانون خوانده میشود؛ وظایف مدیر و الزام ثبت و حسابدهی، انتقال اسناد را محور کار میکند.
۱. اختیار
از تصمیم انتخاب مدیر/هیئت، مدت، اختیار امضا و برنامه مدیریت شروع کنید. نامها با هویت و تماس تطبیق و اختیار بانک، تأمینکننده و مرجع عمومی مشخص شود. اگر شرکت مدیریت بیرونی است، قرارداد خدمت، دامنه، مدت و خاتمه را بررسی کنید. عبارت «ما مدیریت هستیم» بدون مدرک کافی نیست.
۲. دفتر تصمیم و اسناد
دفتر تصمیمات مالکان، صورتجلسات، بودجهها و برنامههای عملیاتی را بخواهید. ماده ۳۶ قانون ۶۳۴ درباره ثبت تصمیمات، پروتکلها، ابلاغها، تاریخها و هزینهها و نگهداری دفتر و اسناد است. پیوستگی صفحات، تشریفات لازم و خلأ زمانی بررسی شود. فایل Excel غیررسمی جای دفتر قانونی را نگیرد.
۳. پول و بانک
صورتحساب حساب مدیریت، موجودی روز تحویل، درآمد/هزینه، مطالبات از مالکان، بدهی تأمینکنندگان، پیشپرداخت و سپردهها را دریافت کنید. موجودی بانک با حسابداری و اسناد تطبیق شود. پرداخت بزرگ یا غیرعادی، طرف وابسته و نقد بدون رسید جداگانه بررسی و تفاوت در صورت تطبیق امضاشده ثبت شود.
۴. قراردادها
فهرست امنیت، نظافت، آسانسور، گرمایش، فضای سبز، نگهداری فنی، بیمه، حسابداری و خدمات مستمر تهیه شود. برای هر قرارداد طرف، مدت، پرداخت، تمدید خودکار، تضمین، تماس، فسخ و بدهی مانده ثبت شود. فقط فاکتور نشان نمیدهد مدیر جدید چه تعهد آیندهای تحویل میگیرد.
۵. کلید و دسترسی دیجیتال
کلید فضاهای مشترک و فنی، کارت، کنترل، مهر، رایانه، پشتیبان، ایمیل، پورتال تأمینکننده و دسترسی مجاز دوربین در فهرست باشد. پس از تحویل رمزهای حساس در حدود اختیار تغییر کند. حساب شخصی مدیر قبلی نباید آرشیو دائمی ساختمان باشد.
۶. نگهداری و ایمنی
فهرست خرابی، نگهداری پیشگیرانه، آسانسور، سیستم آتش، پمپ، ژنراتور، مخزن، بام، نشتی و گزارش فنی باز را بخواهید. کار تصویبشده ولی انجامنشده، بودجه، ضمانت و فاکتور مشخص شود. مدیر جدید به فهرست ریسک نیاز دارد نه بروشور تبلیغاتی.
۷. بیمه و خسارت
بیمه بخشهای مشترک، مدت، بیمهگذار، حدود پوشش، خسارت باز و تماس شرکت را کنترل کنید. پوشش زلزله اجباری در دامنه مربوط را با بیمه اختیاری اموال/مسئولیت مخلوط نکنید. هر خسارت باز با شماره، اسناد و مسئول پیگیری منتقل شود.
۸. اختلاف و مطالبات
فهرست دعوا، اخطار، شکایت، اجرا و تصمیم اجرانشده با وضعیت و مشاور مسئول تحویل شود. مطالبات شارژ و اقدام وصول نیز بدون انتشار غیرضروری داده شخصی بررسی گردد. مدیر جدید نباید بعد از تحویل از اجرای مهم یا قرارداد رو به پایان غافلگیر شود.
صورتجلسه نهایی
صورتجلسهای شامل اسناد، کلید/دارایی، تطبیق بانک، حسابهای منتقلشده، قراردادها، پروندههای باز و هر نقص با مهلت تهیه و امضا شود. اگر نقص هست بهجای «تحویل کامل» جدول پیوست کنید. این صورتجلسه نقطه شروع قابل حسابرسی مدیریت جدید است.