物业管理交接核查指南
什么是管理交接核查
物业管理交接不是只收到办公室钥匙或密码，而是确认新管理人能够无缝继续业主决议、资金控制、合同、维护、风险和债务。对适用第634号《公寓所有权法》的建筑，应把管理规约、业主大会决议与法律一并核对。管理人的职责、记录保存和收支说明义务，使文件交接成为核心。
1. 核实授权基础
从任命管理人或管理委员会的决议、任期、签字权限和管理规约开始。核对姓名、身份和联系方式，并明确谁可以代表管理与银行、供应商和公共机构办理事务。若聘请外部物业公司，审查服务合同的范围、期限、费用和终止条款。不能只凭“我们就是管理方”的口头说明。
2. 核实决议簿和文件
索取业主决议簿、会议纪要、预算和运营计划。第634号法律第36条涉及决议、协议、通知、日期和费用的登记，以及相关簿册和文件的保存。检查记录是否连续、应有的认证或年末手续以及无法解释的空档。非正式Excel不能无声替代正式治理记录。
3. 核实银行和财务
取得管理账户银行流水、交接日余额、收入支出账、业主欠费、供应商应付款、预付款和押金等。将银行余额与账簿和原始凭证勾稽。对大额异常付款、关联方转账和无票现金项目单独检查。任何差额都应进入双方签字的调节表。
4. 核实合同和持续义务
建立保安、保洁、电梯、供暖、绿化、技术维护、保险、会计等持续服务合同台账。每份合同记录相对方、期限、付款方式、自动续期、担保、联系人、终止条件和未付款。仅交付发票不能说明新管理人将继承的未来义务。
5. 核实钥匙、资产和数字权限
清点公共和技术区域钥匙、门禁卡、遥控器、印章、电脑、备份、邮箱、供应商门户以及依法授权的摄像系统访问权限。交接后在权限范围内更换敏感密码。前任管理人的私人邮箱或个人云盘不应继续充当建筑永久档案。
6. 核实维护和安全积压
索取故障清单、预防性维护计划、电梯记录、消防系统、泵、发电机、水箱、屋顶、渗漏和未关闭技术报告。明确已经批准但尚未完成的工程、预算、保修和发票。新管理团队需要的是风险积压清单，而不是楼盘宣传材料。
7. 保险与理赔
检查公共区域保险、保险期间、被保险人、限额、未结理赔以及保险公司/经纪联系人。不要把适用范围内的强制地震保险与自愿财产或责任保险混为一谈。每项未结理赔都应带着编号、证据和负责人移交。
8. 争议、投诉和欠费
取得争议、正式通知、投诉、法律/执行案件和未执行业主决议清单，并注明状态和负责顾问。检查业主欠费和催收步骤，同时避免不必要传播个人数据。新管理人不应在交接后才发现重要执行程序或即将到期的合同。
最终核查纪要
最后制作双方签字纪要，列明收到的文件、钥匙和资产、银行调节、转移的账户、有效合同、开放案件，以及每项未交付内容和明确期限。存在缺口时不要简单写“全部交接完成”，而应附明细表。该纪要成为新管理可审计的起始状态。