Denetim İzinin Yeniden Kurulması — İpotek ve Rehin Durumu
İpotek için denetim izi oluşturmak, bugünkü tapu kaydında ipotek bulunup bulunmadığını kontrol etmekten daha geniş bir çalışmadır. Amaç mevcut sonucun nasıl oluştuğunu açıklamak ve her önemli geçişi belgeyle izlenebilir hale getirmektir. Alıcının farklı tarihlerde iki ayrı kayıt görmesi, eski değerleme raporunda bugün görünmeyen bir ipotek bulunması, bankanın borcun kapandığını söylemesi veya tarafların henüz sicile yansımamış bir terkin talebine dayanması bu çalışmayı gerekli kılar. Sağlam dosya her olayı tarihli kaynağa bağlar ve eksik halkaları varsayımla tamamlamaz.
Kayıtlı hakkın başlangıcını bulun
İşlemi etkileyen ipotek veya teminat hakkının güvenilir ilk kanıtını belirleyin. Taşınmaz kimliği, alacaklı, malik veya borçlu bağlamı, derece, kapsam, tescil tarihi ve varsa yevmiye numarasını kaydedin. İpotek birden fazla parseli veya bağımsız bölümü kapsıyorsa bu kapsam açıkça gösterilmelidir. Hedef binadaki bütün tarihsel işlemleri anlatmak değil, satın alınacak varlığı etkileyen takyidatın bugünkü durumuna ulaşan zinciri kurmaktır.
Kronolojik olay defteri hazırlayın
Her önemli olaya ayrı satır açın: ipotek tesisi, değişiklik, alacağın devri veya alacaklı değişikliği, kısmi terkin, kapama tutarının hesaplanması, teminatlı borcun ödenmesi, bankanın terkin talimatı, tapuya iletim, sicilde terkin ve varsa daha sonraki yeniden tescil. Olay tarihi, belge tarihi, düzenleyen kurum, taşınmaz tanımları, belge numarası, ilgili tutar ve inceleme sonucunu birlikte kaydedin. Banka ödemesi ile tapu terkini aynı olay gibi gösterilmemelidir; bunlar farklı aşamaları ispatlar.
Farklı tarihlere ait belgeleri uzlaştırın
Eski değerleme, satış sözleşmesi, banka yazısı ve tapu kaydı farklı zamanların fotoğrafını çekebilir. Değerleme raporunda görülen ipotek rapor tarihinde doğru olabilir ve daha sonra terkin edilmiş olabilir. Tersine, banka borcun kapandığını doğrularken sicil henüz ipoteği gösterebilir. TKGM SSS’ye göre borç ödendikten sonra banka ipotek terkin evrakını elektronik ortamda Tapu Müdürlüğüne gönderir ve terkin müdürlükçe gerçekleştirilir. Bu nedenle denetim izi, finansal kapanışı ve sicil kapanışını ayrı iki olay olarak göstermelidir.
Resmi sicil mekanizmasını kontrol noktası yapın
Tapu Sicili Tüzüğü terkin işlemlerinin temel çerçevesini ve sicilde nasıl gösterileceğini düzenler. TKGM, katılımcı banka ve kurumlar için elektronik ipotek terkini süreçleri de yürütür. Bir taraf “ipotek kaldırıldı” dediğinde, özel anlaşma veya ödeme belgesi değil, sicil aşamasına uygun kanıt aranmalıdır. E-terkin talebi varsa gönderim tarihi kaydedilmeli; ipoteğin tapu kaydından gerçekten silindiği tarih ayrıca belgelenmelidir.
Boşlukları kapatmadan önce araştırın
Eksik değişiklik belgesi, açıklamasız alacaklı adı değişimi, banka talimatıyla uyuşmayan kapama bakiyesi, başka bağımsız bölüme ait görünen kısmi terkin veya sebep belgesinden daha eski görünen terkin tarihi tipik uyarılardır. Her boşluğu yetkili kaynak elde edilene kadar açık tutun. Açık nokta alıcının ipoteksiz tapu almasını etkiliyorsa kapanış şartı olarak kalmalıdır. “Banka sorun olmadığını söyledi” gibi genel bir ifade eksik bir hukuki olgunun yerine kullanılamaz.
Para hareketini kayıt zincirine bağlayın
Satış bedelinin bir kısmı ipotek borcunu kapatmak için kullanılıyorsa ödeme rotasını ve satıcıya kalan bedelin hangi koşulda serbest bırakılacağını izleyin. Beklenen tutar, fiilen ödenen tutar, alıcı kurum ve sonrasında oluşan sicil sonucu birbirine bağlanmalıdır. Özellikle kapama tutarı son günlerde değişmişse bu kontrol önemlidir. İnceleyen kişi ekonomik kapanış ile tapu sonucunun gerçekten eşleştiğini dosyadan görebilmelidir.
Nihai denetim paketi
Son dosyada tarihli kronoloji, belirleyici belgelerin kopyaları veya referansları, güncel tapu kanıtı, banka/alacaklı terkin evrakı, ipoteğin kapatılmasına ilişkin ödeme kayıtları ve çözülen her uyuşmazlığın açıklaması bulunmalıdır. Eski sürümleri silmeyin. Daha sonraki alıcı, banka veya iç denetçi dosya sorumlusuna sormadan üç soruya cevap verebilmelidir: ipotek ne zaman doğdu, hangi olaylar gerçekleşti ve bugün hangi resmi kanıt mevcut durumu doğruluyor?