Yabancı Alıcı Uygunluğu Kayıt Tutma Rehberi
Uygunluk kayıtları, yabancı alıcı hakkında verilen kararın kapanıştan aylar veya yıllar sonra yeniden kurulabilmesini sağlayan kanıt katmanıdır. Dosya yalnız alıcının uygun olduğu sonucunu değil; alıcı kimliğini, tam taşınmazı, kullanılan hukuki yolu, kontrol edilen resmî kaynakları, her kontrolün tarihini ve tescil öncesinde açık kalan koşulları göstermelidir. Bu önemlidir; çünkü uygunluk kuralları ve taşınmaz bilgileri zamana duyarlı olabilir, sonraki inceleyen ise ilk sonuca götüren görüşmelere erişemeyebilir.
İşleme özgü kimlik başlığı oluşturun
Dosyayı kısa bir kimlik sayfasıyla açın. Yabancı gerçek kişide tapu işleminde kullanılan tam adı, vatandaşlığı, pasaport veya kimlik referansını, ilgiliyse çoklu vatandaşlığı ve varsa temsilciyi kaydedin. Şirket alıcısında tüzel kişi kategorisini, kuruluş ülkesini, şirket kimliklerini ve işlem yapmaya yetkili kişiyi yazın. Her alana yalnız «yabancı alıcı» kopyalamayın; çünkü bu ifade hukuki yolu belirleyen sınıflandırmayı gizler.
Taşınmaz tarafında il, ilçe, mahalle veya köy, ada, parsel ve gerektiğinde bina ile tescilli bağımsız bölüm bilgilerini kaydedin. İşlemde kullanılan güncel tapu referansını ekleyin. Satış ofisi ticari daire numarası kullanıyorsa bunun tescilli birimle eşleşmesini saklayın. Kayıt dosyası, aynı projedeki benzer birimin yanlışlıkla kontrol edilen taşınmaz sanılmasını engellemelidir.
Her uygunluk sonucunun kaynağını koruyun
Önemli her sonuç için dayandığı kaynağı saklayın. Vatandaşlık uygunluğu, yasal alan sınırları, güvenlik bölgesi veya özel izin için kullanılan resmî rehberin veya kurum çıktısının sürümünü ya da tarihini kaydedin. Sayfa sonradan değişebileceği için yalnız URL yeterli değildir; kontrol tarihini yazın ve izin verilen ölçüde ilgili sonucu gösteren PDF, resmî çıktı, başvuru referansı veya ekran görüntüsü saklayın. Ekran görüntüsünü resmî sertifika gibi sunmayın.
Genel hukuk ile işlem kanıtını ayırın. Tapu Kanunu m.35 ve resmî rehberler kuralları açıklar; pasaport, mevcut edinim bilgisi ve parsele özgü resmî sonuç ise kuralın somut olaya nasıl uygulandığını gösterir. Güçlü dosya iki katmanı da içerir ve hangi belgenin hangi olguyu ispatladığını açıklar.
Birikimli edinimleri ve limit kanıtını izleyin
Alıcı yabancı gerçek kişiyse mevcut taşınmazları ve kanuni ulusal/ilçe sınırlarını değerlendirmek için kullanılan bilgileri saklayın. Alıcı beyanı, işlemde alınabilen resmî arama veya tapu sonucu ve değerlendirme tarihi birlikte bulunmalıdır. Alıcı daha sonra başka taşınmaz edinirse eski dosyayı güncelleyip geçmişi silmeyin; eski değerlendirme yapıldığı işlem tarihine bağlı kalmalıdır.
İşlem ekibinin tek başına çözemediği konu varsa eskalasyonu kaydedin. İlçe toplam kapasitesi veya özel alan kısıtı için resmî teyit gerekiyorsa talep, kurum cevabı ve koşullar görünür olmalıdır. Böylece sonraki inceleyen iç tahmini resmî uygunluk kararı sanmaz.
İzin ve koşulları ayrı kayıt nesnesi yapın
İzinleri basit evet/hayır notuna indirmeyin. Makamı, başvuru tarihini, başvuru veya dosya numarasını, parseli, alıcıyı, kapsamı, karar tarihini, şartları ve sonucu ispatlayan belgeyi saklayın. Özel güvenlik alanı ediniminde izin gerekiyorsa izin fiilen verilene kadar durum şartlı kalmalıdır. Kısıt uygulanmıyorsa, karar için önemliyse uygulanmama kanıtını da koruyun.
Yapısız taşınmazda da aynı yöntemi kullanın. Edinim, ilgili kamu idaresine iki yıl içinde proje geliştirmek üzere başvuru yükümlülüğü doğuruyorsa bu yükümlülüğü, sorumlu kişiyi ve hedef tarihi ilk edinim uygunluğundan ayrı kaydedin. Tescilin tamamlanması kapanış sonrası yükümlülükleri görünmez yapmamalıdır.
Sessiz değişiklik yerine sürüm kontrolü
Yeni pasaport, düzeltilmiş parsel, ek edinim veya kurum cevabı geldiğinde uygunluk dosyası değişir. Önceki değer ve değişiklik nedeni korunmadan önemli veri değiştirilmemelidir. Tarihli not veya sürüm kullanın. Pasaport numarası yenilenirse tarihsel kimlik bağlantısını, parsel düzelirse düzeltmeyi açıklayan kanıtı saklayın.
Aynı ilke inceleme sonuçlarına uygulanır. İlk durum «çözümsüz», sonra «şartlı» ve sonunda «geçti» olabilir. Bu ilerlemeyi koruyun. Böylece daha sonra alınmış sonuca dayanarak daha önce para serbest bırakılmış gibi yanlış bir iz oluşmaz ve işlem denetim izi korunur.
Uygunluk dosyasını vatandaşlık ve ikametten ayırın
Yabancının taşınmaz edinme uygunluğu, Türk vatandaşlığı, ikamet izni veya özel yatırım teşviki uygunluğuyla aynı değildir. Alıcı aynı zamanda vatandaşlık veya ikamet hedefliyorsa bağlantılı fakat ayrı kanıt bölümleri oluşturun. Böylece USD değer eşiği, değerleme veya ikamet belgesi, aslında başka bir hukuki amaca aitken sıradan mülkiyet şartı gibi görünmez.
Döviz alım belgesi veya banka kanıtı gibi işlem belgelerini de talep edildiği prosedüre göre dosyalayın. Rehber bunlara çapraz referans verebilir; ancak sonraki her usul şartını yabancı alıcının temel edinim uygunluğu kuralına dönüştürmemelidir.
Dosyayı yeniden üretilebilir karar notuyla kapatın
Tescilde veya son kapanış öncesi incelemede alıcıyı, taşınmazı, tarihi, sınıflandırmayı, tamamlanan kontrolleri, alınan izinleri, kapanış sonrası yükümlülükleri ve inceleyeni gösteren tek sayfalık karar notu hazırlayın. Not genel metni tekrar etmek yerine dayanak belgelere işaret etmelidir.
İyi arşiv bağımsız inceleyene şu soruları cevaplatır: kim aldı, hangi taşınmaz kontrol edildi, hangi kural uygulandı, o tarihte hangi resmî kanıt vardı, hangi koşullar karşılandı ve ne takip edilecek? Kayıt tutma idari süs değildir; web sayfası, personel veya alıcının portföyü daha sonra değişse bile ilk uygunluk kararının olgusal temelini koruyan mekanizmadır.