Tahliye Taahhüdü Kayıt Tutma Rehberi
Neden ayrı kayıt dosyası?
Tahliye taahhüdü imzadan aylar veya yıllar sonra önem kazanabilir; o tarihte sözlü hafıza güvenilir değildir. İyi kayıt, kira ilişkisinin nasıl başladığını, teslimin ne zaman olduğunu, taahhüdün ne zaman ortaya çıktığını, aslın hangi nüsha olduğunu ve sonraki gelişmeleri korur. Amaç dosya yığmak değil, olayları yaşamamış bir kişinin yeniden kurabileceği ispat izi yaratmaktır.
1. Asıl ve saklama zinciri
Aslı belirli ve erişimi kontrollü yerde tutun; her sayfanın net dijital kopyasını oluşturun. Aslın ne zaman, kimden alındığını, kimde saklandığını ve sonraki her teslimi kaydedin. Fiziksel belge üzerinde gereksiz değişiklik yapmayın. Avukat veya resmi işlem için dışarı çıktığında çıkış ve dönüş tarihi yazılmalıdır.
2. Kronoloji tablosu
Yorum değil olay kaydedin: kira sözleşmesi, anahtar teslimi, fiili kullanım başlangıcı, ilk ödeme, kanıtlanan taahhüt imza tarihi, tahliye tarihi, ihtarlar, önemli yazışmalar ve işlemler. Her satırı dayanak belgeye bağlayın. TBK 352 teslim sonrası düzenlenme ve belirli tahliye tarihini esas aldığı için bu tablo kritiktir.
3. Sürüm kontrolü
Telefon fotoğrafı, PDF, tercüme, onaylı örnek veya dosyaya sunulan nüsha bulunabilir. Hepsine aynı adı vermeyin. Sürüm kodu, tarih, kaynak ve asıl statüsü belirleyin. Tarih, el yazısı, sayfa veya not farklarını kaydedin. Tercüme destek belgesidir; imzalı aslın yerine geçirilmemelidir.
4. Yazışma kaydı
Teslim, imza talebi, tarih teyidi, çıkma niyeti, anahtar iadesi, itiraz veya inkârla ilgili yazışmaları saklayın. Mesajları mümkünse göndereni, tarihi ve bağlamı koruyan biçimde dışa aktarın; sadece kırpılmış ekran görüntüsüne dayanmayın. Özetleri orijinal mesaj gibi arşivlemeyin.
5. Süre takvimi
Tahliye tarihinden önce erken uyarı oluşturun ve sonraki adım için avukat kontrolünü kaydedin. Kiracı çıkmazsa başlatılan icra veya davanın tarihini ve dosya numarasını yazın; TBK 352 bir aylık dönemden söz eder. Ticari takvim, avukatın süre hesabının yerine değil, unutmayı önlemek için kullanılır.
6. Uyuşmazlık alt dosyası
İnkâr, arabuluculuk, icra veya dava çıkarsa dosya numarası, makam, taraflar, talep, tebligat, tarihler, kararlar ve düzenli hukuki durum notu içeren ayrı bölüm açın. Belgesiz “kesin” veya “bitti” ifadelerinden kaçının. Yargısal belgeleri yalnız hukuken uygun ölçüde paylaşın.
7. Mülkiyet devrinde teslim
Taşınmaz satılırken kira sözleşmesi, asıl taahhüt veya saklama durumu, kronoloji, ödeme/depozito kayıtları, ihtarlar, önemli yazışmalar ve uyuşmazlık dosyaları imzalı listeyle alıcıya veya avukatına teslim edilmelidir. Satıcıda kalan belge ve nedeni yazılmalıdır.
8. Gizlilik ve saklama
Dosyada kişisel, mali ve yargısal veriler olabilir. Erişimi ihtiyaç sahipleriyle sınırlayın, dijital kopyaları koruyun ve gereksiz yayılımı önleyin. İlişki bittiğinde gelişigüzel silme yerine hukuki ve mesleki saklama politikası uygulayın.
Olay bazlı kontrol
Kira yenileme, mülkiyet değişimi, tahliye tarihinin yaklaşması, uyuşmazlık veya avukat değişikliğinde dosyayı yeniden kontrol edin. Dijital dosyaların açıldığını, aslın yerinde olduğunu ve takvim sorumlusunun belli olduğunu teyit edin. Kayıt kalitesi dosya sayısıyla değil, olguların yeniden kurulabilmesiyle ölçülür.
Kayıt sorumluluğu ve erişim
Dosyanın bir sorumlusu olmalı; ancak kritik bilgi tek kişinin kişisel e-postasında veya telefonunda kalmamalıdır. Kurumsal klasör yapısı, yedekleme ve erişim kaydı kullanılmalıdır. Bir belge güncellendiğinde eski sürüm silinmemeli, neden yeni sürüm oluşturulduğu not edilmelidir. Özellikle mülkiyet devri yaklaşırken alıcıya verilecek paket önceden hazırlanmalı ve eksikler son gün beklenmeden tamamlanmalıdır. Hukuki dosyaya erişen emlak, muhasebe ve yönetim ekipleri yalnız görevleri kadar bilgi görmelidir. Böylece hem gizlilik korunur hem de bir çalışan değiştiğinde delil zinciri bozulmaz.