Kiracı Kullanım Durumu Kayıt Tutma Rehberi
İyi bir kiracı dosyası ekran görüntüleriyle dolu klasör değildir. Fiilî kullanıcının kim olduğunu, hangi sözleşmenin geçerli olduğunu, hangi ödemenin ve bildirimin yapıldığını, hangi konunun açık kaldığını ve mülkiyetle birlikte yeni malike ne geçtiğini kanıtlayabilen kontrollü kayıttır. TBK 310 gereği taşınmaz el değiştirdiğinde yeni malik kira sözleşmesinin tarafı olduğundan, kanıtların satışla birlikte devri özellikle önemlidir.
1. Tek bir ana indeks oluşturun
Taşınmaz adresi, bağımsız bölüm numarası, eski ve yeni malik, kiracı veya kullanıcı, tapu devir tarihi ve her belge için iç referans yazın. Dosyayı sözleşme, ödeme, güvence, bildirim, taşınmaz durumu, yazışma, uyuşmazlık ve malik geçişi bölümlerine ayırın. Böylece son imzalı sürüm mesaj ekleri arasında kaybolmaz.
2. Geçerli sözleşmeyi ve sürüm geçmişini saklayın
İmzalı kira sözleşmesi, ekler, yenilemeler, kira değişiklikleri ve sonraki yazılı anlaşmalar birlikte tutulmalıdır. Her sürümün tarihi ve kaynağı kaydedilsin. İki imzalı metin farklıysa birini silmek yerine ikisini koruyup fark notu oluşturun. Sonraki uyuşmazlık, yalnızca bir nüshada bulunan tarih veya teslim hükmüne bağlı olabilir.
3. Aylık ödeme defteri tutun
Her ay için muaccel kira, ödenen tutar, tarih, yöntem, banka açıklaması veya makbuz numarası ve eksik/itirazlı kısım yazılmalıdır. “Kiracı borçsuz” şeklindeki tek satırdan daha değerlidir. TBK 315 muaccel kira ve yan gider temerrüdünü, TBK 352 ise belirli koşullardaki haklı ihtarları düzenlediği için olayların kronolojisi korunmalıdır.
4. Güvence bedelini ayrı kayıt olarak yönetin
Tutar, para birimi, nerede tutulduğu, ödeme tarihi, sözleşme hükmü ve satıştan sonra sorumluluğun nasıl ele alındığı kaydedilsin. Kira başlangıcındaki durum raporu veya fotoğraflar varsa korunmalıdır. Kira sona erdiğinde başlangıç durumu, olağan yıpranma ve tartışmalı hasarı ayırmak için bu kayıtlar gerekir.
5. Bildirimleri tebliğ kanıtıyla saklayın
Word dosyasındaki taslak ihtar tebliğ kanıtı değildir. Nihai metin, tarih, gönderen, alıcı, gönderim yöntemi ve teslim sonucu aynı kayıt altında bulunmalıdır. Bildirim kanuni süre başlatıyorsa, kullanılan hukuki görüşe göre başlangıç ve bitiş tarihi ayrıca not edilmelidir.
6. Zilyetlik, inceleme ve erişim geçmişini kaydedin
İnceleme tutanakları, tarihli fotoğraflar, bakım talepleri ve erişim yazışmaları saklanmalıdır. TBK 319, bakım, satış veya sonraki kiralama için gerekli ölçüde gösterime katlanmayı; kiraya veren bakımından ise uygun süre önce haber verme ve kiracının menfaatini gözetmeyi düzenler. Dosya yalnızca bir tarafın şikâyetini değil makul talep ve cevapları göstermelidir.
7. Satış günü malik geçiş notu hazırlayın
Geçerli sözleşme, mevcut kira, son ödenen dönem, borç veya tartışmalı tutar, güvence, anahtarlar, iletişim bilgileri, açık ihtarlar, bekleyen bakım ve sonraki önemli tarih yazılmalıdır. Alıcının fiilen aldığı belgelerin envanteri eklenmelidir. “Olması gereken” değil teslim edilen belge kayda girmelidir.
8. Resmî uyuşmazlığı günlük yazışmadan ayırın
Arabuluculuk, dava veya icra başladığında resmî dosya numarasıyla ayrı bölüm açın. 1 Eylül 2023’ten beri kira uyuşmazlıkları, ilamsız icra tahliyesi istisnası dışında, 6325 sayılı Kanun 18/B uyarınca dava öncesi arabuluculuk kapsamındadır. Yeni malik son işlemi ve sonraki süreyi kolayca görebilmelidir.
9. Kişisel veriyi gereğinden fazla tutmayın
Kiracı dosyası kimlik, adres, banka ve iletişim bilgisi içerebilir. İlişkiyi yönetmek veya hukuki yükümlülüğü desteklemek için gerekli olanı koruyun ve erişimi sınırlandırın. Yönetici veya danışmana yalnızca ihtiyaç duyduğu bölümü gönderin; tam kimlik ve banka dosyasını alışkanlıkla paylaşmayın.
10. Değişen belgelerde sürüm numarası kullanın
Ödeme defteri, teslim notu ve açık konu listesinde güncelleme tarihi ve sorumlu kişi bulunsun. Önceki karara dayanak olan sürümü iz bırakmadan silmeyin. Kira değiştiğinde, ihtar geldiğinde, borç kapandığında veya sulh olduğunda yeni sürümü kanıtına bağlayın.
11. Her önemli iddiayı kanıta bağlayın
“Kiracı düzenli” yerine hangi aya kadar hangi banka hareketlerinin doğrulandığını yazın. “Tahliye edecek” yerine incelenmiş hukuki belgeyi referans gösterin veya boş teslimi açık koşul olarak bırakın. Bu yöntem yeni yönetici veya avukatın satıcının hafızasına bağımlı olmadan dosyayı yeniden kurmasını sağlar.
12. Yeniden inceleme tetiklerini tanımlayın
Mülkiyet devri, kira değişikliği, yenileme, bildirim, arabuluculuk/dava başlangıcı, fiilî kullanıcı değişikliği, güvence ödemesi/iadesi veya teslim anlaşması dosyayı yeniden açma sebebidir. Yıllık kontrol de iletişim ve ödeme verisinin güncelliğini sağlar.
Kapanış kontrolü
- Sözleşme ve ekleri indeksli.
- Fiilî kullanıcı belirli.
- Ödeme kaydı devir tarihine kadar güncel.
- Güvence ve sorumluluğu yazılı.
- İhtarların tebliğ kanıtı var.
- Taşınmaz durumu ve erişim kayıtlı.
- Uyuşmazlık varsa dosya numarası ve aşaması belli.
- Malik geçiş notu teslim edilen gerçek belgeleri listeliyor.
Sonuç: kayıt tutmanın değeri satıştan aylar sonra tarafların hatırladıkları farklılaştığında ortaya çıkar. İyi dosya hangi sürümün geçerli olduğunu, olay tarihini, tebliği, para hareketini ve kira ilişkisinin yeni malike nasıl geçtiğini kanıtlar.