Türkiye’de kira sözleşmesi kayıtları nasıl doğrulanır?
Kira dosyasındaki temel sorun çoğu zaman kira sözleşmesi başlıklı bir kâğıdın bulunmaması değil, hangi nüshanın geçerli olduğunun ve imzadan sonra tarafların gerçekte ne yaptığının kanıtlanamamasıdır. 6098 sayılı Türk Borçlar Kanununun 299 uncu maddesi kira sözleşmesini, kiraya verenin bir şeyin kullanılmasını veya kullanmayla birlikte ondan yararlanılmasını kiracıya bırakması ve kiracının da kararlaştırılan kira bedelini ödemesi olarak tanımlar. Sağlam bir alım dosyası tarafları ve yetkilerini, belirli taşınmazı ve sözleşmenin nasıl uygulandığını gösteren mali ve operasyonel kayıtları bir araya getirir.
1. Kiraya veren, kiracı ve taşınmazı eşleştirin
Sözleşme tarihinde kiraya verenin kimliğini ve sıfatını doğrulayın; malik mi, yetkili temsilci mi olduğunu görün. Kiracı kimliğini ödeme ve yazışma kayıtlarıyla karşılaştırın. Taşınmaz açıklaması aynı sitedeki başka bir bağımsız bölümle karışmayı önleyecek kadar açık olmalıdır: adres, bağımsız bölüm numarası ve mevcut diğer tanımlayıcılar kullanılmalıdır. Sözleşmeden sonra malik değiştiyse tapu devir belgesini dosyaya ekleyin; TBK 310 yeni maliki mevcut kira sözleşmesinin tarafı yapar.
2. Hangi metnin yürürlükte olduğunu belirleyin
İlk sözleşmeyi, ek protokolleri, uzatmaları, kira değişikliklerini ve ödeme hesabı değişikliklerini toplayın. Tarih sırasına koyarak son imzalı veya resmi olarak onaylanmış metni belirleyin. Daha yeni tarihli bir PDF tek başına değişiklik değildir. Süre, kira, güvence, eşya listesi, kullanım amacı ve aidat paylaşımındaki farkları işaretleyin. Eksik imza veya sayfa varsa başka nüshadan kopyalayarak boşluğu kapatmayın.
3. Elektronik kayıtta e-Devlet doğrulamasını kullanın
Hazine ve Maliye Bakanlığı e-Devlet üzerinde Kira Sözleşmesi İşlemleri hizmetini sunmaktadır. Hizmet sayfasına göre malik veya hissedarlar ile kapsam dâhilinde yetkilendirilmiş kişiler ve emlak danışmanları kira sözleşmesi oluşturabilir; kiracı veya kefil kendisi için hazırlanan sözleşmeyi onaylayabilir. Barkodlu kira sözleşmesi belgeleri için ayrıca Belge Doğrulama hizmeti vardır. Böyle bir kayıt bulunduğunda sadece ekran görüntüsü değil, doğrulanabilir belge ve referans saklanmalıdır.
4. Yazılı kira ile ödeme geçmişini karşılaştırın
Aylık bazda sözleşmedeki kira, vade, alınan tutar, alıcı banka hesabı ve farkları çıkarın. TBK 313 kiracının kira bedelini ödeme borcunu, 314 ise sözleşme veya yerel âdet aksini söylemiyorsa ifa zamanını düzenler. Satıcı geçmiş borç olduğunu söylüyorsa ihtarları da isteyin. TBK 315, muaccel kira veya yan gider ödenmediğinde yazılı bildirim ve süre verilmesine ilişkin mekanizmayı düzenler. Tek bir farklı havale görülünce sebebi anlaşılmadan temerrüt sonucu yazmayın.
5. Kira, kullanım gideri ve aidatı ayırın
Konut ve çatılı işyeri kiralarında TBK 341, sözleşme veya yerel âdet aksini öngörmüyorsa ısıtma, aydınlatma ve su gibi kullanma giderlerini düzenler ve gideri üstlenen tarafın belge örneklerini istem üzerine vermesini öngörür. Aidat ayrıca Kat Mülkiyeti Kanunuyla kesişebilir. Bu nedenle kira, tüketim gideri, aidat ve diğer hizmetleri ayrı sütunlarda tutun; tek aylık toplam hukuki niteliği gizleyebilir.
6. Güvenceyi TBK 342’ye göre kontrol edin
Konut ve çatılı işyeri kirasında güvence kararlaştırılmışsa TBK 342 bunun üç aylık kira bedelini aşamayacağını düzenler. Para veya kıymetli evrak güvence olarak verildiğinde bankada tutulmasına ve serbest bırakılmasına ilişkin özel mekanizma vardır. Kiracılı taşınmaz satın alınırken güvence miktarı, nerede tutulduğu ve belgesel durumu belirlenmeli; satıcı ile alıcı arasında ekonomik sorumluluğun nasıl aktarılacağı kapanışta yazılı hale getirilmelidir.
7. İhtar ve uyuşmazlık kayıtlarını inceleyin
Ödememe, kira artışı, ayıp, onarım, devir, fesih veya tahliyeye ilişkin ihtarları; ayrıca arabuluculuk, dava ve icra belgelerini toplayın. Günlük mesajlar olayı açıklayabilir fakat kanunun yazılı şekil veya süre aradığı yerde resmi bildirimin yerine geçmez. Belgeleri tarihlendirerek sonraki bir bildirimin önceki tutumu değiştirip değiştirmediğini görün.
8. Teslim ve demirbaş kayıtlarını kontrol edin
Taşınmaz eşyalı kiralanmışsa teslim tutanağını, demirbaş listesini ve varsa tarihli fotoğrafları inceleyin. Bu kayıtlar güvence ve hasar tartışmasında önemlidir. Sözleşmedeki eşya listesi mevcut durumla uyuşmuyorsa farkı tapu devrinden önce yazın; alıcı açıklanmamış bir eski uyuşmazlığı satın almamalıdır.
9. Alıcıya devredilecek kira dosyasını hazırlayın
Kapanışta yürürlükteki sözleşme, ekler, ödeme dökümü, güvence kaydı, teslim listesi, resmi yazışmalar ve açık uyuşmazlık dosyası alıcıya verilmelidir. Son tahsil edilen kira ve devir tarihinin içinde bulunduğu ödeme dönemine ait kira paylaşımı da kapanış hesabında gösterilmelidir. Yıllarca süren bir kira ilişkisinde tek PDF, mevcut durumu anlatmaya yetmez.
Kırmızı bayraklar
- Taraf veya bağımsız bölüm tanımı yetersiz sözleşme.
- Zaman sırası açıklanamayan çelişkili nüshalar.
- Yazılı kirayla uyuşmayan ve açıklanmayan ödemeler.
- Üç aylık sınırı aşan veya nerede tutulduğu bilinmeyen güvence.
- İmzası veya sayfası eksik önemli protokol.
- Belgesi gösterilmeyen dava veya ihtar iddiası.
- Elektronik sözleşmenin sadece ekran görüntüsüyle sunulması.
Sık sorulan sorular
Elektronik kira sözleşmesi doğrulanabilir mi? Evet, e-Devlet işlem ve barkodlu belge doğrulama hizmetleri sunar.
Konut kirasında güvence en fazla ne kadar olabilir? TBK 342, kararlaştırılan güvenceyi üç aylık kira bedeliyle sınırlar.
Malik değişirse sözleşme biter mi? Hayır, TBK 310 yeni maliki sözleşmenin tarafı yapar.