Türkiye'de gayrimenkul işlemlerinde vekâletname
Vekâletname, bir kişinin başka bir kişi adına belgede yer alan veya hukuken tanınan yetkiler çerçevesinde işlem yapmasını sağlar. Gayrimenkul işlemlerinde belgenin “genel” veya “özel” başlıklı olması tek başına yeterli değildir; müvekkilin ve vekilin kimliği, belgenin şekli ve özellikle yetki maddeleri yapılacak tapu işlemini karşılamalıdır. Bu nedenle emlak danışmanının “bu vekâlet her şeyi kapsıyor” sözüne değil, belgenin işlem yetkisine bakılmalıdır.
Müvekkil ve vekil kimliğini kesin eşleştirin
Müvekkilin pasaport veya kimlik bilgilerini, hakkı kullanılan kayıtlı kişiyle karşılaştırın. Tapu işlemine katılacak vekilin kimliğini de ayrıca doğrulayın. İsim yazım farkları, yeni pasaport, farklı alfabelerden transliterasyon veya birden fazla vatandaşlık uygulamada sorun çıkarabilir; randevudan önce düzeltilmelidir. Vekâletnameyi bir şirket veriyorsa, şirketin mevcut temsil yapısı ve belgeyi şirket adına düzenleyen kişinin yetkisi ayrıca incelenir.
Yapılacak işlem için gerekli yetkiyi okuyun
Taşınmaz satın alma, satış, ipotek kurma, ipoteği terkin ettirme, satış bedelini tahsil etme, belirli beyan veya taahhütleri verme ve başka bir vekil tayin etme aynı yetki değildir. Vekilin fiilen yapacağı işlemler metinde desteklenmelidir. Vekil fiyat belirleyecek, satış vaadi imzalayacak, para alacak, takyidat kabul edecek veya vatandaşlıkla ilgili beyan verecekse ilgili yetki açıkça kontrol edilmelidir. Sadece belirli bir alımı tamamlamak için gereken vekâlet, gereksiz geniş mali yetkiler içermeden de düzenlenebilir.
Yurtdışında düzenlenen vekâletnamelerin şekil şartları vardır
TKGM yabancılara yönelik işlem rehberi, Türk konsolosluklarında düzenlenen vekâletnamelerin ve gerekli şartları taşıyan yabancı yetkili makam belgelerinin tapu işlemlerinde kullanılabileceğini açıklar. Yabancı noterlikçe düzenlenen belgelerde ülkenin resmi dili, ilgilinin fotoğrafı ve mühür, ülkeye göre Apostille veya konsolosluk tasdik zinciri, talep edilen işleme ilişkin yetki ve noter onaylı Türkçe tercüme gibi şartlar önemlidir. Apostille, belgenin resmi tasdik zincirini doğrular; vekâlet metninde bulunmayan satış veya para tahsil yetkisini yaratmaz.
Vekâletin hâlen geçerli olduğunu kontrol edin
Düzenlenirken geçerli bir vekâlet daha sonra azledilebilir veya daha yeni belgeyle değiştirilebilir. Müvekkilin vekili azledip azletmediği, ölüm veya ehliyet gibi olayların temsil üzerindeki etkisi somut olaya göre incelenmelidir. Daha önce bir tapu işleminde dayanak olarak kullanılan vekâletname e-imzalı ve zaman damgalı olarak TAKBİS'e yüklenmişse, TKGM uygulaması diğer müdürlüklerde sistem üzerinden doğrulamaya imkân verebilir. Fakat sistemde bulunması, yeni işlemin belgedeki yetki kapsamına girdiği anlamına gelmez.
Temsil yetkisini mülkiyet ve ödemeden ayırın
Geçerli vekâletname temsil yetkisini gösterir; müvekkilin taşınmazın maliki olduğunu, tapuda takyidat bulunmadığını veya vekilin banka hesabının satış bedeli için doğru lehtar olduğunu kanıtlamaz. Alıcı yine güncel tapu maliki ve ipotek/haciz/şerhleri kontrol etmelidir. Vekil satış bedelini tahsil edecekse bu yetki ödeme planıyla uyumlu olmalı ve banka lehtarı dosyada açıklanmalıdır. Tahsil yetkisi yoksa, sadece işlemleri vekil yürütüyor diye bedelin onun hesabına gönderilmemesi gerekir.
Çıkar çatışması ve çift temsil riskine dikkat edin
Aynı kişi iki tarafı temsil ediyorsa, müvekkilden kendisi satın alıyorsa, alt vekil atıyorsa veya taşınmazda ticari çıkarı varsa ek inceleme gerekir. Belge bu hukuki yapıya izin vermeli ve çatışma bağımsız danışman tarafından değerlendirilmelidir. Emlak ilanı verme yetkisi, tapuda malik adına satış yapma vekâleti değildir; Web Tapu'da bilgi görüntüleme yetkisi de satış imza yetkisine dönüşmez.
Kapanış dosyasında yetki zincirini saklayın
Asıl veya resmi kabul edilebilir sureti, Apostille/tasdik, Türkçe tercüme, kimlik belgeleri, azil kontrolü ve vekâletin kullanıldığı tapu evrakını birlikte arşivleyin. Kapanış gününde resmi işlem ekranındaki taşınmazı ve işlemi yeniden okuyup vekâlet kapsamına girdiğini doğrulayın. Dosya, başka bir incelemecinin “kim kimi, ne zaman, hangi biçimde, hangi taşınmaz işlemleri için yetkilendirdi ve bu yetki devir anında devam ediyor muydu?” sorularını açıkça cevaplamalıdır.