Vekâlet veren ve vekilin kimliğini, taşınmazı veya işlem türünü ve satış, alış, ipotek ya da bedel tahsili yetkisini somut işleme göre karşılaştırın. Yurt dışında düzenlenen vekâletnamede düzenleyen makam, tasdik ve Türkçe tercüme koşullarını güncel TKGM kurallarına göre ayrıca kontrol edin.
Belgeli ansiklopedi zenginleştirmesi: Resmî Kaynak Yeniden Doğrulama — Vekaletname yetkisi
Taşınmaz işlemi vekil aracılığıyla yapılıyorsa vekâletnamenin yapılacak işlemi gerçekten kapsadığı doğrulanmalıdır. Vekâlet veren ve vekilin kimliği, düzenleyen/onaylayan makam, yurt dışı vekâletnamelerinin şekil şartları, alım-satım, imza ve bedel yetkileri ile süre veya kısıtlar incelenmelidir. TKGM de temsil hâlinde uygun temsil belgesini yabancı alım belgeleri arasında saymaktadır.
Doğrulama yöntemi
Resmî kaynaktan yeniden doğrulama dosyadaki mevcut kopyadan bağımsız yapılmalıdır. Kurum veya kaynak, erişim zamanı, varsa referans numarası ve sonucun mevcut kanıtla aynı, güncellenmiş veya çelişkili olup olmadığı kaydedilmelidir. Resmî kaynağa erişilememesi eski kopyayı otomatik olarak teyit edilmiş yapmaz. Yetkili kayıt ile özel rehberlik ayrılmalıdır.
Kanıt dosyası
Kanıt dosyasında incelenen belge, varsa referans veya başvuru numarası, temin tarihi ve saati, inceleyen kişi ve karşılaştırılan eski sürüm bulunmalıdır. Bilgi değişebiliyorsa kontrolün geçerlilik tarihi ve yeniden kontrol noktası kaydedilmelidir. Böylece önceki tarihte doğru olan sonuç, kayıt veya işlem koşulları değiştiğinde kalıcı varsayıma dönüşmez.
İnceleme listesi
“Resmî Kaynak Yeniden Doğrulama — Vekaletname yetkisi” kaydı uygulanırken en az beş unsur kontrol edilmelidir: taşınmaz kimliği, tarafların kimliği ve yetkisi, kaynak veya belge tarihi, açık kısıt/istisna ve kararın tescil ya da ödeme öncesinde yeniden doğrulama gerektirip gerektirmediği. Herhangi bir unsur resmî kaynakla çelişirse çözüm belgelenene kadar sonuca dayanılmamalıdır.
Güven kararı
İnceleme sonunda durum açık biçimde kaydedilmelidir: teyit edildi, şartlı teyit edildi, ek kanıt gerekli veya şu aşamada kabul edilemez. Durum her konuyu kapatan belgeye, doğrulama tarihine ve kurum/referansa bağlanmalıdır. İşlem açık kalırsa sonraki adım, sorumlu ve tarih belirlenmelidir. Metnin uzun olması tek başına güven seviyesini yükseltmez; kalite doğrulanabilirlik ve kanıt tutarlılığına bağlıdır.
Son kontrol ayrıca belgenin hangi işlem aşamasında kullanılacağını, hangi bilginin yalnızca açıklama niteliğinde olduğunu ve hangi bilginin resmî karar için zorunlu olduğunu ayırmalıdır. Dosyada tarih, taşınmaz kimliği veya taraf bilgisi değişirse önceki onay yeniden kullanılmamalıdır. İnceleyen kişi, bulgunun satın alma fiyatını, kayıt zamanını, ödeme planını veya hukuki risk dağılımını etkileyip etkilemediğini açıkça not etmelidir.