راجع اسم الموكل والوكيل، العقار أو نوع التصرف المخول به، وحدود سلطة البيع أو الشراء أو الرهن أو قبض الثمن بحسب الحالة. الوكالة الصادرة خارج تركيا تحتاج كذلك إلى فحص جهة الإصدار والتصديق والترجمة وفق تعليمات TKGM الحالية؛ ويجب التأكد قبيل المعاملة من أن الوثيقة بالشكل الذي تقبله مديرية الطابو.
إثراء موسوعي موثق: إعادة التحقق من المصدر الرسمي — صلاحيات الوكالة
في المعاملة بواسطة وكيل، يجب التحقق من أن الوكالة تغطي الفعل المطلوب فعلاً. تُراجع هوية الموكل والوكيل والجهة التي أصدرت أو صدقت الوثيقة والشروط الخاصة بالوكالات الصادرة في الخارج ونطاق صلاحيات البيع أو الشراء والتوقيع والثمن وأي مدة أو قيد. وتذكر TKGM وثيقة التمثيل ضمن مستندات شراء الأجنبي عند وجود وكيل.
منهج التحقق
إعادة التحقق من المصدر الرسمي تُنفذ بصورة مستقلة عن النسخة الموجودة في الملف. يُسجل اسم الجهة أو المصدر ووقت الوصول والمرجع إن وجد وما إذا كانت النتيجة متطابقة أو معدلة أو متعارضة. إذا تعذر الوصول إلى المصدر، لا تتحول النسخة القديمة تلقائيًا إلى «مؤكدة». كما يجب التفريق بين معلومة تصدر عن جهة صاحبة اختصاص ومعلومة إرشادية من طرف خاص.
ملف الأدلة
يُحفظ في ملف الأدلة المستند الذي تمت مراجعته ورقم المرجع أو الطلب إن وجد وتاريخ ووقت الحصول عليه ومن قام بالمراجعة وأي نسخة سابقة تمت مقارنتها. إذا كانت المعلومة قابلة للتغير، يُسجل تاريخ صلاحية المراجعة ونقطة إعادة الفحص. هذه التفاصيل تمنع تحويل نتيجة صحيحة في يوم سابق إلى افتراض دائم بعد تغير السجل أو ظروف الصفقة.
قائمة المراجعة
عند تطبيق هذا السجل على «إعادة التحقق من المصدر الرسمي — صلاحيات الوكالة»، راجع على الأقل خمسة عناصر: هوية العقار، هوية وصلاحية الأطراف، تاريخ المصدر أو الوثيقة، أي قيد أو استثناء مفتوح، وما إذا كان القرار يحتاج إعادة تحقق قبل التسجيل أو الإفراج عن الدفعة. إذا تعارض عنصر واحد مع مصدر رسمي، يُوقف الاعتماد على النتيجة إلى أن تُوثق طريقة الحل.
قرار الاعتماد
في نهاية المراجعة يُسجل القرار بصيغة واضحة: مؤكد، مؤكد بشروط، يحتاج إلى استكمال، أو غير مقبول حاليًا. ويُربط القرار بالمستند الذي حسم كل نقطة مع تاريخ التحقق والجهة أو المرجع. إذا بقيت الصفقة مفتوحة، يحدد الإجراء التالي والمسؤول عنه والموعد. ولا ينبغي رفع مستوى الثقة في السجل لمجرد أن المحتوى طويل؛ معيار الجودة هو قابلية التحقق واتساق الأدلة.