Kira Sözleşmesi Kayıtları İş Akışı Rehberi
Kira dosyası yalnızca imzalı sözleşmenin fotokopisi değildir. Kiracılı bir taşınmaz satın alınırken dosya, bugün geçerli kira ilişkisinin taraflarını, hangi sözleşme sürümünün esas olduğunu, güncel kira bedelini, güvenceyi, ödeme geçmişini, bildirimleri, fiilî kullanımı ve varsa uyuşmazlığı gösterebilmelidir. Bu iş akışının amacı dağınık belgeleri, başka bir uzmanın tarafların hafızasına başvurmadan yeniden kurabileceği denetlenebilir bir zaman çizelgesine dönüştürmektir.
1. Geçerli sözleşme sürümünü belirleyin
İmzalı kira sözleşmesini ve sonradan yapılan tüm ekleri, yenilemeleri ve yazılı değişiklikleri toplayın. Taraf adlarını, taşınmaz adresini, başlangıç tarihini, süreyi, kira bedelini, ödeme gününü, güvenceyi, yan giderleri ve özel şartları karşılaştırın. En eski belgenin kendiliğinden nihai belge olduğunu varsaymayın. Sonraki yazılı düzenlemeler ödeme hesabını, kira miktarını, kullanım biçimini veya başka hükümleri değiştirmiş olabilir. TBK m.299 kira sözleşmesini, kiraya verenin kullanımı bırakması ve kiracının kararlaştırılan bedeli ödemesi üzerinden tanımlar; bu nedenle dosya kimin hangi taşınmaz için hangi borca bağlı olduğunu açıkça göstermelidir.
2. Sözleşmeyi taşınmaz ve fiilî kullanıcıyla eşleştirin
Sözleşmedeki bağımsız bölüm, adres ve tanımlayıcı bilgilerin satın alınan taşınmaza ait olduğunu doğrulayın. Sonra taşınmazı fiilen kimin kullandığını belgeleyin. Kullanıcı sözleşmedeki kiracı değilse bunun açıklamasını alın: eş veya aile ferdi, şirket çalışanı, alt kiracı ya da izinle kullanan başka biri olabilir. Konut ve çatılı işyeri kiralarında TBK m.322 kiraya verenin yazılı rızası olmadan alt kira ve kullanım hakkı devrine sınırlama getirir. Farklı kullanıcı tek başına ihlal kanıtı değildir; ancak açıklanmadan bırakılamaz.
3. Aylık ödeme cetveli oluşturun
Banka hareketleri ve makbuzları ay, tahakkuk eden tutar, ödenen tutar, ödeme tarihi, alıcı, açıklama ve kalan bakiye sütunlarıyla zaman çizelgesine dönüştürün. TBK m.313 kira bedelini ödeme borcunu kiracıya yükler; m.315 ise kira veya muaccel yan giderlerin ödenmemesi hâlindeki temerrüt yolunu düzenler. “Kiracı düzenli ödüyor” veya “borçlu” gibi sözlü değerlendirmeler tek başına yeterli değildir. Başka bir incelemeci borç durumunu yalnızca cetvelden çıkarabilmelidir.
4. Güvenceyi kiradan ayrı izleyin
Güvence için ayrı bir kayıt açın: tutar, ödeme tarihi, nerede tutulduğu, kullanılıp kullanılmadığı ve mülkiyet devrinden sonra sorumluluğun kimde olacağı. TBK m.342 konut ve çatılı işyeri kiralarında güvence üç aylık kira bedelini aşamayacağını ve para veya kıymetli evrak için banka üzerinden özel bir mekanizma öngörür. Bu nedenle güvenceyi kira tahsilatı içine karıştırmayın ve kapanışta açık bir mutabakat olmadan satıcının geliri gibi ele almayın.
5. Bildirimleri ve değişiklikleri kayıt altına alın
Her ihtar veya bildirimi düzenleme tarihi, gönderim yöntemi, tebliğ kanıtı ve konusu ile saklayın. Kira değişikliklerini sözlü rakama değil yazılı belgeye veya kontrol edilebilir hukuki dayanağa bağlayın. Banka hesabı veya ödeme talimatı değişmişse eski ve yeni talimatı, yürürlük tarihini ve değişiklik nedenini dosyada tutun. Kira borcu, kullanım, bakım veya zilyetlik konusunda uyuşmazlık varsa resmi belgeleri günlük yazışmalardan ayrı bir bölümde yönetin.
6. Malik değişikliği notu hazırlayın
TBK m.310 uyarınca kiralanan el değiştirirse yeni malik kira sözleşmesinin tarafı olur. Bu nedenle kapanış dosyasında; tapu tarihinden sonraki kiranın kime ait olduğu, önceki döneme ilişkin bakiye, güvence devri, yeni ödeme bilgileri, iletişim kişisi ve kiracıya yapılacak bildirimleri gösteren bir malik değişikliği notu bulunmalıdır. Malik değişikliği, kira sözleşmesini tek taraflı yeniden yazma yetkisi olarak görülmemelidir.
7. Sona erme belgelerini kullanmadan önce test edin
Konut veya çatılı işyeri kirasını, sözleşmedeki belirli süre bitti diye otomatik olarak “sona ermiş” kabul etmeyin. TBK m.347 bu kiralarda uzama ve sona erme bakımından özel kurallar içerir; m.348 fesih bildiriminin yazılı olmasını şart koşar. Dosya yeni malikin ihtiyacına veya tahliye taahhüdüne dayanıyorsa m.351 ve m.352 şartları ve süreleri ayrıca incelenmelidir. “Kiracı çıkacak” cümlesi hukuki analiz yerine geçmez.
8. Uyuşmazlık için ayrı süreç kaydı açın
Kira, tahliye, güvence veya başka bir kira uyuşmazlığı varsa dosya numarasını, güncel aşamayı, son işlemi ve takip tarihini yazın. 1 Eylül 2023’ten itibaren 6325 sayılı Kanun m.18/B kapsamındaki kira uyuşmazlıkları, ilamsız icra yoluyla tahliyeye ilişkin kanuni istisna saklı olmak üzere, dava öncesi zorunlu arabuluculuk kapsamındadır. Uyuşmazlık tapu devrini mutlaka engellemese de alıcının süre, masraf ve risk hesabını değiştirir.
9. Dosyayı denetlenebilirlik testiyle kapatın
İkinci bir incelemeci dosyadan şu soruların cevabını bulabilmelidir: Güncel kiraya veren ve kiracı kim? Hangi sözleşme sürümü geçerli? Güncel kira ne ve nasıl ispatlanıyor? Güvence nerede? Borç var mı? İhtar, arabuluculuk, dava veya icra mevcut mu? Taşınmazı kim kullanıyor? Tapu günü alıcıya hangi belge ve yükümlülükler geçecek? Cevap için telefon görüşmesine veya kişisel hafızaya ihtiyaç varsa kayıt tamamlanmış değildir.
Sonuç: İyi bir kira sözleşmesi kayıt iş akışı; imzalı sözleşmeden ödeme ve güvenceye, bildirim ve fiilî kullanımdan malik değişikliği notuna kadar tek bir kanıt zinciri kurar. Böylece alıcı kapanıştan önce mevcut hukuki ve mali ilişkiyi anlar ve tapudan sonra geçmişi baştan toplamadan kiracılığı yönetebilir.