Kira Sözleşmesi Kayıtları — Kayıt Tutma Rehberi
Kira dosyası tutmak, dağınık belgeleri bir klasöre koymak değildir. Amaç, satıcının hafızasına ihtiyaç kalmadan yeni malikin, avukatın veya muhasebecinin kira ilişkisini baştan sona yeniden kurabilmesidir. Türk Borçlar Kanunu m.310 uyarınca kiralananın el değiştirmesiyle yeni malik mevcut kira sözleşmesinin tarafı olur. Bu nedenle kiracılı bir taşınmazın dosya kalitesi işlemin ekonomik ve hukuki kalitesinin bir parçasıdır. Dosya; kiracıyı, fiilî kullanıcıyı, geçerli sözleşme sürümünü, güncel kira bedelini, güvenceyi, ödeme geçmişini, açık bildirimleri ve devam eden uyuşmazlıkları açıkça göstermelidir.
Geçerli sözleşme sürümünü belirleyin
İmzalı ana sözleşmeyi dosyanın başlangıcına koyun; ek protokol, zeyilname veya sonraki değişiklikleri tarih sırasıyla ekleyin. Taslak, imzasız tarama veya eksik kopyayı imzalı belgeyle aynı düzeyde değerlendirmeyin. Her sonraki belgenin hangi hükmü değiştirdiğini ayrı bir sürüm çizelgesinde gösterin: kira bedeli, süre, banka hesabı, güvence, kullanım amacı veya teslim şartı. İki belge çelişiyorsa bu çelişkiyi görünür bırakın; “son sürüm” ifadesini ancak tarih, imza ve değişiklik zinciri gerçekten kanıtlıysa kullanın.
Belgeleri fiilî kullanıcıyla eşleştirin
Sözleşmede yazılı kiracıyı ve taşınmazı fiilen kullanan kişiyi ayrı ayrı kaydedin. Farklılarsa hukuki dayanağı gösteren belgeyi saklayın. TBK m.322 konut ve çatılı işyeri kiralarında alt kira ve kullanım hakkının devrine ilişkin sınırlamalar içerir. Farklı kullanıcı otomatik olarak ihlal demek değildir; ancak malik adayının kiminle karşılaşacağını bilmesi gerekir. Fiilî kullanımın hangi tarihte ve hangi yöntemle doğrulandığını da dosyaya yazın.
Aylık ödeme cetveli oluşturun
Her kira dönemi için vade tarihi, sözleşmesel tutar, tahsil edilen tutar, tahsil tarihi, ödeyen kişi, alıcı hesap ve banka referansını kaydedin. TBK m.313 kiracının kira ödeme borcunu, m.315 ise kira ve muaccel yan giderlerde temerrüdü düzenler. 17 Ekim 2024’te yayımlanan 328 Seri No.lu Gelir Vergisi Genel Tebliği ile konut ve işyeri kiralarında tahsilat ve ödemelerin banka veya PTT tarafından düzenlenen belgelerle tevsik edilmesi kapsamı genişletildi ve konutlardaki eski 500 TL sınırı kaldırıldı. Bu nedenle yalnızca iç tablo değil, dekont veya hesap bildirimi de saklanmalıdır.
Güvenceyi kiradan ayrı izleyin
Güvence bedeli için ayrı kayıt açın: tutar, ödeme tarihi, nerede tutulduğu, yapılan kesinti veya kullanım ve buna ilişkin kanıt. TBK m.342, konut ve çatılı işyeri kiralarındaki güvence için özel hükümler içerir. Güvenceyi gelişigüzel “son ay kirası” olarak sınıflandırmayın. Satışta güvence sorumluluğunun nasıl devredildiğini, para veya belgenin alıcıya gerçekten teslim edilip edilmediğini ve varsa banka mekanizmasının nasıl devam ettiğini açıkça yazın.
Bildirimleri tebliğ kanıtıyla birlikte saklayın
Bir ihtar veya bildirim ancak ne zaman, kime ve nasıl gönderildiği anlaşılabiliyorsa anlamlıdır. Metnin tamamını, göndereni, muhatabı, gönderim tarihini, kanalı ve teslim sonucunu kaydedin. Fesih veya temerrüt gibi hukuki sonuç iddiası varsa dayandığı maddeyi veya sözleşme hükmünü not edin. TBK m.348 konut ve çatılı işyeri kiralarında fesih bildiriminin yazılı olmasını aradığından, dosya gönderim zincirini yeniden üretilebilir biçimde göstermelidir.
Uyuşmazlık ve süreç sicili tutun
Arabuluculuk, dava veya icra başladığında ayrı bir süreç kartı açın. Dosya numarası, taraflar, konu, talep tutarı, güncel aşama, son işlem ve bir sonraki süreyi kaydedin. 1 Eylül 2023’ten itibaren 6325 sayılı Kanun m.18/B kapsamındaki kira uyuşmazlıkları kural olarak dava öncesi zorunlu arabuluculuğa tabidir; kanuni istisnalar ayrıca değerlendirilir. Aktif arabuluculuk veya icra dosyası varken dosyayı “uyuşmazlık yok” diye kapatmayın.
Ödeme talimatı değişikliklerini kayıt altına alın
Banka hesabının son dakika değiştirilmesi önemli bir dolandırıcılık ve işletme riskidir. Değişiklik talebini, kaynağını, bağımsız doğrulama yöntemini, yürürlük tarihini ve yeni hesaba yapılan ilk ödemeyi saklayın. Doğrulanmamış mesajla ödeme alıcısını değiştirmeyin. Mülkiyet değiştiğinde yeni malikin ödeme bilgilerini içeren kiracı bildirimini ve teslim kanıtını dosyaya ekleyin; satış sonrası ilk kira ödemesini de bu devir kaydıyla ilişkilendirin.
Satışta kira dosyası teslim tutanağı kullanın
Tapu gününde satıcıdan alıcıya geçen kira dosyasını tek bir teslim listesinde gösterin: ana sözleşme, ekler, ödeme cetveli, banka dekontları, güvence kayıtları, bildirimler, uyuşmazlık dosyaları, anahtar veya inceleme kayıtları ve açık işler. Ayrıca peşin alınmış veya gecikmiş kiraların satış tarihine kadar hangi tarafa ait olduğunu gösteren finansal mutabakat ekleyin. Yeni malik ilk ayını geçmiş nakit akışını mesajlardan araştırarak geçirmemelidir.
Asıl, kopya ve tercüme kontrolü
Mümkünse imzalı aslı veya yetkili elektronik sürümü saklayın; bunun yanında aranabilir çalışma kopyası bulundurun. Belgenin nereden ve hangi tarihte alındığını yazın. Yeni sürüm geldiğinde eskisini silmeyin; sürüm geçmişini koruyun. Tercüme kullanılıyorsa özgün metinle birlikte muhafaza edin. Banka dekontu ve ekran görüntülerinde tarih, tutar, gönderen, alıcı ve işlem referansının okunabilir olduğundan emin olun.
Saklama süresi ve erişim
Her kira belgesi için tek ve evrensel bir saklama süresi yoktur. Zamanaşımı, vergi, devam eden uyuşmazlık, banka şartları ve gelecekteki satış farklı süreler gerektirebilir. Açık talep, inceleme veya mutabakatla bağlantılı belgeyi yok etmeyin. Kira dosyası kişisel ve mali veri içerdiğinden erişimi sınırlandırın, güvenli yedek alın ve dosyada kimlerin değişiklik yaptığı izlenebilir olsun.
Kapanış testi
Dosyayı ancak işleme katılmamış bir inceleyici şu soruları dosyadan cevaplayabiliyorsa tamamlanmış sayın: kiracı kim, fiilî kullanıcı kim, hangi sözleşme geçerli, güncel kira ne, son ödeme ne zaman, borç var mı, güvence nerede, açık bildirim var mı, uyuşmazlık var mı ve satışta alıcıya tam olarak ne devredildi? Cevap hâlâ satıcıyı aramayı gerektiriyorsa kayıt tutma tamamlanmamıştır.
Sonuç: İyi kayıt tutma, kira ilişkisindeki hukuki ve mali bilgiyi kişilerin hafızasından çıkarıp yeniden üretilebilir bir kanıt zincirine dönüştürür. Böylece gelir kaybı, aynı borcun iki kez talep edilmesi, güvence tartışması ve mülkiyet değiştikten sonra ispatlanamayan sözlü vaatlere dayanma riski azalır.