Kira dosyasındaki farklı belge sürümlerini uzlaştırmak
Kira dosyasında birden fazla sözleşme, imzasız bir ek, kiracının elindeki nüshadan farklı satıcı nüshası veya hangi imzalı değişikliğe dayandığı belirlenemeyen kira tablosu varsa inceleme güvenilirliğini kaybeder. Çözüm, en yeni görünen PDF’yi seçmek değildir. Belge sürümü uzlaştırması kira ilişkisinin zaman içinde nasıl değiştiğini yeniden kurar ve bugün hangi şartların imzalı belgeler ile tarafların fiili davranışı tarafından desteklendiğini gösterir.
Şartları yorumlamadan önce belge soy ağacını çıkarın
Asıl sözleşme, yenilemeler, protokoller, kira değişikliği yazıları, güvence makbuzları, teslim tutanakları ve sonraki sulh belgelerini tarih sırasına koyun. Her belge için tarih, imzalayanlar, sayfa sayısı, belirtilen taşınmaz ve önceki belgeye atıf olup olmadığını kaydedin. İki dosyanın ilişkisi ispatlanmadan bunları tek bir “temiz sözleşme” haline getirmeyin. Sonraki protokol yalnızca kira bedelini değiştirmiş olabilir; başka bir belge ise önceki sözleşmenin tamamının yerine geçmiş olabilir. İlişkiyi dosya adı değil metin ve imzalar belirler.
Önce kimlik alanlarını uzlaştırın
Ekonomik şartlara geçmeden bütün nüshaların aynı kiraya veren, kiracı ve bağımsız bölümü gösterip göstermediğini kontrol edin. Belediye numarataj değişikliği nedeniyle adres farklılaşmışsa iki adresi aynı tapu kaydına bağlayan açıklama bulunmalıdır. Malik değişikliği de tek başına yeni kira sözleşmesi gerektirmez; TBK m.310 mülkiyet değiştiğinde yeni malikin mevcut kira sözleşmesinin tarafı olmasını düzenler. Bu yüzden eski malikin adını taşıyan bir sözleşme hâlen geçerli geçmişin parçası olabilir; malik adı kopyada sessizce değiştirilmemeli, mülkiyet geçişi belgeyle gösterilmelidir.
Madde bazında değişiklik tablosu hazırlayın
Başlangıç tarihi, süre, aylık kira, ödeme günü, banka hesabı, kullanım amacı, ortak giderlerin paylaşımı, güvence, bakım yükümlülükleri ve özel sona erme hükümlerini karşılaştırın. Her başlığı değişmedi, değiştirildi, yürürlükten kalktı veya belirsiz olarak işaretleyin. Güvence açısından TBK m.342 özellikle önemlidir; konut ve çatılı işyeri kiralarında kararlaştırılan güvence üç aylık kira bedelini aşamaz. Bir sürüm farklı tutar gösteriyorsa bunun geçerli sonraki düzenleme mi, ayrı bir avans mı yoksa hata mı olduğunu belirleyin.
Hangi sürümün uygulandığını fiili kayıtlarla sınayın
Banka hareketleri sonraki kira bedelinin gerçekten uygulanmaya başladığını gösterebilir; fakat imzasız taslaktaki bütün hükümleri geçerli hale getirmez. Benzer şekilde kiracının yeni hesaba ödeme yapması operasyonel bir değişikliği ispatlayabilir, ancak sözleşmenin tüm şartlarının değiştiğini göstermez. Ödeme tutarlarını, açıklamalarını ve tarihlerini sözde değişiklik belgesiyle karşılaştırın. Yazılı metin ile fiili davranış çelişiyorsa farkı açıkça kaydedin ve hukuki değerlendirme olmadan birini otomatik üstün saymayın.
Tahliye ve sona erme evrakını ayrı bir kol olarak tutun
İhtar, arabuluculuk tutanağı, mahkeme sulhü veya yazılı tahliye taahhüdü kira sözleşmesinin yalnızca başka bir “sürümü” değildir; zilyetliği etkileyen ayrı bir hukuki adım olabilir. TBK m.352 teslimden sonra verilen yazılı tahliye taahhüdünü düzenler, diğer sona erme yollarının ise kendi şartları vardır. Bu belgeleri tarih ve durumlarıyla ayrı saklayın.
Yapay bir sözleşme yerine uzlaştırılmış belge indeksi üretin
En güvenli sonuç, güncel kira temelini, geçerli ekleri, fiili uygulama kanıtlarını ve çözülmemiş farkları gösteren bir belge haritasıdır. Dosya satın alma, kredi veya teslim kararında kullanılacaksa hangi sürüm setine ve hangi inceleme tarihine dayanıldığı açıkça yazılmalıdır. Böylece tarafların hiç imzalamadığı yeni bir metin üretmeden güvenilir bir dosya oluşturulur.