Kat Mülkiyeti Durumu İçin Kayıt Tutma
Kat Mülkiyeti konusunda iyi kayıt tutmak, alıcıya ulaşan her belgeyi aynı klasöre koymak değildir. Amaç; hangi bağımsız bölümün incelendiğini, ilgili tarihte resmi mülkiyet statüsünün ne olduğunu, varsa önceki Kat İrtifakı durumunun nasıl açıklandığını ve nihai sonucun hangi kayıtlara dayandığını gösteren izlenebilir bir kanıt zinciri oluşturmaktır. Sonradan dosyayı gören bir malik, avukat, banka veya denetçi, ilk alıcının ya da emlak danışmanının hafızasına ihtiyaç duymadan kararın nasıl oluştuğunu anlayabilmelidir.
Güncel resmi tapu kaydını ana belge yapın
Merkezdeki kayıt taşınmazın tam kimliğini göstermelidir: il, ilçe, mahalle, ada, parsel, bina veya blok, kat, bağımsız bölüm numarası, kayıtlı nitelik ya da kullanım, malik ve arsa payı. Resmi bir kayıt veya işlem çıktısı kullanıldıysa alındığı tarihi ve kaynağı dosyaya yazın. Yeni belge geldiğinde eski belgeyi silmeyin. Değişiklik önemliyse ikisini de saklayın; eski kayıt bir dönüşümün veya düzeltmenin tarihsel sırasını açıklayabilir.
Güncel statü ile tarihsel belgeleri ayırın
Bir dosyada hem Kat İrtifakı hem Kat Mülkiyeti belgesinin bulunması tamamen normal olabilir. TKGM, Kat İrtifakı kurulmuş bir yapının yapı kullanma izin belgesi temelinin oluşması ve ilgili tescil sürecinin tamamlanmasıyla Kat Mülkiyetine geçirilebildiğini açıklar. Bu nedenle belgeleri tarih ve işlevlerine göre etiketleyin: “tarihsel Kat İrtifakı kaydı”, “dönüşüm kanıtı” ve “güncel Kat Mülkiyeti kaydı”. Böylece ileride dosyayı okuyan kişi eski statünün hâlâ geçerli olduğunu sanmaz; aynı zamanda mevcut tapunun nasıl oluştuğunu açıklayan kanıt da kaybolmaz.
Bağımsız bölüm eşleştirme belgelerini saklayın
Projedeki satış numarası, kapı numarası veya blok adı, tapudaki bağımsız bölüm tanımından farklıysa iki sistemi birbirine bağlayan resmi ya da onaylı belgeyi saklayın. Onaylı projenin ilgili sayfası veya yetkili kurumdan alınmış eşleştirme kanıtı dosyada yer almalıdır. “B-1203 satış dairesi tapuda 87 numaralı bağımsız bölümdür” şeklindeki iç not, bu bağlantıyı doğrulayan belge olmadan tek başına yeterli değildir. Kayıt tutmanın amacı anlatı oluşturmak değil, sonucu yeniden üretilebilir kılmaktır.
Arsa payı bilgisini bağımsız bölüm dosyasında tutun
TKGM arsa payını bağımsız bölüme tahsis edilen ortak mülkiyet payı olarak tanımlar ve bu payın bağımsız bölümle birlikte devredildiğini belirtir. Resmi kayıttaki pay/payda değerini aynen kaydedin. Tarihsel belgede farklı bir pay varsa eski dosyayı sessizce değiştirmeyin; önceki değeri saklayın ve değişikliği açıklayan resmi düzeltme veya belgeyi ekleyin. Dosya, neyin değiştiğini, ne zaman değiştiğini ve hangi makam ya da belgenin değişikliği desteklediğini göstermelidir.
Mülkiyet statüsü kanıtını diğer inceleme dosyalarından ayırın
İpotek fek belgesi, DASK poliçesi, mühendislik raporu veya kira sözleşmesini Kat Mülkiyeti statüsünün kanıtı gibi aynı başlık altında sunmayın. Bunlar aynı işlem için önemli olabilir, ancak farklı sorulara cevap verir. Gerektiğinde çapraz referans kullanın: “ipotek için takyidat dosyasına bakın” veya “yapısal değerlendirme için bina güvenliği dosyasına bakın” gibi. Bu ayrım, sonraki kullanıcının tek bir belgeyi kapsamı dışındaki bir konuyu doğruluyor sanmasını önler.
Uyuşmazlık ortaya çıkarsa ne kaydedilmeli?
Her önemli uyuşmazlık için kısa bir çözüm notu tutun: çelişen iki ifade, karşılaştırılan belgeler ve tarihleri, bağımsız bölüm kimlikleri, açıklama istenen kişi veya kurum, alınan cevap ve açıklamanın neden kabul veya reddedildiği. Sorun çözülmediyse bunu açıkça yazın. Eksik belge ya da boş bırakılan alan ileride “kontrol edildi ve sorun yoktu” şeklinde yorumlanmamalıdır.
Kapanış tarihli kanıtı ayrıca koruyun
Tapu devrine yakın veya devir gününde kullanılan güncel kaydı saklayın. Alıcı taşınmazı aylar önce onayladıysa bu belge, ana statünün tekrar kontrol edildiğini gösterir. İşlem sırasında Kat İrtifakından Kat Mülkiyetine geçilmişse önceki ve son kayıtları birlikte tutun. Bağımsız bölüm numarası düzeltilmiş veya değiştirilmişse eski ve yeni kimliği bağlayan resmi kanıtı ekleyin.
Önerilen dosya dizini
- Güncel Kat Mülkiyeti resmi kaydı ve temin tarihi.
- Varsa tarihsel Kat İrtifakı kaydı.
- Dönüşümü açıklayan resmi tescil veya kurum belgesi.
- Onaylı proje veya bağımsız bölüm eşleştirme kanıtı.
- Arsa payı ve kayıtlı kullanım bilgisi.
- Her önemli uyuşmazlığın yazılı çözümü.
- Kapanış günü tekrar kontrolü ve nihai devir kaydı.
- Takyidat, teknik inceleme, sigorta ve kullanım dosyalarına çapraz referanslar.
Birincil resmi kaynaklar
- TKGM 2021/4 Kat Mülkiyeti / Kat İrtifakı rehberi.
- TKGM Sıkça Sorulan Sorular, kat mülkiyeti ve dönüşüm işlemleri.