Kiracı doluluk dosyasındaki belge sürümlerinin uzlaştırılması
Kiracı dosyası zamanla katmanlaşır: ilk kira sözleşmesi, uzatma yazışmaları, kira değişikliği mesajları, güvence kayıtları, ihtarlar, banka ödemeleri ve bazen dava, icra veya arabuluculuk belgeleri. Risk her belgenin yanlış olması değildir; farklı dönemlere ait belgelerin tek bir güncel durum gibi sunulmasıdır. Sürüm uzlaştırması bugün hangi alanı hangi belgenin belirlediğini ortaya çıkarır.
Güncel sürümü seçmeden önce kronoloji kurun
İlk kira sözleşmesinin tarihini ve taşınmazı, her imzalı ek protokolü, yazılı bildirimi, kira değişikliği anlaşmasını, uzamayı ve uyuşmazlık başvurusunu sıralayın. İmza veya tebliğ tarihlerini ekleyin ve ödeme geçmişini aynı dönemlere yerleştirin. Kronoloji kiracının ne zaman girdiğini, kiranın ne zaman değiştiğini, taraf değişikliği olup olmadığını ve sonraki belgenin önceki sözleşmeyi değiştirip değiştirmediğini göstermelidir.
Konut ve çatılı işyeri kiralarında TBK 347 zaman çizelgesini okurken önemlidir. Belirli süreli sözleşme, kiracı sürenin bitiminden en az on beş gün önce bildirim yapmadıkça aynı koşullarla bir yıl uzamış sayılır; kiraya veren yalnızca ilk sürenin bitmesine dayanarak sözleşmeyi sona erdiremez. On yıllık uzama süresinden sonraki özel kurallar saklıdır. Bu nedenle ilk sözleşmedeki eski “bitiş tarihi”, ertesi gün kullanımın haksız hale geldiğini tek başına göstermez.
Kira ve güvenceyi aynı dönemin kanıtlarıyla eşleştirin
Güncel kirayı eski bir ilandan değil, geçerli son anlaşma ve gerçek ödeme örüntüsünden belirleyin. Güvence/depozito varsa tutarı onu doğuran sözleşme sürümüne bağlayın. TBK 342, konut ve çatılı işyeri kiralarında sözleşmeyle kararlaştırılan güvenceyi üç aylık kira ile sınırlar ve para güvenceye ilişkin saklama düzenini getirir. Bir dosya güvence devredildi, diğeri iade edildi diyorsa ve banka izi yoksa konuyu çözülmemiş bırakın.
Tahliye taahhüdünü ayrı belge sürümü olarak ele alın
Dosyada tahliye taahhütnamesi varsa özgün belgeyi, tarihini, imzasını ve boşaltma tarihini kaydedin. Kira sözleşmesindeki bir cümleyi tabloda “tahliye taahhüdü” olarak adlandırarak aynı hukuki belgeye dönüştürmeyin. Adalet Bakanlığı, sözleşmede belirli tarihte çıkılacağını söyleyen genel cümle ile tahliyede dikkate alınan ayrı taahhüt arasında fark bulunduğunu açıkça ifade etmiştir. Birden fazla nüsha farklıysa özgünlük ve zamanlamayı çözmeden güvenmeyin.
Uyuşmazlık dosyasını sözleşmeyle uzlaştırın
Arabuluculuk, icra veya dava dosyası pratik durumu değiştirebilir; ancak kira sözleşmesinin kendisini anlamanın yerine geçmez. 1 Eylül 2023’ten beri kira uyuşmazlıkları, ilamsız icra yoluyla tahliyeye ilişkin kanuni istisna dışında, 18/B maddesi uyarınca dava şartı arabuluculuğa tabidir. Dosya numarasını, tarafları, konuyu ve son aşamayı kaydedip uyuşmazlığı doğuran sözleşme ve bildirime bağlayın.
Belge zinciri içinde mülkiyet değişimini gösterin
Taşınmaz kiracılıyken satılmışsa TBK 310 gereği yeni malik kira sözleşmesinin tarafı olur. Sürüm tablosunda tapu devir tarihi ve devir öncesi/sonrası kiraya veren kimliği görünmelidir. Devirden sonra eski malike yapılan kira, eski malikte kalan güvence veya yanlış isimle gönderilen bildirimler açıklanmalıdır.
Belge yığını değil güncel durum sayfası üretin
Sonuç sayfasında mevcut kiracı, doğru bağımsız bölüm, yürürlükteki sözleşme ve ekleri, güncel kira, son doğrulanmış ödeme, güvence, aktif bildirimler, tahliye taahhüdü ve açık süreçler bulunmalıdır. Her alanın belge ve tarihini gösterin. Eski sürümleri tarihçe için saklayın fakat açıkça geçersiz/güncel olmayan olarak işaretleyin.
Böylece alıcı gerçek ama güncelliğini yitirmiş bir belgeyle yanıltılmaz. En yeni tarih her zaman belirleyici değildir; sonraki belgenin önceki hükmü geçerli biçimde değiştirip değiştirmediği ve tarafların fiili davranışının buna uyup uymadığı araştırılmalıdır.