Rezervasyon kaporası Kayıt Tutma Rehberi
Rezervasyon kaporası dosyasında imzalı sürüm, tam taşınmaz/ünite, taraflar, tutar/para birimi, ödeme tarih/kanalı ve iade şartını açıklayan madde saklanmalıdır.
Alıcının yetki kanıtı, banka/makbuz ve fiyat-süre-taşınmaz-koşul değişikliklerini yazılı olarak tutun; iptal veya satış sözleşmesine dönüşümde iade/mahsup kanıtını da saklayın.
İnceleme bitişi, satıcı kabulü, uzatma, iade talebi ve gerçek iade tarihini anlaşmaya bağlayarak kaydedin; dosya hem sözleşme vaadini hem gerçek para hareketini yeniden kurabilmelidir.
Sözleşmeyi, ödemeyi ve kaporanın sonucunu birbirine bağlayan kayıt oluşturun
Rezervasyon kaporası kaydı para gönderilmeden önce başlar. Dosyaya iç referans verin ve taşınmaz kimliği, alıcı, satıcı/geliştirici, parayı fiilen alan kişi, para birimi ve tutarla bağlayın. Ödeme anında geçerli olan sözleşme nüshasını koruyun. Şartlar daha sonra değişirse eski dosyanın üzerine yazmayın; yeni sürümü değişiklik tarihi ve gerekçesiyle saklayın.
Banka dekontu sözleşmeyle uzlaşmalıdır: gönderen ve lehtar, IBAN/hesap, tutar, para birimi, tarih ve ödeme açıklaması. Kapora iki parçada ödenirse iki ayrı hareket olarak kaydedilir. Daha sonra bir bölüm iade edilirse iade dekontu ilk ödeme ile ilişkilendirilir; yalnızca “mahsuplaşıldı” notu bırakılmaz.
İade hakkını değiştiren olayları kronolojiye yazın
İşlem ilerledikçe kaporanın statüsü değişebileceği için rezervasyon tarihi, sürenin sonu, due diligence son tarihi, teklif kabulü, sonraki sözleşmenin imzası, taraflardan birinin iptali ve iade talebi ayrı olaylar olarak kaydedilir. Her aşamada tutarın tamamen/ kısmen iade edilebilir veya iadesiz olduğu ve bunu destekleyen sözleşme maddesi belirtilir.
İade kararını tek çalışanın e-postasında bırakmayın. Karara neden olan tapu incelemesi, yazılı koşul ise finansman reddi, satıcının fiyat değiştirdiği mesaj veya kapanışın imkânsızlığını gösteren belge eklenir. Dosyayı yöneten kişi ayrıldıktan sonra bile neden iade yapıldığı veya tutulduğu anlaşılmalıdır.
Yazışma, imza ve tahsil yetkisi
Yalnız imza sayfasını değil imzalı sözleşmenin tamamını saklayın. Elektronik imza veya karşılıklı taranan nüshalarda gönderim mesajı, zaman bilgisi ve her tarafın imzaladığı sürüm korunur. İade veya süre şartını değiştiren önemli mesajlar dışa aktarılmalı veya resmen dosyaya dahil edilmelidir.
Aracı para aldıysa tahsil yetkisini gösteren belge ve düzenlediği makbuz eklenir. Lehtar hesabı sonradan değişmişse değişiklik talimatı ve bağımsız teyit kanıtı birlikte tutulur. Rezervasyon kaydı yalnız arşiv değil; paranın geçerli talimata göre hareket ettiğini gösteren zincirdir.
Kapora dosyasını tam mutabakatla kapatın
Satış tamamlandığında kaporanın nihai fiyat hesabında nerede yer aldığı, bedelden düşülüp düşülmediği veya başka tarafa aktarıldığı ispatlanır. İptalde iade hesabı, iade tutarı, tarih ve elde tutulan bölümün sözleşme dayanağı kaydedilir. Banka kanıtı olmadan dosya “iade edildi” diye kapatılmaz.
Kimlik ve banka bilgileri hassas olduğu için uygun erişim kontrolleri uygulanmalı ve kayıtlar şirketin yasal saklama politikasına göre tutulmalıdır; kişisel cihazlarda dağınık kopyalar bırakılmamalıdır. Aylar sonra bir incelemeci hangi dairenin ayrıldığını, şartları, parayı kimin verdiğini ve aldığını, hangi olayın rezervasyonu bitirdiğini ve tutarın nasıl kapatıldığını yeniden kurabilmelidir.
Kapora kaydında para izi ile sözleşme izini birleştirin
Dosyada yalnız dekont veya yalnız rezervasyon formu bulunması yeterli değildir. Formdaki tutar, tarih, para birimi ve taraflar banka hareketiyle eşleşmelidir. Nakit kullanılmışsa tahsilat makbuzunun düzenleyeni ve yetkisi ayrıca kanıtlanır. Sonradan fiyat değişirse ilk ödeme silinmez; toplam satış bedeline nasıl mahsup edildiği yazılır.
İade veya mahsup gerçekleştiğinde işlem tarihi, gönderen, alan ve referans saklanır. Böylece dosya kapora verildiğini değil, paranın bütün yaşam döngüsünü gösterir.
Kanıt ve karar planı: Rezervasyon kaporası Kayıt Tutma Rehberi
“Rezervasyon kaporası Kayıt Tutma Rehberi” incelemesinin amacı başka bir inceleyenin dosyayı yeniden kurabilmesi için kaynak, tarih, sürüm, taşınmaz kimliği ve sonucu korumak. Dosya, bugün kanıtlanmış hususları eksik/eski kanıta bağlı hususlardan ayırmalı ve her açığın fiyat, imza, ödeme, teslim veya sonraki satış üzerindeki etkisini göstermelidir.
Toplanacak kanıt
- “Rezervasyon kaporası Kayıt Tutma Rehberi” için belge üzerindeki taşınmaz ve taraf kimliklerini fiilî işlemle eşleştirin; başka bölüm veya kişiye ait doğru belge kontrolü kapatmaz.
- “Rezervasyon kaporası Kayıt Tutma Rehberi” için düzenleyen, kaynak, tarih ve varsa sürümü kaydedin; güncel aslı tarama, çeviri, taslak, süresi dolmuş veya değiştirilmiş nüshadan ayırın.
- “Rezervasyon kaporası Kayıt Tutma Rehberi” için belgesel durumu konunun fiilî, ödeme veya işletme gerçekliğiyle karşılaştırın ve açıklanamayan farkı taahhüt öncesinde görünür tutun.
- “Rezervasyon kaporası Kayıt Tutma Rehberi” için açık her farkı; gereken kanıt, sorumlu, son tarih ve kapanmazsa uygulanacak sonuçla yazılı koşula dönüştürün.
Yeniden kontrol edilecek resmî kaynak
“Rezervasyon kaporası Kayıt Tutma Rehberi” kaynak kaydında TKGM — Property Sale Procedure (https://www.tkgm.gov.tr/en/node/206) bulunur. Bu kaynağı yetki alanındaki hususlar için kullanın ve tarih/kural değişikliği önemliyse yeniden kontrol edin; özel olarak gereken tapu, mühendislik, vergi, banka veya sözleşme kanıtının yerine koymayın.
Karar sınırı
“Rezervasyon kaporası Kayıt Tutma Rehberi” ancak başka bir inceleyen sonucu kanıttan yeniden üretebildiğinde kapanmalıdır. Devam, koşullu devam, yeniden fiyatlama, uzman incelemesi veya durdurma seçenekleri açıkça yazılmalı; belirsizlik olumlu ifadeye çevrilmemelidir.