预订定金记录保存指南
预订定金档案应保存签署版本、准确房产/单元标识、当事人、金额/币种、付款日期/渠道，以及说明何时可退的合同条款。
同时保存收款人授权证明、银行/收据凭证及价格、期限、房产或条件的所有书面变更；若预订取消或转为销售合同，还应保存退款或定金抵扣证明。
把每个期限和事件对应到协议：尽调到期、卖方接受、延期、退款申请与实际退款日。完善档案应能重建合同承诺和真实资金流。
建立能把协议、付款和定金最终去向连接起来的记录
定金记录应在汇款以前建立。给预订档案内部编号，并连接房产身份、买方、卖方/开发商、实际收款人、币种和金额。保存付款时实际有效的协议版本；以后条款发生变化时，不要覆盖旧版，应保留新版本并记录修改日期和原因。
银行凭证要与协议相互核对：汇款人、受益人、IBAN/账户、金额、币种、日期和付款备注。分两笔支付就记录两个独立事件。以后退还部分款项时，退款回单要与最初付款连接，不能只写“已结清”而没有数字。
记录每一个会改变退款权利的事件
随着交易推进，定金状态可能变化，因此建立时间轴：预订日期、预订到期、尽调截止、报价接受、后续合同签署、任一方取消以及退款请求。每个节点都写明按照协议此时金额是全额可退、部分可退还是不可退，并标注支持该判断的条款。
退款决定不要只留在某位员工邮箱。应附上造成该决定的证据，例如产权核验结果、若融资是书面条件则融资拒绝、卖方改变价格的通知、或无法完成成交的证明。即使原经办人员离开，档案仍应解释为什么退钱或为什么保留。
沟通、签字与收款权限
保存完整签署协议，而不是只有签字页。电子签署或双方互换扫描件时，保留发送信息、时间以及每方实际签署的版本。会实质改变退款或期限条件的聊天信息应导出或正式纳入档案，而不是只存在员工手机上。
中介收款时，应保存其收款授权和出具的收据。受益账户后来改变时，同时保存变更指令和独立核验结果。预订档案不是文件仓库，而应证明每一次资金移动都依据有效指令。
用完整对账结束定金档案
交易成功时，应在最终价格对账中体现定金，并证明它是抵扣购房款还是转给其他当事人。取消时，记录退款账户、退款金额、日期以及被保留部分及其合同依据。没有银行回单连接原始付款时，不应仅标记“已退款”。
档案含身份与银行信息，应设置适当访问权限，并根据组织和法律要求保存，而不是散落在个人设备。几个月后，独立复核者仍应能重建完整过程：预订哪套房、适用哪些条件、谁付款、谁收款、哪个事件结束预订，以及最终金额如何结算。
订金档案需要保留原始版本而不是只留最终修改稿
若预订价格、交割日期或退款条件后来修改，应保存最初签署版本、修订版本以及双方接受修订的证据。这样发生争议时可以看出每一次变化发生的时间以及哪一条款支配当时已经支付的资金。
记录保存还要包括“未发生的触发条件”
如果退款取决于某期限前取得贷款、完成产权审查或卖方提供文件，档案中不仅保存最终付款，也要保存该条件是否发生的证据。例如贷款被拒绝的正式通知、产权问题发现日期、卖方补件时间，都能解释为什么订金最终被退回或转为房款。
保存记录时对电子签署和消息确认进行归档
如果预订条件通过电子邮件、消息或电子签署平台修改，保存完整时间戳和参与人，而不是只截取对自己有利的一句话。对关键修改最好形成明确的双方接受记录，并把它与原合同版本建立链接。
证据与决策方案：预订定金记录保存指南
“预订定金记录保存指南”的实际目标是保存来源、日期、版本、房产标识和最终结论，使另一位审核人能够重建档案。档案应把已证实事实与依赖缺失或过期文件的事项分开，并说明该缺口对价格、签署、付款、交付或未来转售的影响。
需要收集的证据
- 针对“预订定金记录保存指南”，将证据中的房产和当事人标识与实际资产和参与者核对；属于其他单元或人员的正确文件不能关闭本项核验。
- 针对“预订定金记录保存指南”，记录签发方、来源、取得日期和版本，并区分当前原始记录与扫描件、翻译件、草稿、过期件或已被替代版本。
- 针对“预订定金记录保存指南”，把文件状态与该主题相关的实际、付款或运营情况比较，在承诺前明确记录任何无法解释的差异。
- 针对“预订定金记录保存指南”，把每个未解决差异转化为具名条件：需要的证据、负责人、期限以及条件未满足时的后果。
需要复核的官方来源
“预订定金记录保存指南”的来源登记包括TKGM — 房产出售流程（https://www.tkgm.gov.tr/en/node/206）。只在其权限范围内依赖该来源，并在时间或规则变化重要时重新核验；它不能替代具体决策另行需要的登记、工程、税务、银行或合同证据。
决策边界
只有另一位审核人能够依据证据重现结论时，才应关闭“预订定金记录保存指南”。结果可以是继续、附书面条件继续、重定价、寻求专业意见或停止；不确定性应保持可见，而不能改写成无依据的肯定表述。
第二轮专项复核：预订定金记录保存指南
第二轮复核“预订定金记录保存指南”时，应从一手来源重新开始，而不是沿用旧摘要；重新核对身份，并检查之后的文件、付款、修改或实际变化是否改变原结论。
为“预订定金记录保存指南”保留简短差异日志：争议事实、相互冲突的证据、用于解决冲突的主管来源，以及在差异关闭前暂停的交易步骤。
关闭“预订定金记录保存指南”时应留下未来可复核的资料包：控制文件或来源摘录、支持材料、带日期结论以及买方明确接受的任何条件。