Taşınmaz satışında vergi kayıt dosyası
Vergi kaydı tutmanın amacı satıştan sonra makbuzları bir klasöre atmak değil, gerektiğinde iktisap tarihini, maliyeti ve elden çıkarma hesabını yeniden kurabilmektir. GİB'in gayrimenkullerin elden çıkarılmasına ilişkin rehberi, değer artışı kazancı bakımından iktisap tarihini temel unsurlardan biri olarak ele alır. Taşınmazda esas olarak tapuya tescil tarihi dikkate alınırken rehber, fiili kullanımın daha önce başladığı bazı durumları da açıklar. Bu nedenle eski tapu, tescil belgesi, ilgili teslim kayıtları ve kat karşılığı inşaat veya değişim gibi iktisap tarihinin niteliğini etkileyebilecek belgeler saklanmalıdır.
Mali dosya alış bedelini ve maliyeti de kanıtlamalıdır. Satın alma sözleşmesi, banka ödeme kayıtları, tapu harcı belgeleri ve maliyet hesabında hukuken dikkate alınabilecek giderlerin faturaları korunur. Gerçek değer artırıcı harcamalar ile gündelik bakım/yaşam giderleri ayrı tutulmalıdır; her masrafın indirilebilmesi Gelir Vergisi Kanunu ve giderin niteliğine bağlıdır. Miras veya başka bir ivazsız iktisap ya da arsa karşılığı edinim söz konusuysa sonuç farklılaşabileceğinden mülkiyet zinciri eksiksiz tutulmalıdır.
Satış dosyası yalnız satış bedelinden ibaret değildir
Elden çıkarma sırasında satış sözleşmesi, yeni tapu kaydı, bedelin bileşimi, banka dekontları ve fiyat düzeltmesini açıklayan belgeler saklanır. Birden fazla malik varsa her kişinin payı, iktisap tarihi ve özel durumu ayrıştırılır; tek satış işlemi yapılmış olması herkes için aynı vergi sonucunu doğurmaz. Tapu harcı ile değer artışı kazancından doğabilecek gelir vergisi farklı yükümlülüklerdir ve “satış vergisi” adı altında birleştirilmemelidir.
GİB, değer artışı kazançlarının ilgili yıl kurallarıyla hesaplandığını; istisna hadleri ve vergi tarifelerinin yıllara göre değişebildiğini açıklar. Bu nedenle dosyaya eski bir parasal sınırı kalıcı kural gibi yazmak yerine satış yılı ve tarihi kaydedilmeli ve o yılın GİB rehberine bağlanmalıdır. Uygun hallerde Hazır Beyan ve Dijital Vergi Dairesi üzerinden beyan imkânı vardır. Gönderilen beyannamenin son kopyası, tahakkuk belgesi ve ödeme kanıtı birlikte saklanmalıdır.
İktisap tarihini ve seçilme nedenini, alış bedelini, belgeli maliyetleri, varsa endeksleme hesabını ve veri kaynağını, satış bedelini, ilgili yıl istisnasını ve malik paylarını tek hesap çizelgesinde gösterin. Mali müşavir veya başka uzmandan görüş alındıysa yalnız sonuç değil, kendisine verilen olaylar ve soru da saklanmalıdır. Dar mükellef veya sıra dışı edinimlerde yerleşik kişi için kullanılan yöntem otomatik uygulanmamalıdır. Sağlam dosya, ikinci bir inceleyenin sözlü açıklamaya ihtiyaç duymadan özgün belgelerden sonucu yeniden hesaplayabildiği dosyadır.