Bağımsız Kanıt Yenileme — Mülk Yönetimi Devir Teslimi
Bir apartman veya site yönetiminin devri yalnızca anahtarların yeni yöneticiye verilmesi değildir. Devir tarihinde banka bakiyeleri, kat maliki alacakları, ödenmemiş faturalar, hizmet sözleşmeleri, teknik kayıtlar, erişim yetkileri, kurul kararları, uyuşmazlıklar ve yaklaşan süreler birlikte devredilir. Bağımsız kanıt yenilemenin amacı, ikinci bir inceleyicinin eski yöneticinin anlatımına veya tek bir devir tablosuna güvenmeden açılış durumunu birincil belgelerden yeniden kurabilmesidir.
Yetkinin kaynağını doğrulayın
Yürürlükteki yönetim planı, ilgili kat malikleri kurulu kararları, yönetici veya yönetim kurulu seçimine ilişkin kararlar ve harcama ya da temsil yetkisini değiştiren sonraki kararlar dosyada bulunmalıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde yönetim planı ve maliklerce alınan kararlar ortak yerlerin yönetiminde temel belgelerdir. Devir dosyası yalnızca anahtarın kimde olduğunu değil, banka hesabını kullanma ve yönetimi temsil etme yetkisinin kimde olduğunu da göstermelidir.
Geçen yılın bütçesinin veya eski yöneticinin alışkanlığının halen geçerli olduğu varsayılmamalıdır. Son işletme projesi, olağanüstü katkı kararları ve yönetim planı değişiklikleri tarihleriyle kontrol edilmelidir. Bakanlığın Mayıs 2026 tarihinde duyurduğu site yönetimi aidat düzenlemesi de güncel malik kararının ve geçerli yönetim kuralının saklanmasını daha önemli hale getirmiştir.
Nakit ve borçları yeniden kurun
Yönetimde kullanılan banka hesaplarının ekstreleri alınmalı ve devir tarihi kapanış bakiyesi muhasebe kayıtlarıyla mutabık hale getirilmelidir. Önemli transfer, çekim ve yatırmalar fatura veya kararla eşleştirilmelidir. Kasa varsa fiili sayım yapılmalı ve iki tarafça kayıt altına alınmalıdır. Bakım rezervi veya belirli amaç için ayrılan tutarlar normal işletme nakdinden ayrı gösterilmelidir.
Borç tarafı yalnızca muhasebe mizanından alınmamalıdır. Tedarikçi ekstreleri, faturalar, çalışan kayıtları varsa bordro belgeleri, hizmet faturaları, uygulanıyorsa vergi ve sosyal güvenlik yükümlülükleri, dava ve icra dosyaları ile imzalı sözleşmeler birlikte incelenmelidir. Hizmet alınmış veya sözleşmeyle yükümlülük doğmuşsa kayıt henüz işlenmemiş olsa bile ekonomik borç vardır.
Bağımsız bölüm alacaklarını yeniden hesaplayın
Tek satırlık toplam aidat borcu yeterli değildir. Her bağımsız bölüm için dönem, dağıtım esası, tahakkuk, ödeme, mahsup, kalan bakiye ve varsa takip durumu gösterilmelidir. Ödemeler banka hareketleri ve makbuzlarla, tahakkuk ise ilgili işletme projesi veya malik kararıyla eşleştirilmelidir. İhtilaflı bir bakiye sessizce silinmemeli, uyuşmazlık niteliği açıkça işaretlenmelidir.
Bağımsız yenileme özellikle eski yönetimin bakiyesi ile kaynak belgelerden hesaplanan bakiye uyuşmadığında değerlidir. İnceleyici hesabı yeniden yapar, devir rakamıyla karşılaştırır ve her önemli farkın nedenini yazar. İmzalı bir mutabakat çizelgesi, hesapların kontrol edildiğini söyleyen genel bir ifadeden daha güçlü kanıttır.
Sözleşmeleri ve teknik sürekliliği devredin
Güvenlik, temizlik, asansör, jeneratör, havuz, peyzaj, sigorta, yazılım ve diğer ortak hizmet sözleşmeleri ayrı bir kayıt altında tutulmalıdır. Tedarikçi, hizmet kapsamı, fiyat yöntemi, yenileme tarihi, fesih ihbar süresi, teminat, açık fatura ve sorumlu kişi yazılmalıdır. Otomatik yenileme veya endeksleme maddeleri özellikle işaretlenmelidir.
Anahtarlar, kumandalar, giriş kartları, teknik oda ekipmanı, aletler, yedek parçalar, lisanslar, şifreler, alan adları, kamera sistemi, yönetim yazılımı ve dijital arşiv için varlık listesi oluşturulmalıdır. Şifreler güvenli şekilde aktarılmalı ve yetki devri tamamlanınca değiştirilmelidir. Garanti belgeleri, bakım kayıtları ve muayene raporları indekslenmelidir.
Uyuşmazlıkları ve süreleri görünür tutun
Dava, icra takibi, sigorta talebi, yüklenici ayıbı veya malik şikâyeti tek satırlık notla geçiştirilmemelidir. Taraflar, dosya numarası, son işlem, avukat veya sorumlu kişi, bir sonraki süre, risk altındaki tutar ve sonraki adım için gereken belge kaydedilmelidir. Gizli belgelerde erişim kısıtlanabilir ancak dosyanın varlığı devir envanterinde görünmelidir.
Sözleşme fesih dönemleri, sigorta yenilemeleri, teknik kontroller, bordro ve vergi tarihleri, duruşmalar ve tahsilat adımları için ayrı bir süre takvimi hazırlanmalıdır. Yeni yönetim hem takvimi hem de takvimin dayandığı belgeleri teslim aldığını teyit etmelidir.
Eksikleri istisna kaydında tutun
Profesyonel devir, bütün sorunların çözülmüş gibi gösterilmesi değildir. Eksik fatura, mutabık olmayan bakiye, kayıp anahtar, güncel olmayan malik listesi veya ihtilaflı sözleşme bir istisna kaydına yazılır; sorumlu, gerekli işlem ve hedef tarih belirlenir. Böylece eski yönetici gerçeğe aykırı bir tamlık beyanı imzalamaz ve yeni yönetici hangi işlerin açık kaldığını bilir.
Yetki, finansman veya önemli bir yükümlülükle ilgili istisnalar yetkili malik organına taşınmalıdır. Sadece toplamları eşitlemek için dayanaksız muhasebe kaydı üretmek doğru değildir. Açıklanmış ve izlenebilir bir fark, kaynağı olmayan bir düzeltmeden daha güvenlidir.
Yeniden üretilebilir kapanış
Son paket; indeks, kesim tarihi, banka mutabakatı, kasa sayımı, alacak ve borç listeleri, sözleşme ve varlık kayıtları, erişim bilgileri, hukuk dosyaları, süre takvimi, yönetim kararları ve istisna listesini içermelidir. Her çizelgede kaynağı ve hazırlanma tarihi yazmalıdır. İmzalar neyin teslim edildiğini ve doğrulandığını gösterir.
Son kontrol için dosya, eski yönetimde görev almamış bir inceleyiciye verilmelidir. Bu kişi yalnızca kanıtlardan açılış nakdini, bağımsız bölüm bakiyelerini, önemli borçları, sözleşmesel taahhütleri ve yetki zincirini yeniden kurabiliyorsa devir bağımsız olarak doğrulanabilir durumdadır.