Yeniden Satış Dosyası Koruma — Ön Satış Sözleşmesi
Yalnız nihai tapuyu değil edinim hikâyesini koruyun
Nihai tapu kayıtlı mülkiyeti gösterir; ancak o noktaya nasıl gelindiğini her zaman açıklamaz. Projeden satın alma rezervasyonla başlayıp ön sözleşme veya noter satış vaadine, ek sözleşmelere ve taksitlere, daha sonra tapu devrine dönüşebilir. Yeniden satış arşivi bu tarihi saklamalıdır; çünkü edinim bedeli, geliştiriciye karşı eski haklar, teslim borçları veya bir şerhin kaynağı gibi sorular artık yürürlükte olmayan belgelere dayanabilir. Belgelerin saklanma nedeni tarihsel kanıttır; güncel hukuki durum ayrıca yeniden kontrol edilir.
İmzalı belgenin tamamını saklayın
Yalnız imza sayfasını değil, sözleşmenin tamamını; ödeme planını, teknik şartnameyi, kat planını, ekleri ve varsa elektronik imza kanıtını tutun. Belge noter düzenlemeli satış vaadi ise noter nüshası/uygun örneği ve tanımlayıcı bilgileri saklayın. Daha sonra tapuya şerh verildiyse şerh işlem kanıtını ayrı belge olarak koruyun. Belgeleri tek PDF’de eritip hangi belgenin hangi sonucu doğurduğunu belirsizleştirmeyin.
Proje kimliğinden nihai tapuya köprü kurun
Ön sözleşmedeki blok, daire veya proje kodu son tapu kaydından farklı olabilir. Eski tanımı güncel il, ilçe, mahalle, ada/parsel ve bağımsız bölüm kimliğine bağlayan uzlaştırma sayfası oluşturun. Geliştirici teyidi, sözleşme eki, tapu kaydı veya başka güvenilir belgeyle destekleyin. Daire değiştiyse sebep ve alıcı kabulü dosyada kalmalıdır. Gelecekteki hukukçu B-1203 kodunun farklı numaralı tescilli bölümle aynı olduğunu tahmin etmek zorunda kalmamalıdır.
Varsa şerhin yaşam döngüsünü arşivleyin
Noter satış vaadi tapu siciline şerh edildiyse başvuru/işlem kanıtı, tarih, referans, sonraki değişiklikler ve tamamlanma/sona erme sonrasında şerhin ne olduğunu gösteren belge saklanmalıdır. Tapu Sicili Tüzüğü ve TKGM işlem materyali sözleşme ile sicil işlemini ayrı kavramlar olarak ele alır; arşiv de bu ayrımı korumalıdır. Şerh hiç yapılmadıysa sözleşmenin noterli olmasından hareketle şerh yapılmış gibi ifade kullanmayın.
Parayı nihai edinim bedeliyle uzlaştırın
Aşamalı işlemlerde rezervasyon, taksit, vergi, tapu masrafı ve başka bedeller bulunabilir. Hangisinin taşınmaz fiyatına girdiğini, hangisinin ayrı maliyet olduğunu gösteren tarihsel ödeme tablosu hazırlayın. Banka kayıtlarını, satıcı teyitlerini, iadeleri, döviz belgelerini ve kapanış hesap özetini saklayın. Fiyat değiştiyse eski ve yeni fiyat ile değişikliği açıklayan eki birlikte koruyun. Bu tarih gelecekte muhasebe/vergi çalışmasına yardım eder; fakat yeni işlemin vergi sonucu o tarihteki kurallara göre değerlendirilir.
Ekleri zincir halinde saklayın
Geçersizleşen sürümleri atmayın. Ekleri numaralandırın ve her birinin hangi hüküm veya çizelgeyi değiştirdiğini gösterin. Daire değişimi, teslim süresi, fiyat, satıcı şirket veya hak devri önemlidir. İmzasız ya da yalnız kısmen kabul edilmiş ek varsa bunu da olduğu gibi saklayın; yıllar sonra tamamen yürürlükteymiş gibi yeniden düzenlemeyin. Arşiv, kusursuz görünüm değil gerçek olay zinciri üretmelidir.
İfa ve teslim kanıtlarını koruyun
Ön sözleşme inşaat, teslim veya özellik borcu içeriyorsa teslim tutanağı, eksik listesi, kabul, garanti ve önemli gecikme/çözüm yazışmalarını saklayın. Bunlar tapu devrinin neden planlanandan sonra olduğunu veya kredi/indirim verildiğini açıklayabilir. Yeniden satışta eski geliştirici borçlarıyla güncel bakım sorunlarını ayırmaya da yardım eder. Ancak eski teslim belgesi bugünkü fiziksel durumu ispatlamaz; yeni alıcı güncel inceleme yapmalıdır.
Gizliliği koruyarak tamlığı sürdürün
Ana dosyada pasaport, hesap, imza ve özel yazışma olabilir. Ana arşivi güvenli ve tam tutun; yeniden satış için gereksiz kişisel bilgileri maskeleyen paylaşım nüshası üretin. Hukuken uygun olduğunda maskesiz asıllar kontrollü erişimde kalır. Böylece satıcı edinim tarihini ispat ederken hassas verileri her emlakçıya veya aday alıcıya dağıtmaz.
Eski sonuçları tarihsel olarak işaretleyin
Satın alma sırasında hazırlanan not satıcının yetkili, tapunun temiz veya ruhsatın geçerli olduğunu yazmış olabilir. Bu belge o tarihte neyin kontrol edildiğini gösterir; fakat tarih etiketiyle saklanmalıdır. Yeni satış güncel tapu, takyidat, yetki, vergi ve bina kontrollerini gerektirir. En tehlikeli arşiv iyi düzenlenmiş ama tarihsel kanıt ile güncel doğrulamayı ayırmayan arşivdir.
Yeniden satış hazırlık testi
Bağımsız inceleyen kişi asıl sözleşmeyi, tüm maddi ekleri, noter/sicil adımlarını, taşınmaz kimliğinin dönüşümünü, edinim bedelinin tüm zincirini ve mülkiyet devrini tamamlayan belgeyi izleyebiliyorsa dosya güçlüdür. Açık eksikleri de kaydedin. Bugün “belge bulunamadı” demek, gelecekte zaman baskısında boşluğu varsayımla doldurmaktan daha güvenlidir.