İstisna Kaydı — Bakım rezervi
Birincil resmî kanıt
Rezerv durumunu veya bağımsız bölüm malikinin yükümlülüğünü değiştirebilecek çözülmemiş konular kaydedilir: açık onayı olmayan olağanüstü tahsilat, tartışmalı dağıtım, banka-defter farkı, gecikmiş tedarikçi borcu veya değişen iş kapsamı gibi. Her çözülmemiş sapmayı etkilenen olgu, kanıt, sonuç ve kapanış şartıyla kaydedin; istisnayı listelemek tek başına çözüm değildir.
Temel doğrulama noktaları
Güncel yönetim planı, malik kararları veya onaylı bütçe, bağımsız bölüm dağıtım esası, rezerv defteri ve mevcut banka/hesap kayıtları karşılaştırılmalıdır. Yöneticinin sözlü rakamı tek başına borcu kanıtlamaz.
Belge ve kimlik eşleştirmesi
Dayanak karar veya bütçe, tutar, bağımsız bölüm dağıtımı ve ödeme/muhasebe kanıtı uzlaştırılıp ilgili bölüm üzerindeki etki açık olduğunda kapatılır. Çözüm kanıtı istisna geçmişiyle birlikte tutulur.
Zamanlama ve değişiklik riski
“İstisna Kaydı — Bakım rezervi” kapsamında Bakım rezervini bina yönetim sistemi içinde inceleyin: yönetim planı, kat malikleri kararları, işletme bütçesi, onaylı projeler, banka bakiyesi, alacaklar ve tedarikçi borçları. Tek başına rezerv rakamı yeterliliği kanıtlamaz. Her tarafın kimliğini, sıfatını ve ilgili belgeyi düzenleyen/alıcı hesabı doğrulayın. Sözleşme, banka kaydı, yönetim dökümü veya vergi dosyasındaki isim farkları belgeli açıklama gerektirir.
Kontrolün tamamlanma ölçütü
“İstisna Kaydı — Bakım rezervi” kapsamında Site veya apartmandaki bakım yedeği, yönetim tablosunda açıklamasız bir rakam değil; karara, işletme projesine ve belirli bir amaca bağlanabilen bir fon olmalıdır. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ortak gider ve avanslara katılımı düzenler; yönetimin işlemlerini de yönetim planı ve kat malikleri kararlarıyla ilişkilendirir. Bu nedenle bağımsız bölüm satışında veya yönetim değişiminde karşı taraf yalnız “yedek akçe şu kadar” dememeli; tutarın nasıl doğduğunu, ne kadarının tahsil edildiğini ve hangi taahhütlere ayrıldığını belgelemelidir. Her çözülmemiş sapmayı etkilenen olgu, kanıt, sonuç ve kapanış şartıyla kaydedin; istisnayı listelemek tek başına çözüm değildir.
Ek kaynak-temelli ayrıntı
“İstisna Kaydı — Bakım rezervi” kapsamında Rezerv istisna kaydı; açık, uzlaşmamış tahsilat, finansmanı bulunmayan onaylı iş veya tartışmalı dağıtımı ayrı ayrı göstermelidir. Kanıtlanan tutarı/kalemi, kaynağı ve tarihi, açıklamadan sorumlu kişiyi ve istisnayı kapatacak belgeyi belirtin. Rezerv açığını genel “site aidatı” notunun içine gizlemeyin ve belgeli temel olmadan ilgisiz bakiyelerle mahsup etmeyin.
Ek kaynak-temelli ayrıntı
“İstisna Kaydı — Bakım rezervi” kapsamında Bakım rezervi; yönetim planı, kat malikleri kararları ve güncel bütçe ile bağımsız bölüm cari hesabı ve banka/hesap kanıtı birlikte okunarak oluşturulmalıdır. “Rezerv tutarı” şeklindeki tek bir rakam, ilgili bağımsız bölüme, onaylı amaca ve bakiye tarihine bağlanamıyorsa yeterli değildir. Tahsil edilmiş para; gelecekteki çağrılar, gecikmiş katkılar ve henüz ödenmemiş planlı giderlerden ayrılmalıdır.