Tapu Devir Randevusu Kayıt Tutma Rehberi
İyi bir kapanış dosyası, içindeki ekran görüntüsü sayısıyla ölçülmez. Başka bir inceleyicinin şu soruları cevaplayabilmesiyle ölçülür: Hangi taşınmaz devredildi, taraflar kimdi, hangi yetki belgesi kullanıldı, hangi resmî ödemeler yapıldı, satış bedeli nasıl hareket etti, hangi koşullar kapatıldı ve tescilin tamamlandığını hangi kanıt gösteriyor? Düzenli dosya, kontrol sürümünün kaybolmasını önler ve vergi, kiralama, yeniden satış, finansman veya uyuşmazlıkta sonradan kullanılabilir.
Rastgele klasör yerine tek bir dosya indeksi kurun
Her belgeyi işlevine göre sınıflandıran bir indeks oluşturun: taşınmaz kimliği, taraf kimliği, temsil ve yetki, sözleşme, sicil ve takyidat, ilgili teknik veya sigorta kanıtı, resmî harçlar, satış bedeli ödemeleri, TKGM mesajları, tercüme, kapanış şartları, tescil ve fiziksel teslim. İndekste tarih, sürüm, kaynak ve belgenin asıl kayıt, kopya, tarama, tercüme veya çalışma taslağı olup olmadığı görünmelidir.
İşlem zaman çizelgesini tutun
Başvurunun açıldığı tarihi, eksik belge bildirimini, harç tahakkukunu ve ödemeyi, imza randevusunu, sicilin son kontrolünü, her satış bedeli hareketini, tescil ve teslim tarihlerini kaydedin. Sonradan sorun çıkarsa zaman çizelgesi, karar anında hangi bilginin mevcut olduğunu ve değişikliğin karar öncesi mi sonrası mı meydana geldiğini gösterir.
Kontrol belge sürümünü açıkça belirleyin
Birden fazla sözleşme veya vekâletname bulunup hangisinin kullanıldığının bilinmemesi yaygın bir hatadır. Dosya adına veya indekse tarih, sürüm ve durum ekleyin: taslak, imza için onaylı, imzalı, yerine yenisi geçmiş. Önceki sürüm önemli bir değişikliği açıklıyorsa silmeyin, ancak artık kontrol sürümü olmadığını belirtin. Aynı kural sözleşme, yetki belgesi, tercüme, ödeme talimatı ve ekler için uygulanmalıdır.
Taşınmaz kimliği ve sicil paketi oluşturun
Kapanışta esas alınan il, ilçe, mahalle, ada, parsel, bağımsız bölüm ve önemliyse arsa payı bilgilerini saklayın. Her ipotek, haciz, şerh, irtifak, terkin veya diğer sicil sonucunu kaynak ve tarihle ilişkilendirin. İşlem bir kaydın kaldırılmasına bağlıysa yalnız terkin talebini değil, şartın gerçekten kapandığını gösteren sonucu da saklayın. TKGM tapu sicilinin yetkili kurumudur; resmî kayıt veya işlem mesajını ilan, broşür ya da eski tapu görüntüsünden ayırın.
Taraf ve yetki paketi tutun
İşlem için gereken kimlik kanıtını uygun gizlilik önlemleriyle saklayın; temsil varsa temsile ilişkin belgeyi ve kimin hangi sıfatla imza attığını kaydedin. Kurumsal tarafta imzacının yetkisini destekleyen belge dosyada bulunmalıdır. Amaç işlemin bütünlüğünü kanıtlamaktır; pasaport veya kişisel numaraları dosyayla ilgisi olmayan herkese dağıtmak değildir.
Resmî harç kanıtını ayrı yönetin
Harç bildirimini, e‑Tahsilat numarasını ve nihai makbuzu doğru başvuruyla birlikte saklayın. TKGM, tapu harcı ile döner sermaye hizmet bedelini ayrı kalemler olarak ele alır ve e‑Tahsilat resmî ödeme kanalıdır. Taraflar masrafı ekonomik olarak farklı paylaşmayı kararlaştırmışsa bu anlaşmayı ayrı kaydedin; özel paylaşım, hangi kamu tahakkukunun doğduğunu gizlememelidir.
Satış bedeli ödeme paketi oluşturun
Her ödeme için tarih, tutar, para birimi, gönderici, lehtar, IBAN, açıklama ve banka referansını saklayın. Lehtar hesabı değiştiyse eski talimatı, yeni talimatı ve değişikliği doğrulamak için kullanılan bağımsız kanıtı birlikte tutun. Yabancı alıcı dosyasında Döviz Alım Belgesi ve gerekli banka kanıtlarını ödeme dekontlarının yanında fakat ayrı belge kategorileri olarak saklayın; çünkü işlevleri aynı değildir. Uygun olduğunda ekran görüntüsü yerine doğrulanabilir banka belgesini tercih edin.
Başvuru ve randevu yazışmalarını koruyun
Başvuru numarasını, resmî durum mesajlarını, randevu bildirimini ve eksik belge taleplerini saklayın. Her mesajı arşivlemeniz gerekmez; yükümlülüğü, tutarı, belgeyi, tarihi, randevuyu veya ödeme talimatını değiştiren yazışmaları koruyun. Önemli konu telefonda görüşüldüyse tarihli görüşme notu tutun ve kapanış kararını etkiliyorsa yazılı teyit alın.
Tercüme ve tercüman kayıtlarını yönetin
Tercüman kullanıldıysa işlem bakımından uygun ölçüde kimliğini ve rolünü kaydedin. Nihai tercümeyi doğru kaynak belgeyle eşleştirin. Eski sözleşme sürümüne ait tercüme, sözleşme değiştikten sonra sessizce kullanılmamalıdır. Asıl belge ile tercüme arasındaki sürüm bağlantısı belge kontrolünün parçasıdır.
Kapanış şartları ve istisna kaydı oluşturun
Her açık şart için sorun, sorumlu, gereken kanıt, son tarih, kontrol sonucu ve kapatma onayını kaydedin. Artık risk bilinçli biçimde kabul edildiyse bunu “çözüldü” kelimesinin arkasına saklamayın. Şart kapanmadıysa dosya, işlemin açık kaldığını veya kapanışın ertelendiğini göstermelidir.
Tescil ile fiziksel teslimi ayrı kaydedin
Resmî işlemden sonra tescilin tamamlandığına ilişkin kanıtı, harç ve ödeme kayıtlarıyla birlikte saklayın. Sonra fiziksel teslimi ekleyin: anahtar, sayaç değerleri, varsa eşya envanteri ve kullanım durumu. Bu ayrım, hukuki devir tamamlandı diye taşınmazın fiilen sözleşmedeki durumda teslim edildiği varsayımını engeller.
Yeni bir inceleyicinin anlayacağı adlandırma kullanın
Basit bir düzen yeterlidir: tarih – belge türü – taşınmaz kimliği – taraf – sürüm. Örneğin: 2026-08-21_contract_unitA_signed. final2_new_latest gibi isimlerden kaçının. Amaç karmaşık yazılım değil, dosyayı ilk kez açan kişinin kontrol belgesini tahmin etmeden bulabilmesidir.
Dosya ne zaman yeniden açılmalı?
Taşınmaz veya taraf kimliği değişirse, yeni kontrol belgesi çıkarsa, fiyat veya lehtar hesabı değişirse, sicilde yeni kısıt görünürse, temsil yetkisi değişirse, teslim uyuşmazlığı çıkarsa veya dosya yeniden satış ya da finansman gibi yeni bir amaç için kullanılacaksa incelemeyi yeniden açın. Kapanış günü yeterli olan sonuç her sonraki karar için otomatik olarak yeterli değildir.
SSS
Her mesajı saklamak gerekir mi?
Hayır. Kararı, yükümlülüğü, tutarı, belgeyi, randevuyu veya ödeme talimatını kanıtlayan ya da değiştiren yazışmaları ve işlemi yeniden kurmaya yetecek bağlamı saklayın.
Taslaklar silinmeli mi?
Önemsiz taslaklar uygun saklama politikasına göre elenebilir; ancak önemli bir değişikliği açıklayan sürüm gerekli olabilir. Kontrol sürümü her zaman açıkça tanımlanmalıdır.
Dosyada en yararlı referans numaraları hangileridir?
Resmî başvuru numarası, resmî taşınmaz kimlik bilgileri ve ödeme/tahsilat banka referansları. Bunlar farklı belgeleri tek işleme bağlar.
Kişisel veriler nasıl korunmalıdır?
Yalnız gereken veriyi toplayın, erişimi sınırlandırın, pasaport ve kimlikleri gereksiz gruplara göndermeyin ve hukuki/operasyonel amaca uygun güvenli saklama ve süre politikası kullanın.
Bu rehber kanıt organizasyonuna ilişkindir; her belge türü için zorunlu hukuki saklama süresini tek başına belirlemez.