Tapu kapanış randevusunun resmi kaynaklardan yeniden doğrulanması
Türkiye’de tapu devri için kapanış randevusu, emlak danışmanının organize ettiği sıradan bir toplantı değil, resmi işlem sürecinin parçası olarak ele alınmalıdır. Taraflar seyahat etmeden, son belgeleri imzalamadan veya para serbest bırakılmadan önce randevu bilgileri tapu başvurusunda kullanılan resmi kanal üzerinden yeniden doğrulanmalıdır. Başvuru, işlem referansı, resmi tahsilat ve müdürlük süreci TKGM ile yetkili elektronik hizmetlere dayanır. Satış ekibinden iletilen mesaj operasyon açısından yararlı olabilir; ancak başvurunun kabul edildiğinin veya belirli bir ödemenin resmen istendiğinin tek kanıtı olamaz.
Randevuyu doğru başvuruyla eşleştirin
Başvuru veya işlem numarası, tapu müdürlüğü, tarih ve saat, taşınmaz tanımlayıcıları ve resmi süreçte görünen taraflar kaydedilmelidir. Bu bilgiler satış sözleşmesi ve güncel tapu kaydıyla karşılaştırılmalıdır. Özellikle geliştiricinin aynı anda çok sayıda devir yaptığı projelerde, alıcının adının doğru olması mesajın doğru parsele ait olduğunu garanti etmez. Müdürlük, tarih veya taşınmaz değişirse güncel resmi bildirim saklanmalı ve önceki randevu “yerine yenisi düzenlendi” şeklinde işaretlenmelidir. Eski kaydı silmemek, seyahat veya ödeme uyuşmazlığında kronolojiyi korur.
Kimin hangi sıfatla katılacağını doğrulayın
Alıcı ve satıcının şahsen mi, temsilciyle mi yoksa kabul edilen elektronik yöntemle mi işlem yapacağı tekrar kontrol edilmelidir. Vekâletname kullanılacaksa belge ve temsilcinin kimliği randevudan önce incelenmeli; yabancı belgelerde apostil, konsolosluk tasdiki ve tercüme şartları dikkate alınmalıdır. Şirket tarafında güncel temsil belgesi ve müşterek imza gereği kontrol edilir. Doğru randevu, geçersiz temsil yetkisini düzeltmez. Randevu alındıktan sonra yetki belgesi sona erer veya temsil düzeni değişirse müdürlüğe gitmeden önce yeniden inceleme yapılmalıdır.
Gerekli asıl ve güncel belgeleri hazırlayın
İşlem dosyası, ilgili devrin resmi ihtiyaçlarından oluşturulmuş kapanış listesi içermelidir. Kimlik, vekâlet, şirket yetkisi, zorunlu belgeler ve taşınmaza özel deliller yetkili müdürlüğün kabul ettiği biçimde hazır olmalıdır. Belge daha önce sisteme yüklenmiş olsa bile randevuda aslının veya onaylı örneğinin istenip istenmediği doğrulanmalıdır. Başka bir satıştan kalmış eski liste, şartların değişmediğinin kanıtı değildir. Bir asıl belgenin eksikliği ertelemeye yol açabilir; erteleme de vekâlet süresi, ödeme tarihi, kur düzenlemesi veya başka sözleşme takvimlerini etkileyebilir.
Ücretleri yetkili kanallardan teyit edin
Tapu harcı, vergi ve TKGM döner sermaye hizmet bedelleri; avukatlık, aracılık, tercüme veya geliştiriciye ait özel ücretlerden ayrılmalıdır. İşlem referansına bağlı resmi tahakkuk, sorgu ve elektronik ödeme kanalları kullanılmalıdır. Bir mesaj “randevu ücreti” veya “kapanış bedeli” yazdığı için kişisel banka hesabına ödeme gönderilmemelidir. Taraflardan biri özel anlaşma gereği diğerinin resmi borcunu öderse resmi mükellefiyet ve makbuz, taraflar arasındaki geri ödeme kaydından ayrı tutulmalıdır. 2026 işlemlerinde önceki yılın tutarı değil güncel TKGM tarifesi kontrol edilmelidir.
Para serbest bırakmasını resmi hazır oluşla eşleştirin
Randevu verilmiş olması işlemin ilerlediğini gösterir, fakat bütün hukuki ve belgesel şartların tamamlandığını tek başına kanıtlamaz. Satış sözleşmesi son bedeli tapu devrine bağlıyorsa ödeme kontrolü resmi kapanış sırasıyla hizalanmalıdır. İşlemin gerektirdiği son tapu ve takyidat durumu incelenmeli, açık istisnaların kapandığı teyit edilmeli ve paranın hangi aşamada serbest bırakılacağı belirlenmelidir. Randevu ertelenir veya iptal edilirse ödeme talimatı hemen güncellenmeli; otomatik banka işlemi artık gerçekleşmeyecek bir kapanış için para göndermemelidir.
Kapanış günü değişiklik kontrolü yapın
Randevuya gitmeden son resmi bildirim dosyayla tekrar karşılaştırılır: taşınmaz, taraflar, müdürlük, saat, işlem numarası ve ödeme durumu. Tapu müdürlüğünden yeni mesaj veya tahakkuk gelirse aynı başvuruya ait olduğu resmi kanaldan doğrulanmalıdır. Alıcıların acil mesaj beklediği kapanış günlerinde sahte ödeme talebi riski yükselir; bağlantılar ve hesap bilgileri yalnızca iletilmiş mesajdan kopyalanmamalıdır. Aynı gün kontrolü, önceki incelemeden sonra yeni haciz, şerh, temsil sorunu veya başka önemli bir engel ortaya çıkıp çıkmadığını da kapsamalıdır.
Tamamlanan kapanışın delillerini koruyun
Devirden sonra resmi işlem sonucu, nihai tapu kaydı, harç ve hizmet makbuzları, satış bedeli ödeme kanıtı ve imzalı ya da elektronik kapanış belgeleri saklanır. Randevu başarısız olmuşsa sebep, yeni tarih, düzeltici işlem ve gecikmenin sözleşmesel sonucu kaydedilir. Arşiv gelecekteki inceleyene “randevu planlandı” ile “hukuki mülkiyet gerçekten devredildi” arasındaki farkı göstermelidir. Birden fazla randevu bildiriminde hangi belgenin geçerli olduğu, hangi ödemenin onunla bağlantılı olduğu ve mülkiyetin tam olarak hangi tarihte geçtiği açıkça izlenebilmelidir.