Apartman aidat borçları Kayıt Tutma Rehberi
Temel bilgi
Aidat kayıt dosyasında yönetim kararları, bağımsız bölüm hesap dökümleri, ödeme makbuzları ve itiraz/uzlaşma yazışmaları kronolojik olarak birlikte tutulmalıdır.
Her ödemeyi ilgili dönem ve bağımsız bölümle ilişkilendirin; açıklamasız banka havalesi daha sonra hangi ay veya borcun kapandığını ispatlamayı zorlaştırabilir.
Malik veya yönetim değiştiğinde önceki dönem yükümlülüklerini yeni malikten ayırmak için yazılı kapanış bakiyesi saklayın.
Aidatı tek aylık rakam değil bağımsız bölüm hesabı olarak kaydedin
Site/apartman aidatları her ay için tahakkuk, ödenen, ödeme tarihi ve varsa gecikme bedeli veya özel ek ödeme gösteren hesap dökümüyle izlenmelidir. Satıcının tek makbuzu yerine yönetimden yakın tarihli hesap ekstresi alın. Ekstre bağımsız bölümü ve hesap sahibini belirtmelidir; başka dairenin borcu yanlışlıkla bu taşınmaza bağlanmamalıdır.
Normal aylık aidatı cephe, asansör, çatı veya büyük onarım için alınan özel katkıdan ayırın. Aylık bakiye sıfır olsa bile henüz vadesi gelmemiş büyük bir karar bulunabilir. Kat malikleri kararları veya özel ödeme bildirimleri saklanmalı ve devirde satıcı/alıcı arasında nasıl paylaşılacağı sözleşme ve uygulanabilir kurallara göre belirlenmelidir.
Her ödemeyi kanıtıyla eşleştirin
Banka ödemesinde hesap, tutar, tarih ve bağımsız bölüm açıklamasını gösteren dekont saklanır. Nakit ödeme yönetimin resmî makbuzuyla ispatlanır. Tek ödeme birkaç ayı kapsıyorsa hangi aylara mahsup edildiği kaydedilir. Yönetim ekstresi çözülmemiş borç gösterirken satıcının “hepsi ödendi” sözü yeterli değildir.
Bir aidat kalemine itiraz varsa geçmişten silmeyin. “İhtilaflı” olarak işaretleyin ve itirazı, yönetim cevabını ve sonraki sonucu ekleyin. Kayıt tutmanın amacı hukuki uyuşmazlığı tek başına çözmek değil, neyin tahakkuk ettiğini, ödendiğini ve neden bakiye kaldığını korumaktır.
Satışta aidat kaydını devredin
Kapanıştan önce yakın tarihli ekstre ve mümkünse yönetim teyidi alın; satıcı dönemi ile alıcı döneminin kesim tarihi açıkça belirlenir. Devir ay ortasında ise o ayın aidatının nasıl paylaştırılacağı kapanış hesabında yazılmalı, tapudan sonraya bırakılmamalıdır.
Yönetimde tutulan depozito veya alacak bakiyesi, giriş kartları ve otopark ücretleri de kontrol edilir. Satış bedeline göre küçük olsalar da teslim sonrası ilk gün uyuşmazlığı yaratabilirler.
Aidat değişikliğinin dayanağını saklayın
Aidat yükseldiğinde yalnız rakamı güncellemek yerine artışı açıklayan bütçe veya kat malikleri kararını saklayın. Güvenlik, ortak ısıtma, havuz işletmesi veya personel gibi önemli maliyet sürücülerini kaydedin. Böylece yatırımcı aidatı sabit sayı değil, işletme gideri olarak anlayabilir.
Yatırım hesabında mevcut aidatı yıllıklaştırın ve bilinen özel katkıları ayrı gösterin. Henüz alınmamış gelecekteki zam kararını gerçekmiş gibi sunmayın; resmen kabul edilmiş tutar ile alıcının ihtiyat senaryosunu ayırın.
Güçlü bir aidat dosyasının içeriği
Yönetim ekstresi, satıcı makbuzları, özel ödeme kararları, ihtilaf yazışmaları, kapanış mutabakatı ve yönetim iletişim bilgileri tarihleriyle saklanır. Yönetim banka hesabı/sistem değiştirirse geçiş tarihi not edilir ki eski ve yeni dekontlar anlaşılabilsin.
Böylece alıcı belirli tarihte bağımsız bölüm bakiyesini ispatlayabilir. Yönetim ekstre vermiyorsa veya rakamlar çelişiyorsa bakiye sıfır varsayılmaz; çözülmemiş kalem olarak kapanış şartlarında ele alınır.
Yönetim kararını tahakkuk satırından ayırın
Büyük onarım için genel kurul kararı alınmış fakat tahakkuk henüz hesaba işlenmemiş olabilir. Bu nedenle yalnız “borç yoktur” yazısı yeterli değildir; son toplantı kararları ve yakın tarihli bütçe/ek gider kararları da okunur. Satıştan önce kararlaştırılmış fakat ödeme tarihi satıştan sonraya kalan giderin taraflar arasında kime ait olduğu sözleşmede açıklaştırılmalıdır.
Satış tarihi etrafındaki aidat kesim gününü not edin
Bazı yönetimler aidatı ay başında, bazıları ay sonunda tahakkuk ettirir. Devir ayındaki giderin gün bazında mı yoksa tam ay mı taraflardan birine ait olacağı sözleşmede belirlenmelidir. Yönetimin muhasebe yöntemi ile alıcı-satıcı arasındaki ekonomik paylaşım aynı şey değildir; yönetim bir kişiden tahsil etse bile taraflar kendi aralarında farklı mahsuplaşabilir.
Apartman aidat borçları için
açık her farkı; gereken kanıt, sorumlu, son tarih ve kapanmazsa uygulanacak sonuçla yazılı koşula dönüştürün.
belgesel durumu konunun fiilî, ödeme veya işletme gerçekliğiyle karşılaştırın ve açıklanamayan farkı taahhüt öncesinde görünür tutun.