İşlemi durdurmayı gerektiren ek uyarılar
Beyan edilen değerle uyumsuz harç, resmî kanallar dışında ödeme talebi veya işlemle eşleştirilemeyen makbuz önemli uyarı işaretleridir. Kapanıştan önce her masrafı, hesaplama dayanağını, sorumlu tarafı, makbuz numarasını ve ödeme tarihini gösteren bir tablo hazırlanmalıdır. Talep edilen tutar beklenen tutardan farklıysa bu fark otomatik olarak ek masraf kabul edilmemeli; hukuki dayanağı yetkili kurumdan veya uzman danışmandan doğrulanmalıdır. Bu kontrol dolandırıcılık riskini azaltır ve açık bir mali denetim izi oluşturur.
Tapu Devir Harçlarında Risk İşaretleri — final quality review
“Tapu Devir Harçlarında Risk İşaretleri” kaydında mevcut özet şu odağı tanımlar: Tapu devir harçları ve bunlarla bağlantılı vergiler, bir gayrimenkul işleminin toplam maliyetinin parçasıdır. Ancak bu harçlara ilişkin bazı mali veya idari göstergeler gizli ihlallere, vergi kaçırma girişimlerine ya da taşınmazın kamu makamlarına bildirilen değerinin manipüle edilmesine işaret edebilir. Bunlar işlem açısından önemli uyarı işaretleridir.
Bu kayıt gerçek bir satın alma kararında kullanılırken her bilgi doğru taşınmaz, taraf ve sözleşme aşamasıyla ilişkilendirilmelidir. Alıcı ve satıcının kimliği, bedel ve ödeme tarihleri, yetkiler, gerekli belgeler ve taahhüt ya da ödeme serbest bırakılmadan önce kapanması gereken şartlar kontrol edilmelidir. Dosyada bir belgenin bulunması tek başına yeterli değildir; belge güncel olmalı, doğru kurum veya tarafça düzenlenmeli ve sözleşme ile diğer kanıtlarla uyum göstermelidir. İsim, numara, tarih veya tutardaki her fark sorumlu, süre ve kapanış kanıtı olan istisna olarak kaydedilmelidir. Rehber bilgi ile bağlayıcı hukuki veya sözleşmesel şart birbirinden ayrılmalı; sonucun fiyatı, tescil zamanını veya ödeme yapısını etkileyip etkilemediği belirtilmelidir. Sonunda kullanılan kanıt, doğrulama tarihi ve karar durumu saklanmalıdır.
Dosya, bağımsız bir inceleyicinin yalnızca kanıtlardan sonuca yeniden ulaşmasına imkân vermelidir. Bu nedenle kullanılan sürüm, erişim tarihi, varsa referans veya başvuru numarası ve karşılaştırılan eski sürüm saklanmalıdır. Boşluklar çözüldükten sonra silinmemeli; kapanış nedeni ve çözümü kimin kabul ettiği kaydedilmelidir. Bilgi değişebiliyorsa nihai karardan önce yeniden kontrol tarihi belirlenmelidir.