Bu rehber Hissedar onayı konusunu yalnızca “Kaynak Güncelliği İncelemesi” açısından inceler; komşu başlıklara yayılmadan bu konuya ait resmî kural ve belgelere dayanır.
Konuyu belirleyen resmî bilgiler
“Kaynak Güncelliği İncelemesi — Hissedar onayı” değerlendirmesinde ilk esas kural şudur: Paylı mülkiyette her paydaş taşınmazın tamamında belirli bir paya sahiptir; pay üzerindeki her işlem bütün paydaşların oybirliği anlamına gelmez, gerekli rıza işlemin niteliğine ve ilgili hükme göre belirlenir.
Bu kural Hissedar onayı için “Kaynak Güncelliği İncelemesi” açısından uygulandığında ayrıntı şöyledir: Elbirliği mülkiyeti ise farklıdır; paylı mülkiyete dönüşüm veya ilgili şartlar oluşmadan aynı anlamda bireysel tasarruf edilebilir paylar yoktur. Hisse alımında işlemin yalnızca bir pay satışı mı, taşınmazın tamamına ilişkin tasarruf mu yoksa yönetim/kullanım kararı mı olduğu ayrılmalıdır; katılım ve rıza kuralları değişir.
Bu incelemede ne değişir?
Hissedar onayı için kaynak güncelliği yalnızca sitenin resmî olması demek değildir; kullanılan bilgi karar tarihine ve olaya hâlâ uygulanabilir olmalıdır. Eski kural tarihsel olarak doğru olsa da bugünkü karar için yetersiz kalabilir.
Yayın veya son kontrol tarihini inceleyin, ardından şu bilgileri güncel taşınmaz ve dönem için yenileyin: mülkiyet türü, paydaşlar ve payları, yapılacak işlemin tam niteliği, vekâlet/yazılı muvafakat, sicil kısıtlamaları ve yönetim/tasarrufa ilişkin kararlar. Tutar, tarife veya süre yıllara göre değişiyorsa doğru yılın sürümünü kullanın.
Kanun değişmemiş fakat taşınmaz verisi veya belge değişmişse güncellik sorunu mevzuatta değil olay kanıtındadır.
Birbiriyle uyumlu olması gereken belge ve veriler
“Kaynak Güncelliği İncelemesi” için odaklanılacak kanıtlar: mülkiyet türü, paydaşlar ve payları, yapılacak işlemin tam niteliği, vekâlet/yazılı muvafakat, sicil kısıtlamaları ve yönetim/tasarrufa ilişkin kararlar
Bu kaydın sınırı
Bu kayıt “Kaynak Güncelliği İncelemesi” ile sınırlı olduğundan kapsam net tutulmalıdır: Yalnızca “paydaş” ifadesinden oybirliği gerektiği veya gerekmediği sonucu çıkarılmamalı; önce mülkiyet ve işlem türü belirlenmelidir.
Resmî kaynak
Uygulamalı inceleme protokolü: Kaynak Güncelliği İncelemesi — Hissedar onayı
Kaynak güncelliği, doğruluk kadar zamanlama üzerinde de bir kontroldür. Kanıtın ne zaman düzenlendiği ve ne zaman temin edildiği, kaynağın konu bakımından yetkili olup olmadığı ve hangi olayların bilgiyi eskitebileceği kaydedilmelidir. Bir belge gerçek olabilir ancak artık güncel durumu yansıtmayabilir. Yeni tescil, rıza, ödeme, miras işlemi, yönetim kararı veya idari güncelleme ile değişebilecek bilgiler için işlem aşamasına yakın bir yeniden kontrol noktası belirlenmelidir. Eski bir “doğrulandı” etiketi yeni tarih ve hangi unsurların yeniden doğrulandığını açıklayan kayıt olmadan ileri taşınmamalıdır.
İnceleme yetkili resmî kayıt ve güncel geçerli belgeye dayanmalı; konuya göre taşınmaz, ada/parsel veya bağımsız bölüm kimliği ile taraflar eşleştirilmelidir. Düzenleme tarihi, belgeyi düzenleyen makam, sonradan yapılan değişiklikler ve eski kopyada görünmeyen şerh, kısıt veya işlemler kontrol edilmelidir.
Karara esas alınan resmî kayıt veya belge, referans ya da sorgu numarası, doğrulama tarihi ve tespit edilen farkların nasıl kapatıldığı saklanmalıdır. Bilgi değişebiliyorsa imza veya nihai tescile yakın bir tarihte yeniden doğrulama yapılmalıdır.
Bu kayıt özelinde her sonuç “Kaynak Güncelliği İncelemesi — Hissedar onayı” ile doğrudan ilişkilendirilmeli, risk değerlendirmesini hangi bulgunun değiştirdiği belirtilmeli ve tarihli karar notu bırakılmalıdır. Önemli istisnalar, yeni kanıtla kapatılana veya yetkili karar verici tarafından açıkça kabul edilene kadar açık tutulmalıdır.
Karar kaydı
Bu inceleme kapatılmadan önce dört soru yazılı olarak cevaplanmalıdır: “Kaynak Güncelliği İncelemesi — Hissedar onayı” için en güçlü birincil kanıt nedir? Hangi bilgi hâlâ üçüncü bir kişiye veya gelecekteki bir olaya bağlıdır? Bu bilgi değişirse mali, hukuki ya da operasyonel sonuç ne olur? Kalan riski kabul etmeye kim yetkilidir? Cevap, doğrulanmış durum ile çalışma varsayımını birbirinden ayırmalı ve dosyanın hangi tarihte yeniden güncellenmesi gerektiğini göstermelidir. Kanıt setinde farklı tarih, kimlik, tutar veya sürümler varsa en uygun belgeyi seçmek yerine farklar açıkça uzlaştırılmalıdır. Son not; konunun kapatıldığını, şartlı kapatıldığını, ertelendiğini veya üst incelemeye taşındığını belirtmeli ve bu statüyü destekleyen kanıtı göstermelidir.