Kira ödeme kanıtını sabit işlem tarihine hazır hale getirmek
Kira ödeme incelemesi kolayca ertelenir; çünkü her zaman yeni ayın ödemesi yakındır. Ancak tapu devri, kredi kullandırım veya yatırım komitesi gibi işlemlerin sabit tarihi vardır. Son tarih hazırlığı, hangi kira dönemine kadar kanıt gerektiğini belirler, eksikleri sorumlu kişilere dağıtır ve karar tarihinde yeterince güncel bir ödeme konumu oluşturur.
Kanıtlanması gereken son kira dönemini belirleyin
İşlem tarihinden geriye doğru çalışın. Devir, sözleşmedeki aylık ödeme gününden sonraysa o ayın kanıtını isteyin; önceyse tutarın henüz vadesi gelmediğini açıkça yazın. TBK m.314 genel ödeme kuralını sözleşme ve yerel adet saklı olmak üzere düzenler. Bu nedenle inceleme genel takvim varsayımı değil, gerçek sözleşme vadesini kullanmalıdır.
Banka/PTT kanıtını sorun çözmeye yetecek kadar erken alın
GİB’in güncel kuralına göre konut ve işyeri kira tahsilat ve ödemeleri tutardan bağımsız olarak banka veya PTT belgeleriyle tevsik edilir. Kapanış sabahında satıcının yalnızca ekran görüntüsü bulunduğunu veya gerekli ekstrenin hemen indirilemediğini öğrenmeyin. En yeni ekstreyi önceden alın, eksik hareketleri belirleyin ve dekont/PTT belgesini zaman varken tamamlayın.
Belirsiz transferleri son tarihten önce açıklayın
“Kira” açıklaması bulunmayan havale, beklenmeyen kişiden gelen ödeme veya birden çok ayı kapsayan tek tutar gerçek kira olabilir; fakat açıklama gerektirir. Sözleşme, kiracı ve dönemle eşleştirin ve yazılı açıklamayı saklayın. Mahkeme, icra veya ayni ödeme söz konusuysa işlemin niteliğine uygun belgeyi kullanın; banka havalesi formatına zorlamayın. Amaç biçim birliği değil, eksiksiz kanıt zinciridir.
Gecikmiş ve peşin ödeme konumunu kilitleyin
Vadesi gelen, tahsil edilen, açık kalan, ihtilaflı ve devir sonrasına ilişkin peşin tutarları tarihli tabloda gösterin. Kiracı malik değişiminden sonraki döneme ait kira ödediyse satış mahsup hesabına alın. Gecikme varsa ihtar veya icra adımı olup olmadığını kaydedin. TBK m.315 kira veya yan giderin ödenmemesine ilişkin temerrüt çerçevesini düzenler; alıcı eksik ödemenin yalnızca geç mi yoksa resmî sürece girmiş mi olduğunu bilmelidir.
Ödeme dosyasını güvence ve sözleşmeyle koordine edin
Kira transferlerinden güvence tutarı çıkarmaya çalışmayın. Kiracı güvencesini sözleşme ve makbuzdan ayrıca uzlaştırın ve kapanış hesabında nasıl ele alınacağını gösterin. Kira bedeli değişmişse ödeme değişimini imzalı ek veya ilgili hukuki dayanakla bağlayın. Son tarihe hazır dosyada “sözleşme kirası” ile “bankada görülen kira” arasında açıklanmamış sıçrama kalmamalıdır.
İşlemden hemen önce ödeme kesim beyanı çıkarın
Son beyan; kanıtlanan son dönem, kaynak hesap/PTT belgesi, gecikmeler, peşin ödemeler, istisnai yöntemler ve açık kalan hususları göstermelidir. İşleme yakın tarihlendirin ve dayanak belgeleri ekleyin. Böylece alıcı hangi tarihe kadar ödemenin kanıtlandığını bilerek karar verir ve “dekontları sonra yollarız” sözü devir sonrası soruna dönüşmez.