يجب أن يذكر الاستثناء مجموعتي المعرفات المتعارضتين والوثائق التي وردتا فيها والعقار المادي الذي يعتقد كل طرف أنه المقصود. أعد الاستعلام من TKGM، وعند وجود تغيير مساحي احصل على الرابط الرسمي بين المعرف القديم والحالي. لا تغلق الاستثناء إلا عندما يشير العقد والتقييم وبيانات السند ومرجع الدفع إلى القطعة الحالية نفسها أو إلى تسلسل قانوني موثق.
إثراء موسوعي موثق: سجل الاستثناءات — سجلات القطعة والبلوك
تُستخدم قائمة الاستثناءات لسجلات القطعة والبلوك عندما لا تتطابق بيانات ملف الصفقة مع هوية العقار القابلة للتتبع في السجل العقاري أو الكادستر. قد ينشأ الفرق من تجزئة أو دمج أو إعادة ترقيم أو اعتماد نسخة قديمة. لا يُغلق الاستثناء بتفسير شفهي؛ يجب تسجيل المرجع الرسمي الذي حسم الفرق وتاريخ الاستعلام والهوية النهائية للعقار.
منهج التحقق
عمليًا، يحتوي سجل الاستثناء على وصف المشكلة والدليل الذي كشفها والأثر المحتمل ومالك الإجراء والموعد المطلوب للحل والمستند الذي يسمح بالإغلاق. لا تُمحى الاستثناءات بعد حلها؛ يُحتفظ بتاريخ الحل حتى يبقى مسار القرار قابلًا للمراجعة. ويجب التمييز بين خطأ إدخال بسيط وبين اختلاف يمكن أن يغيّر هوية العقار أو مساحته أو حدود الحق، لأن مستوى التصعيد يختلف بين الحالتين.
ملف الأدلة
يُحفظ في ملف الأدلة المستند الذي تمت مراجعته ورقم المرجع أو الطلب إن وجد وتاريخ ووقت الحصول عليه ومن قام بالمراجعة وأي نسخة سابقة تمت مقارنتها. إذا كانت المعلومة قابلة للتغير، يُسجل تاريخ صلاحية المراجعة ونقطة إعادة الفحص. هذه التفاصيل تمنع تحويل نتيجة صحيحة في يوم سابق إلى افتراض دائم بعد تغير السجل أو ظروف الصفقة.
قائمة المراجعة
عند تطبيق هذا السجل على «سجل الاستثناءات — سجلات القطعة والبلوك»، راجع على الأقل خمسة عناصر: هوية العقار، هوية وصلاحية الأطراف، تاريخ المصدر أو الوثيقة، أي قيد أو استثناء مفتوح، وما إذا كان القرار يحتاج إعادة تحقق قبل التسجيل أو الإفراج عن الدفعة. إذا تعارض عنصر واحد مع مصدر رسمي، يُوقف الاعتماد على النتيجة إلى أن تُوثق طريقة الحل.
قرار الاعتماد
في نهاية المراجعة يُسجل القرار بصيغة واضحة: مؤكد، مؤكد بشروط، يحتاج إلى استكمال، أو غير مقبول حاليًا. ويُربط القرار بالمستند الذي حسم كل نقطة مع تاريخ التحقق والجهة أو المرجع. إذا بقيت الصفقة مفتوحة، يحدد الإجراء التالي والمسؤول عنه والموعد. ولا ينبغي رفع مستوى الثقة في السجل لمجرد أن المحتوى طويل؛ معيار الجودة هو قابلية التحقق واتساق الأدلة.