پروتکل عملی بررسی: راهنمای راستیآزمایی — قراردادهای نگهداری و خدمات
این راهنمای راستیآزمایی باید بهعنوان یک کنترل مستند استفاده شود، نه جایگزین سابقه رسمی اصلی. ابتدا باید دقیقاً مشخص شود کدام سند، رکورد ثبتی، تاریخ و شناسه ملک بررسی میشود. شواهد جاری با پرونده معامله تطبیق داده شود، مرجع صادرکننده و تاریخ اعتبار ثبت گردد و هر موردی که بهطور مستقل قابل تأیید نیست جداگانه علامتگذاری شود. نتیجه مطلوب یعنی شواهد بهروز، از نظر داخلی سازگار و تا منبع ذیصلاح قابل ردیابی است؛ اما به این معنا نیست که همه ریسکهای حقوقی، فنی یا تجاری دیگر خودبهخود رفع شدهاند.
بررسی باید بر ثبت رسمی ذیصلاح و سند معتبر و بهروز متکی باشد و حسب موضوع، شناسه ملک، بلوک/قطعه یا واحد مستقل و اطلاعات طرفین تطبیق داده شود. تاریخ صدور، مرجع صادرکننده، اصلاحات بعدی و هر یادداشت، محدودیت یا اقدامی که ممکن است در نسخه قدیمی منعکس نشده باشد نیز باید کنترل شود.
نسخه ثبت یا سند رسمی مبنای تصمیم، شماره مرجع یا استعلام، تاریخ راستیآزمایی و اختلافات کشفشده همراه با نحوه رفع آنها نگهداری شود. هرگاه اطلاعات قابلیت تغییر دارد، نزدیک به زمان امضا یا ثبت نهایی مجدداً بررسی شود.
در این رکورد، هر نتیجه باید مستقیماً به «راهنمای راستیآزمایی — قراردادهای نگهداری و خدمات» متصل شود، عامل تغییر ارزیابی ریسک مشخص گردد و یادداشت تصمیم تاریخدار باقی بماند. استثناهای بااهمیت تا زمانی که با شواهد جدید بسته شوند یا تصمیمگیر مجاز آنها را صریحاً بپذیرد، باز باقی بمانند.