پروتکل عملی بررسی: راهنمای راستیآزمایی — گواهی عملکرد انرژی
این راهنمای راستیآزمایی باید بهعنوان یک کنترل مستند استفاده شود، نه جایگزین سابقه رسمی اصلی. ابتدا باید دقیقاً مشخص شود کدام سند، رکورد ثبتی، تاریخ و شناسه ملک بررسی میشود. شواهد جاری با پرونده معامله تطبیق داده شود، مرجع صادرکننده و تاریخ اعتبار ثبت گردد و هر موردی که بهطور مستقل قابل تأیید نیست جداگانه علامتگذاری شود. نتیجه مطلوب یعنی شواهد بهروز، از نظر داخلی سازگار و تا منبع ذیصلاح قابل ردیابی است؛ اما به این معنا نیست که همه ریسکهای حقوقی، فنی یا تجاری دیگر خودبهخود رفع شدهاند.
بررسی باید به سند مالکیت و ثبت، مطالبه یا سابقه رسمی مرتبط متصل باشد و صرفاً بر اظهارنظر مالک یا مدیر ملک تکیه نکند. مشخص شود تعهد بر عهده چه شخصی است، سند چه دورهای را پوشش میدهد، مانده بدهی یا حق موجود چیست و پس از صدور نسخه موجود در پرونده چه تغییری رخ داده است.
سند یا گواهی رسمی مورد استفاده، مدرک پرداخت یا تسویه در صورت لزوم، تاریخ بررسی و هرگونه رضایت مالکین مشترک یا مدیریت ذیربط نگهداری شود. اگر اطلاعات قابل تغییر است، تاریخ اعتبار کنترل ثبت و نزدیک به زمان نهاییسازی معامله دوباره راستیآزمایی شود.
در این رکورد، هر نتیجه باید مستقیماً به «راهنمای راستیآزمایی — گواهی عملکرد انرژی» متصل شود، عامل تغییر ارزیابی ریسک مشخص گردد و یادداشت تصمیم تاریخدار باقی بماند. استثناهای بااهمیت تا زمانی که با شواهد جدید بسته شوند یا تصمیمگیر مجاز آنها را صریحاً بپذیرد، باز باقی بمانند.